Если что-то пошло не так…

Отключение расширения EnDocs Cloud

 

1. Откройте Конфигуратор 1С. В меню выберите «Конфигурация» («Открыть конфигурацию», если не была открыта ранее), далее нажмите «Расширения конфигурации».

 

2. В расширении «Облачный Архив Клиент»  снимите галочку «Активно». Перезапустите 1С.

 

Внимание! Если Вы не отключите, а удалите расширение, все его данные будут утеряны.

 

Ошибка отправки документа EnDocs Cloud

 

1. Выберите нужный журнал из раздела EnDocs Cloud в 1C (Ввод документов в 1С, Ввод договоров в 1С, Счета на оплату).

При возникновении ошибки отправки нажмите кнопку «Детали обмена», либо выберите из меню «Ещё».

 

2. Откроется «Журнал регистрации», который нужно «Выгрузить в файл».

 

3. В Личном кабинете EnDocs Cloud отправьте обращение в поддержку , прикрепив  файл журнала и скриншот ошибки.

 

Не приходит документ в журнал 1C из EnDocs Cloud

 

1. В разделе «Администрирование» выберите «Настройки EnDocs Cloud».

Во вкладке «Общие настройки» поставьте галочку «Включить журнал регистрации обменов».

 

2. Нажмите кнопку «Открыть журнал регистрации обменов».

 

3. Кликните по кнопке «Загрузить повторно». Загрузка может занять некоторое время, в зависимости от количества документов.

 

Если документ не был загружен, то нажмите кнопку «Выгрузить в файл».

 

4. Из EnDocs Cloud скопируйте ссылку на нужный документ.

 

5. Отправьте ссылку и файл журнала в поддержку EnDocs Cloud .

 

После проведения всех процедур рекомендуется выключить журнал регистрации обменов в настройках EnDocs Cloud.

 

 

Если не удаляется документ EnDocs Cloud

Если при удалении документа 1С возникает ошибка, попробуйте следующие действия:

1. Например, создан договор в 1С, договор 1С помечен на удаление.

 

2. При удалении помеченных объектов выдаётся сообщение, что у договора есть ссылки в регистрах:

 

3. В этом случае необходимо нажать ссылку Выберите действие и выбрать следующее действие:

 

4. В первой строке: Удалить договор и далее по тексту. Во второй можно ничего не выбирать, т.к. при выборе будет указано, что действие выполнить нельзя.

После этого нажать кнопку Повторить удаление:

 

5. Объект будет удалён.

 

 

К каким документам можно прикреплять сканы?

 Модуль EnDocs Cloud для 1С поддерживает прикрепление сканов к следующим видам документов:

  • Договор
  • Реализация (Товары, Услуги, Комиссия, Оборудование)
  • Поступление (Товары, Услуги, Комиссия)
  • Поступление (Основные средства)
  • Поступление (Земельные участки)
  • Поступление (Услуги факторинга)
  • Поступление (Услуги лизинга)
  • Поступление (Оборудование)
  • Поступление (Объекты строительства)
  • Поступление (НМА)
  • Акт сверки
  • Авансовые отчет
  • Авансовые отчет по командировке

 

Ознакомьтесь так же со следующими разделами справочной системы:

Ввод документов в 1С

Как прикрепить скан к документу реализации

Как создать по скану документ поступления

Как прикрепить скан к проведенным документам 1С

 

 

Контроль наличия документов

Вы можете контролировать наличие документов используя сервис EnDocs Cloud. Каждый документ, к которому был прикреплен файл скан-копии автоматически сохранятся в электронном архиве.

Такие документы (и договоры в справочнике договоров 1С) имеют признак «Скан»


 

Вы можете фильтровать документы в журнале по значению поля «Скан» и таким определять по каким документам у вас есть скан-копии в архиве, а по каким нет.

 

Прикрепление сканов в журналах 1С

В отдельных случаях, например для старых документов или договоров необходимо прикрепить файлы документов для их последующего хранения в архиве. Для этого в EnDocs Cloud для 1С предусмотрена отдельная возможность прикрепления файлов непосредственно из документа или на (журнале) списке документов поступлений/реализаций.  Так же вы можете прикреплять файлы к договорам в справочнике договоров в 1С.  По договорам или документам поступлений/реализаций к которым были прикреплены файлы — в EnDocs Cloud будут автоматически созданы карточки документов с  прикрепленными файлами.

