Контроль наличия документов

Вы можете контролировать наличие документов используя сервис EnDocs Cloud. Каждый документ, к которому был прикреплен файл скан-копии автоматически сохранятся в электронном архиве.

Такие документы (и договоры в справочнике договоров 1С) имеют признак «Скан»


 

Вы можете фильтровать документы в журнале по значению поля «Скан» и таким определять по каким документам у вас есть скан-копии в архиве, а по каким нет.

 

Прикрепление файлов с проведенным документам 1С

В отдельных случаях, например для старых документов или договоров необходимо прикрепить файлы документов для их последующего хранения в архиве. Для этого в EnDocs Cloud для 1С предусмотрена отдельная возможность прикрепления файлов непосредственно из документа или на списке документов поступлений/реализаций.  Так же вы можете прикреплять файлы к договорам в справочнике договоров в 1С.  По договорам или документам поступлений/реализаций к которым были прикреплены файлы — в EnDocs Cloud будут автоматически созданы карточки документов с  прикрепленными файлами.

 

Как прикрепить файл к документу в 1С

Откройте журнал реализаций в 1С (Тоже самое можно сделать в журнале поступлений 1С или справочнике договоров)

 

Выберите нужный документ и в меню «EnDocs.Cloud» нажмите «Прикрепить скан документа». В диалоговом окне выберите нужный вам файл в формате pdf.  Скан будет прикреплен к документу и автоматически отправлен в облачный архив.

 

Как обработать скан документа поступления

Обработка документов реализаций позволяет автоматизировать  процесс работы с документами поступлений от поставщиков.


 

Процесс обработки документа состоит из следующих этапов:

1  Если документ получен от поставщика в бумажной виде — он должен быть отсканировал и сохранен в папку, указанную в настройках модуля EnDocs Cloud для 1С. Вы так же можете сообщить своим поставщикам адрес электронной почты, указанный в настройках аккаунта EnDocs Cloud — в таком случае поставщики могут отправлять вам сканы документов на электронную почту. Такие сканы будут загружены в EnDocs Cloud автоматически и переданы в 1С для обработки. 

 

Все сканы документов, полученные по электронной почте доступны в EnDocs Cloud в реестре документов «Необработанные»

2 Бухгалтер в 1С, используя форму «Обработка скан-копий документов» обрабатывает полученные сканы и создает по ним документы поступлений в 1С. 

3 По обработанным бухгалтером сказам документов в EnDocs Cloud автоматически создаются карточки документов в реестре «Покупки» и к ним пристреляются файлы скан-копий.

 

Обработка скан-копии документа поступления

 

Выберите нужную вам скан-копию документа на списке в форме «Обработка скан-копий документов»: 

 

Нажмите на кнопку «Открыть» на панели инструментов:


В форме «Скан-копия документа…»  нажмите на кнопку «Создать» и выберите нужный вам вид документа поступления.

В открывшемся на экране форме документа-поступления заполните необходимые поля используя данные скан-копии


Проведите созданный документ в 1С.

После этих действий в EnDocs Cloud автоматически в реестре «Покупки» будет создана карточка документа с реквизитами, полученными из 1С и прикрепленным файлов скан-копии документа. 

 

Как обработать скан документа реализации

Обработка документов реализаций позволяет автоматизировать  процесс работы с документами реализаций для клиентов.

 

Процесс обработки документа состоит из следующих этапов:

1. Бухгалтер в 1С создает документ реализаций и распечатывает его или, если  используется дистанционный режим работы — вы можете сохранить печатную версию документа на локальный диск.

Печатную форму можно передать менеджеру ответственному за работу с клиентом двумя способами:

  • Отправить его ответственному менеджеру используя различные каналы связи (мессенджеры, эл.почта).
  • Прикрепить файл с печатной версий документа к документу в 1С — в таком случае в EnDocs Cloud из 1С будет выгружен документ вместе с файлом печатной формы и сохранен в реестре «Продажи»

2. После получения подписанного контрагентом бумажного экземпляра документа — документ сканируется и сохраняется в специальную папку на диске, которая была указана в настройках модуля EnDocs Cloud для 1С.  Или скан может быть отправлен на электронную почту, указанную в настройках аккаунта EnDocs Cloud.

