Работа с документами Диадок

 

Загрузка документов Диадок в EnDocs.Cloud

 

Endocs.Cloud позволяет автоматически скачивать и хранить электронные документы Диадок, которыми Вы обмениваетесь с контрагентами через 1С. Таким образом формируется единый архив бумажных и ЭДО документов.

Автоматически загружаются следующие типы документов Диадок

 

Документ Диадок

Документ EnDocs.Cloud

Реестр

Акт (формализованный и неформализованный), Накладная, УПД + пакет связанных документов

Поступление/Реализация (к карточке документа так же будут загружены связанные с ним документы пакета)

Бухгалтерия

Счет-фактура (авансовый)

Счет-фактура входящий/Счет-фактура исходящий

Бухгалтерия

Счет (авансовый)

Счет входящий/Счет исходящий

Счета и оплаты

Договор, Дополнительное соглашение

Договор

Договоры

Акт сверки

Акт сверки

Отчетность

 

Загружаемые из Диадок документы доступны в реестрах: Бухгалтерия, Счета и оплаты, Договоры и имеют значок . Статус документа отображается в колонке Статус ЭДО

Так же все новые документы Диадок (Статус = «Новый») доступны в реестре Загруженные -> Загруженные Диадок.

Если вы используете расширение Endocs.Cloud для 1С и модуль Диадок.Стандарт для 1С, установите параметр Отправлять документы Диадок в EnDocs.Cloud. Таким образом исходящие документы 1С, отправляемые через Диадок, будут связаны с документами EnDocs.Cloud.

 

Согласование и подписание документов Диадок в EnDocs.Cloud

 

Загруженные из Диадок входящие документы могут проходить процесс согласования и подписания. Для настройки подписания необходимо указать в настройках пользователей, имеющих право подписания документов Диадок (далее Подписант).

Для подписания входящего документа Диадок необходимо:

  • Отправить на согласование карточку документа Диадок. Одним из этапов должен быть этап с типом Подписание, на котором исполнителем будет Подписант (пользователь должен иметь логин и ЭЦП Диадок)
  • На этапе подписания, Подписанту будут доступны кнопки Подписать и отправить и Отклонить и отправить в карточке документа.

 

  • После нажатия на одну из кнопок, пользователю будет предложено перейти по ссылке в документ Диадок и подписать его. После подписания документа задание в Coud завершится автоматически.

 

Отправка исходящих договоров в Диадок из EnDocs.Cloud

 

Для настройки подписания необходимо указать в настройках пользователей, имеющих право подписания документов Диадок (далее Подписант).

Чтобы отправить договор контрагенту в Диадок, необходимо:

  • Создать карточку договора, прикрепить файл договора (отправить можно только один файл). Реквизит ЭДО должен иметь значение Диадок
  • Запустить процесс согласования по договору. Одним из этапов должен этап с типом Подписание, на котором исполнителем будет Подписант (пользователь должен иметь логин и ЭЦП Диадок)
  • На этапе подписания, Подписанту будут доступны кнопки Подписать и отправить и Отклонить в карточке договора.

 

  • При нажатии кнопки подписать, договор будет выгружен в Диадок и пользователю будет предложено перейти по ссылке в документ Диадок и подписать его. После подписания договор будет направлен контрагенту в Диадок.
  • При отклонении, процесс будет прерван, инициатору будет отправлено оповещение.

 

 

Настройки для работы с Диадок

1. Для настройки работы с Диадок на главной странице в верхней панели перейдите в раздел Настройки.

 

2. В вертикальном меню выберите пункт Диадок.

3. В правой верхней части экрана нажмите на кнопку Добавить, чтобы создать новое подключение.

4. Введите логин и пароль к вашему аккаунту в Диадок и нажмите Проверить подключение. Если введенные данные верны — заполните дополнительные поля, появившиеся на форме.

 

5. Выберите нужную вам организацию из списка.

Включите параметр Обрабатывать договоры, если хотите чтобы в EnDocs из Диадок загружались договоры.