 

Как прикрепить файл к документу в 1С

Откройте журнал реализаций в 1С (или журнал поступлений 1С или справочник договоров)

 

Выберите нужный документ и в меню «EnDocs.Cloud» нажмите «Прикрепить скан документа». В диалоговом окне выберите нужный вам файл в формате pdf.  Скан будет прикреплен к документу и автоматически отправлен в электронный архив.

 

Как ввести в 1С документ от поставщика

Процесс ввода документа от поставщика состоит из следующих этапов:


 

1. Если документ получен от поставщика в бумажной виде — он должен быть отсканировал и сохранен в папку, указанную в настройках модуля EnDocs Cloud для 1С. Вы так же можете сообщить своим поставщикам адрес электронной почты, указанный в настройках аккаунта EnDocs Cloud — в таком случае поставщики могут отправлять вам сканы документов на электронную почту. Такие сканы будут загружены в EnDocs Cloud автоматически и доступны в 1С для обработки. 

 

Все сканы документов, полученные по электронной почте доступны в EnDocs Cloud в реестре документов «Необработанные»

2. Бухгалтер в 1С, используя форму «Ввод документов в 1С» обрабатывает полученные сканы и создает по ним документы поступлений в 1С. 

3. По обработанным бухгалтером сказам документов в EnDocs Cloud автоматически создаются карточки документов в реестре «Покупки» и к ним пристреляются файлы скан-копий.

 

Ввод документа от поставщика

 

Выберите нужную вам скан-копию документа на списке в форме «Ввод документов в 1С»: 

 

Нажмите на кнопку «Открыть» на панели инструментов:


В форме «Скан-копия документа…»  нажмите на кнопку «Создать» и выберите нужный вам вид документа поступления.

В открывшемся на экране форме документа-поступления заполните необходимые поля используя данные скан-копии


Проведите созданный документ в 1С.

После этих действий в EnDocs Cloud автоматически в реестре «Покупки» будет создана карточка документа с реквизитами, полученными из 1С и прикрепленным файлов скан-копии документа. 

 

Как прикрепить скан к документу реализации 1С

Обработка документов реализаций позволяет автоматизировать  процесс работы с документами реализаций для клиентов.

 

Процесс работы с документами реализаций состоит из следующих этапов:

1. Бухгалтер в 1С создает документ реализаций и передает печатную форму менеджеру ответственному за работу с клиентом двумя способами:

  • Распечатать и передать в бумажном виде
  • Отправить его ответственному менеджеру используя различные каналы связи (мессенджеры, эл.почта).
  • Прикрепить файл с печатной версией документа к документу реализации в 1С — в таком случае в EnDocs из 1С будет выгружен документ вместе с файлом печатной формы и сохранен в реестре «Продажи»

2. После получения подписанного контрагентом бумажного экземпляра документа — документ сканируется и скан сохраняется в специальную папку на диске, которая была указана в настройках модуля EnDocs Cloud для 1С  или отправляется на электронную   почту, указанную в настройках аккаунта EnDocs Cloud.

3. Скан подписанного документа автоматически попадает в список скан-копий документов на форме «Обработка скан-копий документов. 

4. Бухгалтер обрабатывает полученную скан-копию прикрепляя ее к документу 1С (созданному ранее в п.1)

 

Прикрепление скан-копии к документу реализации

Выберите нужную вам скан-копию документа на списке в форме «Обработка скан-копий документов»: 


Нажмите на кнопку «Открыть» на панели инструментов:

 

 

В форме «Скан-копия документа…»  нажмите на кнопку «Прикрепить» и выберите пункт «Реализация»

В открывшемся на экране списке документов-реализаций 1С выберите из списка нужный вам документ 1С. Для быстрого поиска нужного документа в списке реализацией вы можете воспользоваться полем поиска указав там например дату, номер или название контрагента


Нажмите кнопку «Выбрать»

После этих действий в EnDocs Cloud автоматически в реестре «Продажи» будет создана карточка документа с реквизитами, полученными из 1С и прикрепленным файлом скан-копии документа. 