3. Скан подписанного документа автоматически попадает в список скан-копий документов на форме «Обработка скан-копий документов. 

4. Бухгалтер обрабатывает полученную скан-копию прикрепляя ее к документу 1С (созданному ранее в п.1)

 

Обработка подписанной скан-копии документа реализации

Выберите нужную вам скан-копию документа на списке в форме «Обработка скан-копий документов»: 


Нажмите на кнопку «Открыть» на панели инструментов:


В форме «Скан-копия документа…»  нажмите на кнопку «Прикрепить» и выберите пункт «Реализация»

В открывшемся на экране списке документов-реализаций 1С выберите из списка нужный вам документ 1С. Для быстрого поиска нужного документа в списке реализацией вы можете воспользоваться полем поиска указав там например дату, номер или название контрагента


Нажмите кнопку «Выбрать»

После этих действий в EnDocs Cloud автоматически в реестре «Продажи» будет создана карточка документа с реквизитами, полученными из 1С и прикрепленным файлов скан-копии документа. 

 

Загрузка договоров

Форма «Загрузка договоров» содержит реестр  договоров, которые были созданы в EnDocs Cloud и позволяет добавлять их в справочник договоров 1С. При этом добавленный таким образом договор, автоматически содержит ссылку на карточку договора в EnDocs Cloud что позволяет пользователю в интерфейсе 1С просматривать приложенные файлы в карточке договора. 

Процесс загрузки договор состоит следующих шагов:

  1. Новые договоры автоматически загружаются в форму «Загрузка договоров»
  2. Если контрагент и организация, указанные в карточке договора есть в справочниках 1С (это определяется по реквизитам ИНН/КПП) то договор добавляется в 1С автоматически
  3. По договорам, для которых в справочниках 1С не были найдены организация или контрагент необходимо вручную указать соответствующие реквизиты, выбрав нужные из справочника 1С (как добавить договор вручную — см.ниже).

 

Форма «Загрузка договоров»

 


Реестр договора на форме представляет собой список договоров, состоящий из следующих столбцов (реквизитов):

  • Номер договора.  Номер договора, присвоенный ему в EnDocs Cloud
  • Дата договора. Дата оговора, присвоенный ему в EnDocs Cloud
  • Дата загрузки.  Дата загрузки договора из EnDocs Cloud в 1С
  • Вид договора.  Вид договора в 1С. Изначально заполяняется в карточке договора в EnDocs Cloud
  • Сумма.  Сумма договора
  • Валюта.  Валюта договора. Изначально заполяняется в карточке договора в EnDocs Cloud
  • Контрагент.  Контрагент по договору
  • Организация.  Организация, к которой относится договор
  • Комментарий. Комментарий к договору. Изначально заполяняется в карточке договора в EnDocs Cloud и может быть изменен в 1С

На панели инструментов Загрузки договоров доступны следующие действия:

  • Загрузить. Загружает новые договоры, если они доступны
  • Открыть.  Открывает карточку договора для последующего до-заполнения реквизитов и сохранения в 1С. Если договор в 1С уже добавлен — открывается список файлов по договору для просмотра.
  • Скрыть из реестр. Скрывает договор в списке реестре. Используется если данный договор не требуется добавлять  в 1С.
  • Договор 1С. Открывает карточку договора в справочнике 1С
  • Детали обмена. открывает журнал обмена 1С с EnDocs Cloud. Информация из этого журнала необходима в случае наличия ошибок по документу

На панели инструментов Загрузки договоров так же доступны следующие фильтры:

  • Фильтр — позволяет отфильтровать скан-копии по состоянию их обработки:
    • На обработку  — показывает договора, которые еще не добавлены в 1С
    • Все — показывает все загруженные договора
    • Скрытые — показывает скрытые договоры.  Каждый скрытый договор можно вернуть в обработку путем выбора этого договора в списке и нажатию на кнопку «Вернуть в реестр»

 

Форма «Добавление договора в 1С»

 

Для ручного добавления договора в 1С необходимо выбрать нужный договор в реестре и нажать на кнопку «Открыть».

