Управление документами

Создание документов, редактирование, хранение, управление версиями и жизненным циклом, настройка прав доступа, подписание и шифрование.

Быстрое создание документов

  • Электронные документы создаются вручную в системе или заносятся из почты или сервиса ЭДО. Бумажные документы подхватываются со сканера.
  • Для массовой обработки документов используются интеллектуальные службы EnDocs – все поля карточки заполняются автоматически.
  • Документы располагаются в едином хранилище, пользователи работают со ссылками на документы и могут их сохранять в различных папках — реестрах.
  • Чтобы объект системы было проще найти, в карточку выносятся его реквизиты.

Согласование документов и упорядоченное хранение

При запуске документа на согласование можно выбрать типовой маршрут или указать список согласующих вручную.

Возможно прерывание согласования – пользователь – инициатор согласования может прервать процесс, обработать полученные замечания и повторно запустить процесс согласования.

EnDocs Cloud рассылает автоматические e-mail уведомления пользователям, для которых наступила очередь согласовывать документ.

Согласующие по документу могут как согласовать документ, нажав на кнопку «Согласовать» на панели карточки документа, так и отказать в согласовании документа, нажав на кнопку «Отклонить» в блоке «Согласование».

При отказе в согласовании пользователь добавляет комментарий в поле «Замечание» с указанием причины отказа. При положительном согласовании документа ввод комментария необязателен.

В карточке документа отображается полная история согласования документа пользователями: информация о дате начала согласования для данного пользователя, плановая дата окончания согласования для данного пользователя, дата фактического согласования.

В процессе согласования EnDocs Cloud обеспечивает автоматическое формирование электронного листа согласования, содержащего информацию о назначенных заданиях согласующим лицам, плановых и фактических сроках согласования, полученных рецензиях и т. д. При формировании листа согласования в системе используется простая цифровая подпись, обеспечивающая идентификацию пользователя по его учетной записи и исключающая возможность подмены согласующего лица.

Стадия жизненного цикла документа изменяется автоматически в процессе согласования.

Автоматические e-mail уведомления пользователям, для которых наступила очередь согласовывать документ. Напоминания в случае нарушения сроков.

Когда оперативная работа с документами закончена, они отправляются на хранение в электронный архив.

Удобный поиск документов

Любой объект системы можно найти по заданным реквизитам или содержимому. Критерии поиска можно постепенно уточнять.

Чтобы найти электронный документ по бумажному экземпляру, достаточно отсканировать уникальный штрихкод.

Соблюдение конфиденциальности доступа

Система устанавливает права на документы в зависимости от его типа и прав пользователей, указанных в настройках системы.

Система протоколирует действия над документом: можно отследить, кто и когда их просматривал, изменял, настраивал права доступа или подписывал.

Работа с электронной подписью

ЭП заменяет традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность содержания документа.

Документы, подписанные квалифицированной ЭП, могут участвовать в юридически значимом электронном документообороте с контрагентами.