 

Ввод договоров в 1С

Ввод договоров в 1С позволяет добавлять в 1С договоры созданные в EnDocs. В зависимости от настроек в 1С загружаются все договора или только согласованные. Для ввода договоров используется форма «Загрузка договоров», которая  содержит список  договоров, которые были созданы в EnDocs и позволяет добавить их в справочник договоров 1С. При этом добавленный таким образом договор, автоматически содержит ссылку на карточку договора в EnDocs что позволяет пользователю в интерфейсе 1С просматривать приложенные файлы в карточке договора. 

Процесс загрузки договоров состоит следующих шагов:

  1. Новые договоры автоматически загружаются в форму «Загрузка договоров»
  2. Если контрагент и организация, указанные в карточке договора есть в справочниках 1С (это определяется по реквизитам ИНН/КПП) то договор добавляется в 1С автоматически
  3. По договорам, для которых в справочниках 1С не были найдены организация или контрагент необходимо вручную указать соответствующие реквизиты, выбрав нужные из справочника 1С (как добавить договор вручную — см.ниже).

 

Форма «Загрузка договоров»

 


Реестр договора на форме представляет собой список договоров, состоящий из следующих столбцов (реквизитов):

  • Номер договора.  Номер договора, присвоенный ему в EnDocs Cloud
  • Дата договора. Дата договора, присвоенный ему в EnDocs Cloud
  • Дата загрузки.  Дата загрузки договора из EnDocs Cloud в 1С
  • Вид договора.  Вид договора в 1С. Изначально заполяняется в карточке договора в EnDocs Cloud
  • Сумма.  Сумма договора
  • Валюта.  Валюта договора. Изначально заполяняется в карточке договора в EnDocs Cloud
  • Контрагент.  Контрагент по договору
  • Организация.  Организация, к которой относится договор
  • Комментарий. Комментарий к договору. Изначально заполяняется в карточке договора в EnDocs Cloud и может быть изменен в 1С

На панели инструментов Загрузки договоров доступны следующие действия:

  • Загрузить. Загружает новые договоры, если они доступны
  • Открыть.  Открывает карточку договора для последующего до-заполнения реквизитов и сохранения в 1С. Если договор в 1С уже добавлен — открывается список файлов по договору для просмотра.
  • Скрыть из реестра. Скрывает договор в списке реестре. Используется если данный договор не требуется добавлять  в 1С.
  • Договор 1С. Открывает карточку договора в справочнике 1С
  • Детали обмена. открывает журнал обмена 1С с EnDocs Cloud. Информация из этого журнала необходима в случае наличия ошибок по документу

На панели инструментов формы так же доступны следующие фильтры:

  • Фильтр — позволяет отфильтровать скан-копии по состоянию их обработки:
    • На обработку  — показывает договора, которые еще не добавлены в 1С
    • Все — показывает все загруженные договора
    • Скрытые — показывает скрытые договоры.  Каждый скрытый договор можно вернуть в обработку путем выбора этого договора в списке и нажатию на кнопку «Вернуть в реестр»

 

Форма «Добавление договора в 1С»

 

Для ручного добавления договора в 1С необходимо выбрать нужный договор в реестре и нажать на кнопку «Открыть».

 

Заполнение реквизитов в 1С происходит автоматически на основе данных, полученных из EnDocs. Некоторые реквизиты могут быть не заполнены:

Поле «Контрагент» будет содержать пустое значение если он отсутствует в 1С.  Контрагента необходимо добавить в справочник 1С и заполнить реквизит.   

Для сохранения введенных данных нажмите «Сохранить и закрыть».

Для добавления договора в справочник 1С необходимо нажать на кнопку «Создать договор» и  договор будет добавлен в справочник 1С. 

 

Ввод документов в 1С

Ввод документов в 1С предназначен для:

  • создания в 1С документов поступлений по полученному скану и передачи в электронный архив
  • прикрепления полученных скан к проведенным документам поступлений или реализаций для передачи в электронный архив 
  • прикрепления полученного скан к договору и передачи в электронный архив. 

