Загрузка документов из почты

В EnDocs Cloud можно загружать сканы документов используя электронную почту. Все загруженные сканы попадают в реестр Загруженные сканы.  Далее по этим сканам можно создать карточку документа непосредственно в EnDocs Cloud или в 1С используя Необработанные (загрузка из E-mail/FTP).

Вы можете использовать один почтовый адрес для загрузки документов или, если у вас несколько юридических лиц, добавить для каждой организации отдельный почтовый ящик.

* Сканы документов загружаются в формате PDF.

ВНИМАНИЕ! Для целей загрузки документов в Endocs Cloud рекомендуется создать специальный почтовый ящик. А также создать папки для обработанных и ошибочных сканов.

 

Для загрузки документов из почты:

1. На главной странице в верхнем меню выберите раздел Настройки. 

 

 

 2. В боковой панели слева перейдите в раздел Импорт документов, нажмите кнопку Добавить и выберите E-mail.

 

3. В появившемся окне Настройки E-mail необходимо заполнить все поля. Данные можно получить у администратора вашего почтового сервиса. Для публичных почтовых сервисов данные можно найти в разделе справки по настройке почтовых программ.

Для основных почтовых сервисов настройки следующие:

Почтовый сервис Адрес почтового сервера Порт
Yandex imap.yandex.ru 993
Mail imap.mail.ru 993
Gmail imap.gmail.com 993

 

  В поле Сервер нужно указать адрес почтового сервера, использующий протокол IMAP. В поле Порт прописать порт для настройки IMAP. В полях Пользователь и Пароль указать логин и пароль вашей электронной почты. Поставить галочку TLS.


При успешном подключении будет соответствующее уведомление. 

 

 

ВНИМАНИЕ! Для работы необходимо активировать возможность подключения по IMAP.

Почтовый сервис Настройка подключения
Yandex Справа вверху шестеренка -> Прочие-> Почтовые программы -> Поставить галочку «Разрешить доступ к почтовому ящику с помощью почтовых клиентов. С сервера imap.yandex.ru по протоколу IMAP»
Mail

Справа вверху значок аккаунта-> Пароль и безопасность-> Пароли внешних приложений-> Добавить-> Созданный пароль использовать для Настроек E-mail

Gmail Справа вверху шестеренка-> Все настройки-> Пересылка и POP/IMAP-> Поставить точку «Включить IMAP»

 

 

Для загрузки документов из почты:

4. Отобразятся дополнительные поля в которых необходимо выбрать папки для обработки писем.

В поле Распознавание документов в выпадающем списке вы можете выбрать один из пунктов:

При необходимости в поле Загрузка документов для Организации в выпадающем списке можете выбрать Организацию. В таком случае загруженные сканы будут сразу прикреплены к указанной организации.

 

5. Нажмите кнопку Сохранить.

Созданное подключение будет отображаться в поле Настройка импорта документов.

 

Для сканирования документов можно использовать приложения на смартфоне : Файлы для IOS и Google Диск для Android.

Ознакомьтесь со статьями как сканировать документы на iPhone через приложение Файлы и как сканировать документы с помощью Google Диска на Android.