Расширенный поиск позволяет создавать сложные запросы при формировании подборок документов. Вы можете добавлять различные условия и группы условий используя логический оператор И/ИЛИ.
В окне конструктора доступно создание поиска с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку «+».
1. Расширенный поиск доступен по кнопке «фильтра» в правом верхнем углу экрана.
2. В окне конструктора вы можете задать поиск с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку в виде плюса. Добавьте нужные условия выбрав нужные вам реквизиты и их значения, Используйте логический оператор И/ИЛИ для задания различных значений при поиске документов.
3. После чего отобразится подобранный согласно заданным критериям список документов.
Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.
В EnDocs Cloud поддерживается фильтрация и сортировка документов в реестрах, а так же поиск документов по заданным вами критериям и значениям. Это позволяет быстро выполнять необходимые подборки документов и выгружать их на диск.
Фильтрация документов в реестре.
Отсортировать документ можно кликнув на соответствующий столбец в реестре документов.
Для того чтобы отфильтровать документы, выберите одно из имеющихся значений нажав на кнопку фильтра в заголовке столбца.
Установите галочки в необходимых полях и нажмите кнопку ОК.
Поиск по реквизитам.
Вы можете искать документы задавая различные значения в реквизитах документов используя поисковое поле под заголовком столбца в реестре документов.
Вы так же можете установить более сложный фильтр нажав на кнопку «лупы» и выбрав условие поиска:
Далее в поле введите нужное вам значение:
Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.
Обмен ссылками позволяет пользователям при переписке в мессенджерах или почте указать тот или документ при обсуждении. Для создания ссылки необходимо:
1. Выберите нужный вам документ и нажмите на кнопку в виде трех точек.В всплывающем меню выберите пункт Копировать ссылку. Ссылка будет скопирована в буфер обмена
Вставьте ссылку на документ в нужное вам место — мессенджер, почтовый клиент и т.п. используя комбинацию Ctrl+V на Windows или Cmd+V на MacOS.
1. Выберите нужны вам документ и нажмите на кнопку в виде трех точек. В выпадающем списке выберите пункт Удалить Документ.
Информация:
Документы отмеченный иконкой 1C и Диадок не доступны для удаления.
Пользователю с ролью Клиент-админ доступно удаление документов созданных лично, а так же документов, созданными другими пользователями.
Пользователя без роли «Клиент-админ» доступно удаление только собственных документов.
3. После нажатия в появившемся окне необходимо подтвердить/отклонить удаление.
Удаленные документы попадают в корзину. Их можно восстановить в течении 50-ти дней. После документы автоматически удаляться. Просмотреть корзину можно перейдя в раздел Настройки, выбрав вкладку Корзина.
В EnDocs Cloud по документам можно запускать рабочие процессы (workflow) для автоматизации различных процессов вроде согласования договоров, заявок на оплату, регистрации документов и т.п. Наличие веб-доступа позволяет согласовывать документы из любого места при наличии доступа в интернет и таким образоморганизовать совместную работу с документами для филиалов или дистанционных работников.
Запуск документа согласования.
Для создания рабочего процесса по документу и запуска на согласование необходимо:
1. Откройте нужный вам документ.
2. В появившемся окне в верхней части выберете вкладку Согласование.
3. Добавьте всех нужных вам согласующий лиц. Для добавления и выбора согласующих лиц нажмите на кнопку в виде плюса.
4. В появившемся окне заполните все необходимые поля. Нажать Ок.
Поля отмеченные * обязательны для заполнения.
Укажите согласующего в поле «Исполнитель», желаемый срок согласования. В поле «Текст задачи» можно указать дополнительные сведения по необходимости. Выберите тип задачи:
Согласование — для данного типа задачи согласующему доступно два действия: «Согласовать» и «Отклонить«
Исполнение — для данного типа задачи согласующемуся доступно одно действие: «Выполнить«
Ознакомление — для данного типа задачи согласующемуся доступно одно действие: «Ознакомиться«
Подписание — для данного типа задачи согласующему доступны следующие действия:
для обычных документов — два действия: «Подписать» и «Отклонить«
для документов ЭДО/Диадок — два действия: «Подписать» и «Отказать в подписи«. Для выполнения этих действий пользователю нужна электронная подпись на токене
Нажмите кнопку «ОК». Повторите эти действия для каждого согласующего.
5. Для запуска процесса согласования нажмите на кнопку Старт. После чего в появившемся окне необходимо подтвердить запуск .
После запуска документа на согласование — у первого в списке Исполнителя в личном кабинете появится задача на согласование документа и поступит уведомление по почте о новой задаче. После выполнения назначенной ему задачи система автоматически создаст задачу для следующего Исполнителя.
Документ отправленный вами на Согласование отобразиться в вашем Личном кабинете в разделе Мои документы на обработке. Вы всегда можете посмотреть статус согласования документа
6. При необходимости (например нужно внести правки в документ )вы можете прервать согласование и запустить позднее повторно.
Согласование Документа Исполнителем
О поступлении документа на согласование Исполнитель получит уведомление на электрогенную почту. Так же задача отобразиться в Личном кабинете в разделе Мои Задачи.
Пример уведомления на электронную почту.
Пример документа на согласование в Личном кабинете.
Для дальнейшей работы с документом просто перейдите по ссылке из полученного письма. Или выбираете документ в разделе Мои задачи. После чего в открывшейся карточки документа, в верхней части вы можете Согласоватьили Отклонить задачу.
При отклонении документа необходимо обязательно ввести комментарий.
История согласования.
На закладке истории согласования в карточке документа отображаются вся история согласования.
Запуск процессов согласования, установленные сроки выполнения, что поможет видеть как происходит или происходил процесс согласования.
Для изменения реквизитов документа, добавления или удаления файлов в карточке документа необходимо:
1. Выберите документ, в котором хотите произвести изменения:
2. В карточке документа измените нужные вам реквизиты:
Для добавление файла нажмите на кнопку в виде плюса и выберите файл на диске. Что бы удалить файл в карточке нажмите на кнопку в виде Корзины.
4. Нажмите кнопку Сохранить для сохранения произведенных изменений.
Важно. Для документов c иконкой 1C и Диадок доступно только добавление или удаление файлов. Внесение изменений в реквизиты не возможно. Изменить документы с иконкой 1С можно в только в программе 1С. Изменение документов с иконкой Диадок невозможно.
Создать (добавить) новый документ в систему можно через личный кабинет пользователя или перейдя в соответствующий реестр. Для создания новых документов используется кнопка «Создать документ»:
1. В разделе Личный кабинет на главной странице кликнете на кнопку Создать документ.
2. В появившемся списке выберете необходимый тип и вид документа
3. На экране откроется карточка документа, в которой вам необходимо заполнить реквизиты документа
Реквизиты «Организация», «Контрагент» и «Договоры» является справочниками — вы можете выбрать соответствующий элемент, кликнув на иконку лупы и выбрав нужный вам элемент и списка.
Так же можно найти нужные данные просто набрав часть названия и в выпадающем меню на реквизите отобразятся подходящие значения.
Если нужная организация или например контрагента отсутствуют в справочнике — вы можете непосредственно из карточки документа создать нового кликнув по иконке + на реквизите.
Для добавление файла нажмите на кнопку в виде + и затем выберите на диске нужный вам файл — он будет загружен в карточку.
Чтобы бы удалить файл из карточки нажмите на кнопку в виде Корзины.
