Электронное согласование

Создание, согласование и подписание документов это часто длительный и трудоемкий процесс, объединяющий активности сотрудников разных подразделений.
EnDocs Cloud сделает процесс согласования документов простым и прозрачным даже для неискушенного пользователя, предоставив ему ряд инструментов для удобной работы с документами.

Электронное согласование документов в EnDocs Cloud

EnDocs Cloud помогает упростить и оптимизировать процессы согласования документов. Интерфейс системы построен по принципу «единого окна», в качестве которого выступает «Личный кабинет» пользователя. В Личном кабинете сотрудника консолидируется вся необходимая актуальная информация о документах и задачах, требующих его внимания. Таким образом система позволяет минимизировать потери времени, связанные с поиском необходимой информации, предоставляя ее на единой персональной странице портала.

Электронное согласование позволяет решать типовые задачи подготовки и согласования документов. На его основе автоматизируются различные бизнес-процессы, например:

Управление корреспонденцией

Ведение служебных записок

Согласование первичных документов

Управление договорами

Счета и заявки на оплату

Процессинг документов

Сервис EnDocs Cloud позволяет:

  • Согласовывать документы
  • Оповещать исполнителей по электронной почте
  • Указывать сроки на согласование в маршруте согласования
  • Использовать типовые маршруты согласования;
  • Формировать листы согласования

При указании списка согласующих можно задать порядок согласования (маршрутизацию) документа, выбирая участников согласования из справочника пользователей

Возможно прерывание согласования – пользователь – инициатор согласования может прервать процесс, обработать полученные замечания и повторно запустить процесс согласования.

EnDocs Cloud рассылает автоматические e-mail уведомления пользователям, для которых наступила очередь согласовывать документ.

Согласующие по документу могут как согласовать документ, нажав на кнопку «Согласовать» на панели карточки документа, так и отказать в согласовании документа, нажав на кнопку «Отклонить» в блоке «Согласование».

При отказе в согласовании пользователь добавляет комментарий в поле «Замечание» с указанием причины отказа. При положительном согласовании документа ввод комментария необязателен.

В карточке документа отображается полная история согласования документа пользователями: информация о дате начала согласования для данного пользователя, плановая дата окончания согласования для данного пользователя, дата фактического согласования.

В процессе согласования EnDocs Cloud обеспечивает автоматическое формирование электронного листа согласования, содержащего информацию о назначенных заданиях согласующим лицам, плановых и фактических сроках согласования, полученных рецензиях и т. д. При формировании листа согласования в системе используется простая цифровая подпись, обеспечивающая идентификацию пользователя по его учетной записи и исключающая возможность подмены согласующего лица.

При формировании листа согласования в системе используется простая цифровая подпись, обеспечивающая идентификацию пользователя по его учетной записи и исключающая возможность подмены согласующего лица.

Преимущества использования

Согласование документов в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к замечаниям, сформированным в процессе согласования.

 Внедрение программы электронного согласования документов позволяет:

1

сократить сроки согласования

2

снизить затраты на распечатку и ксерокопирование документов

3

облегчить работу с версиями документов

4

обеспечить прозрачность процедуры согласования