Как упростить жизнь бухгалтеру? Лайфхаки!

Каждый день в различных компаниях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Рабочие процессы при этом далеко не всегда организованы оптимально и поэтому требуют большого количества времени, а сотрудники вынуждены заниматься не своими прямыми обязанностями. Горящие сроки, дедлайны — даже кофе нет времени выпить.

Предлагаем несколько ИТ-инструментов, которые наконец внесут порядок в хаос офисной жизни и упростят работу бухгалтерии.

 

ТИПИЧНЫЕ СЛОЖНОСТИ

Бухгалтерская служба ежедневно проводит оплаты, обрабатывает поток первичных документов. Рассчитывает зарплату, готовит отчетность по страховым взносам и НДФЛ.

И тут ему приходит очередное письмо счастья из ФНС с требованием предоставить документы и подготовить соответствующие пояснения в недельный срок. Зачастую это сотни документов, которые уже сданы в архив.

Что бы предоставить ответ в ФНС бухгалтеру потребуется:

  • Подготовить на основе данных учетной системы список документов.
  • Отправиться в архив – помещение, где хранятся оригиналы первичных документов.
  • найти в архиве нужные стеллажи и папки с договорами, актами выполненных работ и банком;
  • взять документы и сделать копии, при этом расшить папку, чтобы каждая копия для ФНС была читабельной и качественной;
  • Если часть документов поступила в электронном виде – открыть сервис оператора ЭДО и выгрузить оттуда необходимые документы
  • подготовить ответное письмо для ФНС с перечнем приложений и подписать письмо у руководителя;
  • Отправить ответ в ФНС почтой или отсканировать документы и затем в электронном виде прикрепить к ответному письму, которое подпишет руководитель своей ЭЦП.

Вполне очевидно, что на эти действия у бухгалтера уйдет много времени. Сколько именно — 2, 3, 4 дня — неизвестно.  А еще в процессе поиска документов часть документов может не найтись. А ведь основную работу никто не отменял и ее тоже нужно выполнять.

 

ЛАЙФ-ХАКИ, КОТОРЫЕ ОБЛЕГЧАТ ЖИЗНЬ БУХГАЛТЕРУ

 

1. Электронный архив

Электронный архив — система хранения электронных документов, которая позволяет быстро наполнять его документами и предоставляет удобный поиск и выгрузку файлов.

В сравнении с приведенным примером работа с бумажным архивом займет у бухгалтера очень много времени.А с электронным архивом можно подготовить документы для ФНС за несколько минут

Если хранить документы в электронном архиве EnDocs, то впоследствии найти необходимые документы в ответ на запросы контролирующих органов можно в один клик.

 

2. Юридически значимый документооборот (ЮЗДО)

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.

ЮЗДО предоставляет пользователю много удобств и преимуществ, в т.ч.:

  • гарантирует юридическую силу документа и правомерность операций;
  • выстраивает полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
  • позволяет участвовать в гос.закупках и тендерах;
  • налаживает простой и прозрачный диалог с ФНС;
  • снижает число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и т.п

 

С ЮЗДО вы можете отказаться от ручного ввода и хранения документации в 1С. EnDocs автоматически загружает документы из ЮЗДО в электронный архив.

 

Чтобы наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. EnDocs предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать обмен электронными документами с контрагентами. В единый архив допустимо загружать как скан-копии бумажных документов, так и электронный документы, полученные через операторов ЭДО.

 

3. Внутренний электронный документооборот

В условиях массового перехода на удаленную работу в выигрыше оказались те компании, которые заблаговременно автоматизировали внутренний и внешний электронный документооборот. Если вы не в их числе – это не повод огорчаться, но повод пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня.

Внутренний ЭДО позволит автоматизировать различные внутренние процессы компании, например:

  • Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции
  • Согласование договоров и счетов
  • Согласование коммерческих предложений и спецификаций
  • Авансовые отчеты
  • Служебные записки
  • Командировки
  • Кадровые документы.

Внутренние документы можно подписывать электронной подписью – такой документ будет так же считаться юридически значимым.  Достаточно оформить сотрудникам электронную подпись.

Кроме того, продолжается эксперимент по кадровому ЭДО (Федеральный закон № 122-ФЗ от 24.04.2020). Эксперимент по отказу от бумажных кадровых документов продлен до 15 ноября 2021. Планируют также продлить приём заявок на участие в эксперименте до 15 мая, но пока законопроект еще не принят.

Преимущества перехода на внутренний ЭДО:

  • экономия времени при работе с кадровыми документами — формирование пакета для приема, увольнения, перевода сотрудника, оформления плана отпусков;
  • возможность ознакомления сотрудников с распорядительными документами дистанционно;
  • дистанционное согласование договоров, счетов, различной рабочей их документов
  • переход частично на удалённую работу с персоналом и упрощение обмена с удалёнщиками кадровыми документами;
  • высвобождение у бухгалтеров и кадровых сотрудников дополнительного времени и возможностей для решения более важных и актуальных задач.

 

КАК ВЫГЛЯДИТ ИДЕАЛЬНЫЙ ДЕНЬ БУХГАЛТЕРА?

Бухгалтер получил требование в личном кабинете налогоплательщика по ТКС. У него остается больше времени на подготовку ответа. Есть возможность спокойно заниматься заработной платой и не надо разрываться на части.

В этом случае бухгалтеру надо будет выполнить следующие действия, чтобы предоставить ответ ФНС:

  • зайти в электронный архив документов. Доступ возможен с любого устройства.
  • найти нужные документы: договора, акты, счета-фактуры, платежные поручения. Через поисковое меню с возможностью фильтрации можно сформировать из них необходимую подборку;
  • выгрузить сформированную подборку вместе с описью на локальный диск
  • подготовить ответ на требование в личном кабинете налогоплательщика, приложить готовый пакет документов, заверить письмо усиленной квалифицированной электронными подписью;
  • отправить ответ по ТКС

10-15 минут, и ответ на запрос отправлен, а бухгалтер может спокойно заниматься расчетом зарплаты. У него будет время сделать важные дела, выпить чашечку кофе и пообщаться с коллегами — просто идеальный день!

 

ВЫВОД?

Единый электронный архив первичных учетных документов снижает трудозатраты при подготовке ответов на запросы ФНС, аудиторов и банков. 

Больше не надо отвлекать сотрудников от исполнения своих обязанностей.