Проверка по НДС: сохранить нервы и не потерять время

Отчетный период в разгаре. Организации уже успели подать первые декларации, среди них — НДС. Это, возможно, один из тех налогов, которые больше всего напрягают бухгалтеров — тут и особый контроль, и жесткая камералка, и постоянные запросы документов. Если вы главбух организации на ОСНО, то наша статья для вас. Мы решили обозначить самые острые моменты по НДС и поделиться опытом — как пройти проверки быстрее и безопаснее.

 

Давайте определимся с основными трудностями, которые подстерегают плательщиков НДС:

Подтверждающие документы должны быть всегда под рукой, чтобы своевременно заявить льготы, получить вычет или пройти проверку. Но из-за того, что организация работает не с одним, а со множеством контрагентов, то и документы поступают к ней разными путями — по почте, через ЭДО, привозятся курьерами, водителями и т.д. Кроме того, предварительно принято обмениваться сканами документов по электронной почте.

Весь этот массив информации нужно где-то хранить. В результате плохой организации документооборота электронные документы хранятся на компьютерах (причем каждый сотрудник создает собственные папки и хранит в присущем ему порядке), бумажные — в шкафах и столах работников, руководителя, главбуха. Реже — в отдельном помещении архива. Все в разных местах.

Когда документы понадобятся, придется проделать немалую работу, чтобы собрать нужный пакет для представления в ФНС.

Решение — перевод бумажных документов в электронный вид и создание электронного архива документов. Это значит, что каждый поступающий в организацию документ проходит несколько стадий обработки:

В таком архиве легко найти любой документ, сделать выборку по определенным реквизитам (например, по контрагенту или за выбранный промежуток времени).

Выбирая систему электронного архива необходимо ориентироваться на несколько ключевых критериев: простая работа с системой, понятный интерфейс, минимальное время на загрузку и поиск документов в архиве, возможность интеграции с бухгалтерской программой.

Этими качествами обладает СЭД EnDocs Cloud. Мы позаботились, чтобы все вопросы, связанные с хранением, подборкой, согласованием документов и даже их загрузкой в 1С решались в одном сервисе. Вы получаете доступ к архиву с любого устройства, на котором есть интернет, и можете установить каждому пользователю права доступа в зависимости от его должностных обязанностей.

 

Когда нужно подавать подтверждающие документы

Если вы занимаетесь экспортом в страны ЕАЭС, то имеете право на ставку НДС 0%, для этого нужно подтвердить вывоз товаров и уплату косвенного налога покупателем. Документы подаются вместе с декларацией. При этом проверяющие могут запросить и дополнительные данные, если предоставленных окажется недостаточно.

Если заявлен НДС к возмещению. В этом случае налоговый орган вправе истребовать у налогоплательщика первичные подтверждающие документы (статья 172 НК РФ). Это счет-фактуры в первую очередь, а также договора, накладные, акты на работы и услуги и другие.

При проведении камеральной проверки ФНС сверяет данные, указанные налогоплательщиком с другими, имеющимися в ее распоряжении. Также могут быть запрошены сведения из банка, где у организации открыт расчетный счет. Если какие-то сведения будут друг-другу противоречить, то инспекция направит требование — пояснить имеющиеся расхождения, представить документы, подтверждающие пояснения, или подать корректировку.

 

Кстати, если вы подадите уточненную декларацию на уменьшение суммы налога, подлежащего к уплате в бюджет через два или более года после окончания срока подачи отчетности, то и тут ФНС вправе попросить документы.

 

Сроки для ответа на требование

Если у вас требуют документы в рамках выездной или камеральной проверки, то отвечать нужно в десятидневный срок (дни рабочие). Если речь о встречке, то срок зависит от пункта статьи 93.1 НК, указанной в требовании:

В случае, если объем документов настолько большой, что уложиться в сроки просто невозможно — попросите отсрочку (но в ней могут отказать).

Передать документы можно двумя способами:

  1. Сделать бумажные копии оригиналов. Для этого придется расшить папки с документами, сделать копии, сшить полученные пачки, пронумеровать, составить опись и потом отвезти в инспекцию. 
  2. Отсканировать документы. Принцип здесь тот же, только не придется что-то сшивать и нумеровать. Сканы документов, переданные через систему обмена документами (через оператора по сдаче отчетности или ЭДО), и подписанные электронной подписью, принимаются ФНС.

Но копировать или сканировать документы по факту требования означает, что придется выделить для этого отдельного сотрудника, а в небольших организациях к этому привлекают самого бухгалтера. В результате текущие задачи ему придется выполнять уже после окончания рабочего дня или параллельно.

Чтобы не отвлекать никого от работы, стоит позаботиться об организации документооборота заранее. О создании электронного архива мы уже рассказали выше. Кроме того, EnDocs Cloud позволяет организовать работу компании вне зависимости от географического расположения ее офисов и сотрудников:

 

EnDocs Cloud поможет быстро и без усилий собрать документы для проверки, получения льготы по налогу или вычета.

Вы можете начать работу с сервисом уже сейчас — бесплатный тариф «Старт» позволяет вести электронный архив и согласование документов, а также включает интеграцию с 1С.