Далее необходимо заполнить пустые реквизиты внизу на форме, сохранить введенные значения и нажать на кнопку «Записать». 

Далее для добавления договора в справочник 1С необходимо нажать на кнопку «Создать договор. После этого договор будет добавлен в справочник 1С.  Что бы его посмотреть — достаточно вернутся в реестр договоров и нажать на кнопку «Договор 1С» или вручную найти его в справочнике договоров 1С

 

Обработка скан-копий документов

Форма «Обработка скан-копий документов»

 

Форма «Обработка скан-копий» содержит реестр  скан-копий документов для их обработки:  создания новых документов 1С по скан-копиям или прикрепления скан-копий к уже созданным документам в 1С. 

Скан-копии автоматически загружаются в реестр  из различных источников: локальных или сетевых папок, указанных в настройках модуля или из электронной почты, указанной в настройках вашего аккаунта в личном кабинете EnDocs Cloud.

 

«Обработка скан-копий» предназначена для сокращения трудозатрат по наполнению электронного архива документов.   Процесс обработки скан-копий документов состоит следующих шагов:

  1. Сканирование документа и сохранение его в папку, указанную в настройках модуля EnDocs Cloud в 1С. Или получение готовых скан-копий от контрагентов по e-mail.  
  2. Скан-копии документов автоматически загружаются в реестр скан-копий на форме «Обработка скан-копий»
  3. Пользователь в 1С открывает скан-копию (просмотр скан-копии возможен прямо в 1С в отдельной закладке) и  выбирает  из списка какой документ 1С необходимо создать:  Поступление услуг, товаров , ОС, НМА и т.п. 
  4. Пользователь заполняет документ в 1С на основе данных скана проводит его. 
  5. Данные о проведенном документе отправляются в EnDocs Cloud.

Таким образом для ввода документа в электронный архив в EnDocs Cloud не требуется повторного ручного ввода реквизитов: они автоматически загружаются из 1С.


Реестр скан-копий представляет собой таблицу (список) скан-копий документов из следующих столбцов:

  • Номер.  Порядковый номер скан-копии в реестре. Присваивается автоматически при загрузке скана
  • Дата загрузки скана. Показывает дату и время загрузки скан-копии в реестр
  • Статус. Показывает статус обработки скан-копии. У скан-копии могут быть следующие статусы:
    • Новый — новая, еще не обработанная пользователем скан-копия документа
    • Заполнен — скан-копия, по которой пользователь заполнил реквизиты документа.
    • К отправке  — показывает что скан-копия обработана и находится в статусе отправки в EnDocs Cloud
    • Отправлен — показывает что скан-копия полностью обработана.
    • Обновлен — показывает что документ 1С, к которому прикреплена скан-копия был изменен и новые данные отправлены в EnDocs Cloud
    • Ошибка — показывает что при отправке документа в EnDocs Cloud произошла ошибка.
  • Имя файла.  Показывает имя файла, содержащего скан-копию
  • Автор. Показывает имя пользователя, который загрузил скан-копию в реестр.
  • Размер. Показывает размер скан-копии. Предельный размер скан-копии составляет 30МБ
  • Документ 1С.  Содержит ссылку на документ 1С, к которому был прикреплен или который был создан на основе скана. 

