Загруженные документы попадают в реестр Загруженные сканы.
В столбце Статус распознавания отображаются статусы документов:
Отправка на распознавание — документ ожидает отправку на распознавание,
На распознавании — документ находится на распознавании,
Распознано — документ распознан,
Ошибка распознавания — не удалось распознать документ,
Ошибка определения типа документа — не удалось распознать тип документа,
Ошибка обработки результатов — произошла внутренняя ошибка сервера. Напишите в поддержу с указанием ссылки на документ.
Создание документа
Создайте документ на основе распознанного скана.
Для этого:
1. Кликните на три точки в правой части поля документа и в выпадающем меню выберете Создать документ.
2. При создании документа, если он был успешно распознан, тип документа и поля будут заполнены автоматически.
3. Нажмите кнопку Создать. Карточка документа отобразится в соответствующем реестре документов. При нажатии кнопки Создать и посмотреть, созданная карточка откроется сразу.
Вы также можете отправить документ В архив, нажав соответствующую кнопку.
Все документы комплекта (пакета) первичных документов необходимо сканировать в один файл: то есть, например, счет-фактура и товарная накладная по одной операции должны быть отсканированы в один файл.
Рекомендуемое качество сканирования: 300 dpi
Скан должен быть в формате PDF
Размер отправляемого на распознавание файла не должен превышать 20 Мб
Для корректного распознавания типа документа необходимо заполнить справочник организаций с указанием ИНН/КПП юридических лиц вашей компании
Для корректной подстановки в карточку контрагентов, необходимо заполнить справочник контрагентов, указав их ИНН/КПП.
В EnDocs Cloud реализована возможность распознавать документы, загруженные из e-mail и сервера FTP.
Сервис позволяет загружать и распознавать следующие документы:
товарные накладные (форма ТОРГ-12);
счета-фактуры;
универсальный передаточные документы (УПД);
акты выполненных работ (печатаная форма 1С);
счета на оплату (печатная форма 1С).
Первичные бухгалтерские документы, хранятся в электронном архиве EnDocs в виде электронных карточек документов и могут быть следующих типов:
1.Поступление – комплект первичных документов от поставщика. Содержит такие документы как УПД, Акт или Товарная накладная, Счет-фактура при наличии НДС, Счет на оплату и иной отчетный документ, приложенный поставщиком,
2. Реализация – комплект первичных документов для клиента. Содержит такие документы как УПД, Акт или Товарная накладная, Счет-фактура при наличии НДС, Счет для клиента,
3.Счет-фактура – отдельный счет-фактура на аванс,
4.Счет на оплату – отдельный счет на оплату для клиента или от поставщика.
EnDocs распознает и автоматически заполняет следующие реквизиты электронной карточки:
Реквизит документа
Правила распознавания
Номер
Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте
Дата
Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте
Сумма
Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте
НДС
Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте
Организация
Это одно из ваших юридических лиц. Извлекается из УПД, Товарной накладной, Акта или счета-фактуры в зависимости наличия в комплекте.
Для автоматического заполнения данного реквизита ваше юридическое лицо должно быть обязательно заранее добавлено в справочник Организаций вашего аккаунта
По данному реквизиту система определяет направление документа – Входящий/Исходящий или Поступление/Реализация
Сопоставляется по ИНН/КПП
Контрагент
Ваш контрагент. Извлекается из полей Продавец или Покупатель из УПД, Товарной накладной, Акта или счета-фактуры в зависимости от наличия в комплекте и направления документа.
Сопоставляется по ИНН/КПП
Номер СЧФ
Номер счета-фактуры. Извлекается из счета-фактуры при наличии в комплекте
Дата СЧФ
Дата счета-фактуры. Извлекается из счета-фактуры при наличии в комплекте
Номер счета
Номер счета. Извлекается из счета на оплату при наличии в комплекте
Дата счета
Дата счета. Извлекается из счета на оплату при наличии в комплекте
Сумма к оплате
Сумма счета. Извлекается из счета на оплату при наличии в комплекте
Табличная часть
Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте.