Для ввода документов  используется форма «Ввод документов в 1С», которая содержит реестр  скан-копий документов для их обработки.  Форма позволяет  работать со следующими видами документов:

№№ Документ 1С Поддерживаемые операции со сканом
1 Договор Создание/Прикрепление
2 Реализация (Товары, Услуги, Комиссия, Оборудование) Прикрепление 
3 Поступление (Товары, Услуги, Комиссия) Создание/Прикрепление
4 Поступление (Основные средства) Создание/Прикрепление
5 Поступление (Земельные участки) Создание/Прикрепление
6 Поступление (Услуги факторинга) Создание/Прикрепление
7 Поступление (Услуги лизинга) Создание/Прикрепление
8 Поступление (Оборудование) Создание/Прикрепление
9 Поступление (Объекты строительства) Создание/Прикрепление
10 Поступление (НМА) Создание/Прикрепление
11 Акт сверки Создание/Прикрепление
12 Авансовые отчет Создание/Прикрепление
13 Авансовые отчет по командировке Создание/Прикрепление

 

Реестр скан-копий документов

Реестр скан-копий доступен в форме «Ввод документов в 1С».  Скан-копии автоматически загружаются в реестр  из различных источников: локальных или сетевых папок, указанных в настройках модуля или из электронной почты, указанной в настройках вашего аккаунта в личном кабинете EnDocs Cloud.

 

«Ввод документов в 1С» предназначена для сокращения трудозатрат по наполнению электронного архива документов.   Процесс обработки скан-копий документов состоит следующих шагов:

  1. Скан-копии документов автоматически загружаются в реестр скан-копий на форме «Ввод документов в 1С» из сетевых папок или электронной почты.  
  2. Пользователь в 1С открывает скан-копию (просмотр скан-копии возможен прямо в 1С в отдельной закладке) и  выбирает  из списка какой документ 1С необходимо создать:  Поступление услуг, товаров , ОС, НМА и т.п. 
  3. Пользователь заполняет документ в 1С на основе данных скана проводит его. 
  4. Данные о проведенном документе отправляются в EnDocs Cloud в электронный архив.

Таким образом для ввода документа в электронный архив в EnDocs Cloud не требуется повторного ручного ввода реквизитов: они автоматически загружаются из 1С.


Реестр скан-копий содержит следующие столбцы:

  • Номер.  Порядковый номер скан-копии в реестре. Присваивается автоматически при загрузке скана
  • Дата загрузки скана. Показывает дату и время загрузки скан-копии в реестр
  • Статус. Показывает статус обработки скан-копии. У скан-копии могут быть следующие статусы:
    • Новый — новая, еще не обработанная пользователем скан-копия документа
    • Заполнен — скан-копия, по которой пользователь заполнил реквизиты документа.
    • К отправке  — показывает что скан-копия обработана и находится в статусе отправки в EnDocs Cloud
    • Отправлен — показывает что скан-копия полностью обработана.
    • Обновлен — показывает что документ 1С, к которому прикреплена скан-копия был изменен и новые данные отправлены в EnDocs Cloud
    • Отклонен — показывает отклоненные пользователем сканы
    • Ошибка — показывает что при отправке документа в EnDocs Cloud произошла ошибка.
  • Имя файла.  Показывает имя файла, содержащего скан-копию
  • Автор. Показывает имя пользователя, который загрузил скан-копию в реестр.
  • Отправитель. Показывает адрес электронной почты, с которой была отправлена скан-копия.
  • Документ 1С.  Содержит ссылку на документ 1С, к которому был прикреплен или который был создан на основе скана.            Предельный размер скан-копии составляет 30МБ.

На панели инструментов Ввод документов в 1С доступны следующие действия:

  • Загрузка. Загружает новые скан-копии, если они доступны
  • Открыть.  Открывает выбранную скан-копию на просмотр в отдельной вкладке
  • Документ 1С. Открывает прикрепленный к скан-копии документа 1С
  • Детали обмена. открывает журнал обмена 1С с EnDocs Cloud. Информация из этого журнала необходима в случае наличия ошибок по документу

На панели инструментов Ввод документов в 1С так же доступны следующие фильтры:

  • Статус — позволяет отфильтровать скан-копии в реестре по их статусу
  • Документы — позволяет отфильтровать скан-копии по состоянию их обработки:
    • В работе — показывает скан-копии со статусом «Заполнен» и «Новый»
    • Все — показывает все скан-копии документов
  • Автор — позволяет отфильтровать скан-копии по пользователю, загрузившему скан-копию

В нижней части формы вам доступна  информация:

  • Версия модуля.  Если на сервер доступна более свежая версия то показывается ссылка на новую версию.
  • Актуальная версия на сервере.
  • Статус вашего аккаунта: Активный или Блокирован.
  • Объем использованного места в облачном хранилище