На панели инструментов Обработки скан-копий документов доступны следующие действия:

  • Загрузка. Загружает новые скан-копии, если они доступны
  • Открыть.  Открывает выбранную скан-копию на просмотр в отдельной вкладке
  • Документ 1С. Открывает прикрепленный к скан-копии документа 1С
  • Детали обмена. открывает журнал обмена 1С с EnDocs Cloud. Информация из этого журнала необходима в случае наличия ошибок по документу

На панели инструментов Обработки скан-копий документов так же доступны следующие фильтры:

  • Статус — позволяет отфильтровать скан-копии в реестре по их статусу
  • Документы — позволяет отфильтровать скан-копии по состоянию их обработки:
    • В работе — показывает скан-копии со статусом «Заполнен» и «Новый»
    • Все — показывает все скан-копии документов
  • Автор — позволяет отфильтровать скан-копии по пользователю, загрузившему скан-копию

В нижней части формы вам доступна  информация:

  • Версия модуля.  Если на сервер доступна более свежая версия то показывается ссылка на новую версию.
  • Актуальная версия на сервере.
  • Статус вашего аккаунта: Активный или Блокирован.
  • Объем использованного места в облачном хранилище

 

Форма «Просмотр скан-копии»

 

Форма «Просмотр скан-копии» предназначена для:

  • просмотра полученного скана
  • прикрепления скан-копии к существующему документу в 1С
  • создания нового документа в 1С

В форме «Просмотр скан-копии» вам доступны следующие действия:

  • «Создать» — создает и открывает в отдельной вкладке нужный вам документ 1С для его дальнейшего заполнения.
  • «Прикрепить» — прикрепляет скан-копию к уже проведенному в 1С документу.
  • «Организация» — определяет к какой организации в 1С должен быть создан и проведен документ.
  • «Сохранить» — позволяет сохранить внесенные в нижней части формы данные по скану документа без создания и разнесения нового документа 1С

При просмотре скана вы можете масштабировать изображение документа и поворачивать по часовой или против часовой стрелки

 

Для того что бы научиться обрабатывать скан-копии документов, ознакомьтесь со следующими разделами справки:

  1. Как обработать скан-копию документа поступления от поставщика
  2. Как обработать скан-копию документа реализации

 

Установка и запуск

Установка модуля EnDocs Cloud для 1С

 

Модуль EnDocs Cloud подключается как  расширение конфигурации 1С

Чтобы подключить модуль:

1. Скачайте файл расширения 1С из личного кабинета EnDocs.Cloud. Разархивируйте файл

При подключении модуля и последующем обновлении вам потребуются права администратора.

2. Откройте базу 1С: Предприятие 8 и перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Печатные формы, отчеты, обработки»


3. Нажмите на пункт «Расширения».  Если у Вас нет такого пункта меню, значит это старая конфигурация и она не поддерживает работу с расширениями)


 

4. Нажмите кнопку «Добавить» и выберите файл с расширением (*.cfe). Откройте его:

 

Может появиться окно «Предупреждение безопасности» — рекомендуется обращать внимание на источник, из которого был получен данный файл. Нажмите кнопку «Продолжить».

 

5. Т.к. для приема и отправки сканов документов, расширение будет обращаться в интернет, нужно снять галочку «Безопасный режим» и после этого перезапустить программу 1С.

6. После перезапуска 1С: Предприятия —  модуль будет автоматически подключен.

 

Первый запуск

Перед первым запуском необходимо выполнить первоначальные настройки модуля.

Для настройки модуля откройте «Настройки EnDocs.Cloud» в меню «Администрирование»

1. Заполните следующие поля на закладке «Персональные настройки:

  • «Новые документы» — папка на диске, из которой 1С будет загружать новые сканы документов, полученные вами из внешних источников.
  • «Обработанные документы» — папка на диске, в которую будут перемещены сканы документов, уже загруженные в 1С. В дальнейшем сканы из этой папки вы можете удалить.