Включите параметр Обрабатывать первичные документы, если хотите чтобы в EnDocs из Диадок загружались первичные документы.

 

6. Если вы включили параметр «Обрабатывать договоры», «Обрабатывать первичные документы», выберите пользователей, которые будут подписывать отправляемые или полученные из Диадок документы. Для подписания документов пользователь должен иметь действующую электронную подпись. 

 

 

Требования к рабочему месту для использования электронной подписи описаны в разделе Настройка электронной подписи.

 

 

Начало работы с Диадок

Диадок — это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Обмен электронными документами происходит через систему оператора ЭДО Контур.Диадок, включенного в сеть доверия ФНС РФ.

 

EnDocs Cloud поддерживает интеграцию с сервисом Контур.Диадок для следующих сценариев:

  • Автоматическая загрузка и хранение документов Диадок
  • Подписание документов Диадок в рамках процесса согласования EnDocs.Cloud
  • Подписание и отправка договоров контрагентам в Диадок

 

Требования к работе с сервисом Диадок

  • Для пользователей, использующих EnDocs Cloud для 1С должна быть куплена лицензия на модуль Диадок.Стандарт
  • Для пользователей, не использующих EnDocs Cloud для 1С для вашей учетной записи в Диадок должно быть разрешено подключение по API

 

Подключение к Диадок

Для работы с документами Диадок необходимо настроить подключение.

 

Как подписать документ электронной подписью

EnDocs Cloud позволяет подписать любой документ квалифицированной электронной подписью. 

Подписание документов электронной подписью доступно только в ходе согласования документа. Для этого рабочий процесс согласования документа должен включать задачу с типом «Подписание».

 

1. Откройте карточку документа на редактирование и выберите в поле ЭДО значение КЭП. Примените изменения.

 

2. Создайте новый рабочий процесс для подписания документа, нажав на кнопку Старт процесса. Укажите последовательно необходимые этапы рабочего процесса создав, например:

  • Согласование юристом
  • Согласование бухгалтером
  • Подписание директором

Для этапа подписания директором тип задачи укажите Подписание. Запустите рабочий процесс. По документу запустится рабочий процесс согласования.  

Если вам нужно только подписать документ, не согласовывая его с другими сотрудниками или отправить его на подписание вашему руководителю — создайте рабочий процесс из одного этапа «Подписание» и запустите рабочий процесс:

3. По мере выполнения рабочего процесса документ поступит на подписание пользователю-подписанту. В отличие от других согласующих вместо команд Согласовать/ Отклонить ему доступны команды Подписать/ Отклонить.

Подписать — позволяет пользователю-подписанту подписать документ электронной подписью

Отклонить — позволяет  пользователю отклонить документ, отказавшись от подписания.

 

Вставьте в USB-порт вашего компьютера токен с электронной подписью и нажмите на кнопку Подписать.

Установленная на вашем компьютере программа Крипто ПРО запросит ваше подтверждение на доступ к токену. Разрешите доступ нажав кнопку ОК.

 

Выберите файлы, которые вы хотите подписать и нужный вам сертификат электронной подписи:

 

Нажмите кнопку Подписать. Файлы в карточке документа будут подписаны электронной подписью.

На закладке ЭДО в карточке документа вы сможете посмотреть историю подписания — какие файлы, кем и когда подписались.

 

В списке файлов у подписанных файлов перед названием файла отображается специальная иконка, кликнув по которой вы можете скачать файл электронной подписи.

 

Настройка электронной подписи

EnDocs Cloud поддерживает работу с электронной подписью. Используя систему, вы можете подписывать электронные документы в EnDocs Cloud  квалифицированной электронной подписью (КЭП).

 

Для подписания документов подойдет подпись, которую вы используете для электронной отчетности в контролирующие органы. Если у вас ее нет, то ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре. С КЭП можно подписать файлы в любом формате, например: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office.

 

Требования к работе с электронной подписью:

На рабочем месте пользователя, подписывающего документы должны быть установлены программы

 

 

Проверить корректность работы с подписью Вы можете на специальной странице компании Крипто Про.