 

Работа со скан-копией

 

Для того что бы создать по скану документ или прикрепить скан к существующему документу или договору выберите его  в реестре и нажмите кнопку «Открыть» — откроется новое окно «Просмотр скан-копии», которая позволяет:

  • прикрепить скан  к существующему документу в 1С
  • создать новый документ 1С
  • отклонить скан в случае если в нем найдена ошибка

 

В форме «Просмотр скан-копии» вам доступны следующие действия:

  • «Создать» — создает и открывает в отдельной вкладке нужный вам документ 1С для его дальнейшего заполнения.
  • «Прикрепить» — прикрепляет скан-копию к уже проведенному в 1С документу.
  • «Отклонить» — позволяет отклонить скан, если не может быть принят к учету.  Отклонение доступно только для сканов, полученных по электронной почте. В случае отклонения отправитель получить уведомление на электронную почту.

При просмотре скана вы можете масштабировать изображение документа и поворачивать по часовой или против часовой стрелки

 

Подробная инструкция по вводу документов доступна в следующих разделах справки:

  1. Как ввести в 1С документ от поставщика
  2. Как прикрепить скан к документу реализации

 

Счета и оплаты

Модуль EnDocs Cloud для 1С позволяет удобно и эффективно организовать работу со счетами и оплатами. 

 

Счета для покупателей

Все счета для покупателей созданные в 1С можно отправить в EnDocs в реестр «Счета» по команде «Отправить в EnDocs Cloud». В EnDocs передаются все реквизиты счета и печатная форма, включая факсимиле, если оно настроено в 1С.  Пользователям, работающим с клиентами в EnDocs в реестре «Счета» будут доступны счета для покупателей. После получения выписки из банка об оплате счета данные так же передаются в EnDocs для изменения статуса счета на «оплачен».

Работа с счетами поставщиков

Вы можете вводить в EnDocs счета от поставщиков. Для этого используется реестр документов «Счета». Все входящие счета (Счета поставщиков) в зависимости от ваших настроек будут отправляться в 1С сразу или после их согласования. В 1С счета от поставщиков доступны в форме «Загрузка счетов» расположенная в разделе «Главное» — «EnDocs Cloud». 


Форма содержит список счетов, состоящий из следующих столбцов (реквизитов):

  • Номер счета.  
  • Дата счета. 
  • Контрагент.  
  • Организация.
  • Комментарий
  • Платежное поручение. 

На панели инструментов Загрузки договоров так же доступны следующие фильтры:

  • Виды счетов:
    • Входящие   — показывает счета от поставщиков, загруженные из EnDocs
    • Исходящие — показывает для покупателей, выгруженные в EnDocs
  • Виды счетов:
    • Все   — показывает все счета, в не зависимости от их состояния
    • На обработку — в зависимости от значения фильтра «Виды счетов» показывает неоплаченные счета от поставщиков или счета для покупателей,  не выгруженные в EnDocs
    • Скрытые — показывает скрытые счета.  Каждый скрытый счет можно вернуть в обработку путем выбора этого счета в списке и нажатию на кнопку «Вернуть в реестр»

На панели инструментов доступны следующие действия:

  • Загрузить. Загружает новые счета, если они доступны
  • Открыть.  В зависимости от значения фильтра «Виды счетов» — открывает карточку  входящего счета  для просмотра и создания платежного поручения или созданный счет для покупателя, для отправки его в EnDocs.
  • Скрыть из реестра. Скрывает счет в списке. Используется если данный счет не требуется обрабатывать.
  • Документ 1С. В зависимости от значения фильтра «Виды счетов»  открывает платежное поручение по счету поставщика или счет для покупателя.
  • Детали обмена. открывает журнал обмена 1С с EnDocs Cloud. Информация из этого журнала необходима в случае наличия ошибок по документу
  •  

Создание платежного поручения по счету поставщика

Для создания платежного поручения выберите счет в списке на нажмите на кнопку «Открыть».

Проверь что данные на скан счета соответствуют данным на форме и нажмите кнопку «Создать платеж»

 

Проведите созданное платёжной поручение и отправьте его в банк.  После оплаты счет будет помечен как оплаченный и данные об оплате будут отправлены в EnDocs