Персональные настройки не являются обязательными для работы модуля

2. Заполните следующие поля на закладке «Общие настройки:


 

  • «Токен для доступа к EnDocs.Cloud» — в это поле необходимо вставить токен из вашего личного кабинета в «EnDocs.Cloud» в разделе «Информация». Токен необходим 1С для подключения и авторизации в облаке. 
  • Параметр «Ввод данных документа при просмотре скана» — определяет режим обработки сканов документов. При включенном параметре форма просмотра скана разделена на две части: в верхней части показывается скан документа, в нижней – список реквизитов документа и его строчная часть. Если параметр выключен – ввод данных в окне просмотра скана не доступен. Вы можете только сразу создать по скану документ 1С и заполнить данные в нем обычным способом.

3. Назначение роли EnDocs Cloud

Для пользователей с ограниченными правами, в настройках прав доступа 1С необходимо назначить роль «Пользователь EnDocs.Cloud. Для этого нужно создать профиль с этой ролью и назначить его пользователю.

Назначение профилей должно производиться пользователем с правами администратора.

  1. Вкладка Администрирование / Раздел «Настройки пользователей и прав / Профили групп доступа.
  2. В списке нажать «Создать», в форме указать имя профиля «Пользователь EnDocs.Cloud», выбрать ему одну роль «Пользователь EnDocs.Cloud», отметить её флажком, записать, закрыть.
  3. Вкладка Администрирование / Раздел «Настройки пользователей и прав / Пользователи, выбрать пользователя, открыть двойным щелчком, нажать ссылку «Права доступа», отметить флажком профиль «Пользователь EnDocs.Cloud», записать, закрыть. Если в это время этот пользователь работал в базе, ему нужно перезайти в программу

 

Основные возможности EnDocs Cloud для 1С

Модуль EnDocs Cloud для 1С представляет собой расширение конфигурации и не требует изменения конфигурации 1С. Его установка и настройка занимает 10 минут.

Установив модуль, вы сможете непосредственно в 1С:

  • Получить новые сканы документов из папки на диске
  • Загрузить новые сканы документов из EnDocs Cloud
  • Создать новые документы поступлений в 1С на основе скана
  • Прикрепить сканы к уже проведенному документу поступления в 1С
  • Прикрепить сканы к уже проведенному документу реализации в 1С
  • Прикрепить сканы к существующему договору 1С
  • Отправить сканы и метаданные документа 1С в EnDocs.Cloud
  • Синхронизировать справочник договоров — автоматически получая новые договоры, созданные в EnDocs Cloud
  • Просматривать сканы документа в интерфейсе 1С по выбранному документу в журналах поступлений, реализаций или справочнике договоров

Модуль EnDocs Cloud для 1С вы можете скачать из личного кабинета в разделе «Информация».

 

Совместимость:

  • Платформа: 1С Предприятие версия 8.3.15.1830 и выше
  • Конфигурация: 1С Бухгалтерия Предприятия 3.0 версия 3.0.77.95 и выше
  • Мобильный клиент 1С не поддерживается

Требования к сканированию документов:

  • Cloud работает только с файлами формата PDF
  • Сканировать необходимо весь комплект первичных документов по одной операции в один файл (Акт, Счет-фактура, ТН, Счет, Приложение и т.д.)
  • Размер файла не должен превышать 20мб

Требования к ПО и каналам связи:

  • Установленная и настроенная платформа 1С с поддерживаемой̆ конфигурацией̆.
  • Одна из операционных систем компании Microsoft:
    • Windows: версии XP Service Pack 3, Vista Service Pack 2, 7 Service Pack 1, 8.0, 8.1, 10.
    • Windows Server: версии 2003, 2008 Service Pack 2, 2008 R2 Service Pack 1, 2012, 2012 R2, 2016.
  • Подключение к EnDocs.Cloud, с авторизацией̆ по полученному Токену.
  • Подключение к сети интернет
  • Доступ по 443 порту на сервер ecm.EnDocs.Cloud