Как подписать документ электронной подписью

EnDocs Cloud позволяет подписать любой документ квалифицированной электронной подписью. 

Подписание документов электронной подписью доступно только в ходе согласования документа.  Для этого рабочий процесс согласования документа должен включать задачу с типом «подписание».

 

1. Откройте карточку документа и выберете  в поле «ЭДО» значение «КЭП»


 

2.Перейдите на закладку «Согласование» и создайте новый рабочий процесс для подписания документа. Укажите последовательно необходимые этапы рабочего процесса создав, например:

  • Согласование юристом
  • Согласование бухгалтером
  • Подписание директором

Для этапа подписания директором в поле «Тип задачи» укажите «Подписание».  Запустите рабочий процесс. По документу запустится рабочий процесс согласования.  

  

Если вам нужно только подписать документ, не согласовывая его с другими сотрудниками или отправить его на подписание вашему руководителю — создайте рабочий процесс из одного этапа «Подписание» и запустите рабочий процесс:

3. По мере выполнения рабочего процесса документ поступит на подписание пользователю-подписанту. В отличие от других согласующих вместо команд «Согласовать»/»Отклонить» ему доступны команды «Подписать»/»Отклонить»

«Подписать» — позволяет пользователю-подписанту подписать документ электронной подписью

«Отклонить» — позволяет  пользователю отклонить документ, отказавшись от подписания.


Вставьте в USB-порт вашего компьютера токен с электронной подписью и нажмите на кнопку «Подписать».

Установленная на вашем компьютере программа Крипто ПРО запросит ваше подтверждение на дсотуп к токену. Разрешите доступ нажав кнопку «ОК» 

 

Выберите файлы, которые вы хотите подписать и нужный вам сертификат электронной подписи:

 

Нажмите кнопку «Подписать». Файлы в карточке документа будут подписаны электронной подписью.

На закладке «ЭДО» в карточке документа вы сможете посмотреть историю подписания — какие файлы, кем и когда подписались.


В списке файлов у подписанных файлов перед названием файла отображается специальная иконка, кликнув по которой вы можете скачать файл электронной подписи.


 

 

 

Начало работы с КЭП и Диадок

EnDocs Cloud поддерживает работу с электронной подписью и обмен электронными документами через сервис Контур.Диадок

Используя EnDocs Cloud вы можете:

  • Подписывать любые документы в EnDocs Cloud электронной подписью
  • Автоматически загружать в EnDocs Cloud из Диадок документы поступлений и реализаций, если они были обработаны в 1С с использованием модуля Диадок.Стандарт
  • Получать от контрагентов договора из Диадок, подписывать их или отказывать в подписании в интерфейсе EnDocs
  • Создавать в EnDocs договоры, согласовывать их, подписывать и отправлять вашим контрагентам через Диадок

 

Электронная подпись (ЭП) — это файл, который создается средствами криптографической программы «КриптоПро» при обращении пользователя к своему сертификату электронной подписи. Подписание — это процесс формирования данного файла электронной подписи для конкретного документа. Таким образом, частый вопрос «Как поставить электронную подпись на документ» выглядит своеобразным смешением понятий из области бумажного и электронного документооборота. На электронный документ подпись не ставится, она для него формируется.

EnDocs Cloud работает с квалифицированной электронной подписью (КЭП). То есть подойдет та, которую вы используете для электронной отчетности в контролирующие органы. Если у вас ее нет, то ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре. С помощью электронной подписи можно завизировать файлы в любом формате: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office.

 

Диадок — это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести документооборот через Диадок, нужен сертификат электронной подписи. 

Обмен электронными документами происходит через систему оператора ЭДО Контур.Диадок, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

 

Требования к работе с электронной подписью:

  • На рабочем месте пользователя, подписывающего документы должна быть установлена программа КриптоПро CSP, версия 4.х и выше
  • На рабочем месте пользователя, подписывающего документы должна быть установлена программа КриптоПро CSP Web plugin, версия 2.х и выше

 

Требования к работе с сервисом Диадок

  • Для пользователей, использующих EnDocs Cloud для 1С должна быть куплена лицензия на модуль Диадок.Стандарт
  • Для пользователей, не использующих EnDocs Cloud для 1С для вашей учетной записи в Диадок должно быть разрешено подключение по API

 

Вы можете проверить корректность работы с подписью на специальной странице компании Крипто Про.