Электронный архив

EnDocs Cloud централизует и упорядочит хранение бухгалтерских документов, сократит трудозатраты и время на поиск и обработку документов, ускорит подготовку ответов на запросы, например, ФНС.

Единый электронный архив бухгалтерских документов

Современная организация получает первичные документы в двух видах:

Бумажные документы — по почте или курьером
Электронные документы — через сервис ЭДО (например Контур.Диадок) или из учетной системы (например 1C Предприятие)

В результате документы хранятся в разных местах:

В шкафах в кабинете бухгалтерии центрального офиса и филиалов
В личном кабинете оператора ЭДО (например Контур.Диадок)

Решение от EnDocs Cloud

Создание электронного архива начинается с внесения контента (документов, файлов и др). EnDocs Cloud задействует различные способы и их комбинации для наполнения архива в автоматическом режиме.

Как это работает:

Все поступающие бумажные документы сканируются на потоковом сканере и автоматически отправляются в EnDocs Cloud. Электронные документы от контрагентов поступают через сервис ЭДО, например, Контур.Диадок или по E-mail. Электронные документы, созданные в учетной системе, автоматически импортируются в архив при помощи интеграционного API

шаг 1

шаг 2

Скан-копии бумажных документов на сервере автоматически отправляются в учетную систему для обработки бухгалтером — после разноски их реквизиты передаются в EnDocs Cloud для заполнения карточки документа. Электронные документы из сервиса Контур.Диадок автоматически загружаются в EnDocs Cloud через встроенный модуль интеграции.

В EnDocs Cloud формируется единый̆ электронный архив скан-копий бумажных документов и электронных документов из сервиса Контур.Диадок. При поиске нужных документов или необходимости подготовки ответа на требования ФНС легко можно сделать необходимую выборку.

шаг 3

Преимущества использования

Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота EnDocs в части хранения электронных документов позволяет руководству и сотрудникам компании получить ряд важных преимуществ:

Централизованно обрабатывать документы, поступающие из филиалов и фронт-офисов.

Хранить «первичку» и иные документы финансового блока, созданные в 1С или поступившие в бумажном или электронном виде.

Обеспечить экономию времени до 80% на поиск нужного документа.

Мгновенно формировать подборки первичных документов по запросу, например, для налоговых органов с возможностью массовой выгрузки скан-образов.