Работа с распознанными документами в EnDocs Cloud

Загруженные документы попадают в реестр Необработанные сканы.

 

В столбце Статус распознавания отображаются статусы документов:

  1.  Отправка на распознавание — документ ожидает отправку на распознавание,
  2.  На распознавании — документ находится на распознавании,
  3.  Распознано — документ распознан,
  4.  Ошибка распознавания — не удалось распознать документ,
  5.  Ошибка определения типа документа — не удалось распознать тип документа,
  6.  Ошибка обработки результатов — произошла внутренняя ошибка сервера. Напишите в поддержу с указанием ссылки на документ.

 

Создание документа

Создайте документ на основе распознанного скана.

Для этого:

 1. Кликните на три точки в правой части поля документа и в выпадающем меню выберете Создать документ.

 

 2. При создании документа, если он был успешно распознан, тип документа и поля будут заполнены автоматически.

 

 3. Нажмите кнопку Сохранить. Карточка документа отобразится в соответствующем реестре документов.
При нажатии кнопки Создать и открыть, созданная карточка откроется сразу.

Вы также можете отправить документ В архив, нажав соответствующую кнопку.

 

 

 

Как включить распознавание документов

Система автоматически распознает документы, загруженные в реестр Необработанные из e-mail или ftp-сервера.

 

Функция распознавания документов находится в статусе публичного тестирования.

Для того что бы принять участие в тестировании, необходимо подать заявку в тех.поддержку.

 

 

 

 

 

 

Требования к сканам

Все документы комплекта (пакета) первичных документов необходимо сканировать в один файл: то есть, например, счет-фактура и товарная накладная по одной операции должны быть отсканированы в один файл.

  • Рекомендуемое качество сканирования: 300 dpi
  • Скан должен быть в формате PDF
  • Размер отправляемого на распознавание файла не должен превышать 20 Мб
  • Для корректного распознавания типа документа необходимо заполнить справочник организаций с указанием ИНН/КПП юридических лиц вашей компании
  • Для корректной подстановки в карточку контрагентов, необходимо заполнить справочник контрагентов, указав их ИНН/КПП.

 

 

 

Распознавание документов в EnDocs Cloud

В EnDocs Cloud реализована возможность распознавать документы, загруженные из e-mail и сервера FTP.

Сервис позволяет загружать и распознавать следующие документы:

  • товарные накладные (форма ТОРГ-12);
  • счета-фактуры;
  • универсальный передаточные документы (УПД);
  • акты выполненных работ (печатаная форма 1С);
  • счета на оплату (печатная форма 1С).

 

Первичные бухгалтерские документы, хранятся в электронном архиве EnDocs в виде электронных карточек документов и могут быть следующих типов:

1. Поступление – комплект первичных документов от поставщика. Содержит такие документы как УПД, Акт или Товарная накладная, Счет-фактура при наличии НДС, Счет на оплату и иной отчетный документ, приложенный поставщиком,

2. Реализация – комплект первичных документов для клиента. Содержит такие документы как УПД, Акт или Товарная накладная, Счет-фактура при наличии НДС, Счет для клиента,

3. Счет-фактура – отдельный счет-фактура на аванс,

4. Счет на оплату – отдельный счет на оплату для клиента или от поставщика.

 

EnDocs распознает и автоматически заполняет следующие реквизиты электронной карточки:

Реквизит документа

Правила распознавания

Номер

Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте

Дата

Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте

Сумма

Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте

НДС

Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте

Организация

Это одно из ваших юридических лиц. Извлекается из УПД, Товарной накладной, Акта или счета-фактуры в зависимости наличия в комплекте.

Для автоматического заполнения данного реквизита ваше юридическое лицо должно быть обязательно заранее добавлено в справочник Организаций вашего аккаунта

По данному реквизиту система определяет направление документа – Входящий/Исходящий или  Поступление/Реализация

Сопоставляется по ИНН/КПП

Контрагент

Ваш контрагент. Извлекается из полей Продавец или Покупатель из УПД, Товарной накладной, Акта или  счета-фактуры в зависимости от наличия в комплекте и направления документа.

Сопоставляется по ИНН/КПП

Номер СЧФ

Номер счета-фактуры. Извлекается из счета-фактуры при наличии в комплекте

Дата СЧФ

Дата счета-фактуры. Извлекается из счета-фактуры при наличии в комплекте

Номер счета

Номер счета. Извлекается из счета на оплату при наличии в комплекте

Дата счета

Дата счета. Извлекается из счета на оплату при наличии в комплекте

Сумма к оплате

Сумма счета. Извлекается из счета на оплату при наличии в комплекте

Табличная часть 

Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте. Подробнее в разделе Работа с распознанными документами в 1С