Расширенный поиск

Расширенный поиск позволяет создавать сложные запросы при формировании подборок документов. Вы можете добавлять различные условия и группы условий используя логический оператор И/ИЛИ. 

В окне конструктора доступно создание поиска с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку «+». 

1. Расширенный поиск доступен по кнопке «фильтра» в правом верхнем углу экрана.

2. В окне конструктора вы можете задать поиск с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку в виде плюса. Добавьте нужные условия выбрав нужные вам реквизиты и их значения, Используйте логический оператор И/ИЛИ для задания различных значений при поиске документов.

3. После чего отобразится подобранный согласно заданным критериям список документов.

 

Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.

 

 

Поиск по реквизитам

В EnDocs Cloud поддерживается фильтрация и сортировка документов в реестрах, а так же поиск документов по заданным вами критериям и значениям. Это позволяет быстро выполнять необходимые подборки документов и выгружать их на диск.

 

Фильтрация документов в реестре.

Отсортировать документ можно кликнув на соответствующий столбец в реестре документов.

Для того чтобы отфильтровать документы, выберите одно из имеющихся значений нажав на кнопку фильтра в заголовке столбца.
Установите галочки в необходимых полях и нажмите кнопку ОК.

 

Поиск по реквизитам.

Вы можете искать документы задавая различные значения в реквизитах документов используя поисковое поле под заголовком столбца в реестре документов.

 

Вы так же можете установить более сложный фильтр нажав на кнопку «лупы» и выбрав условие поиска:

 

Далее в поле введите нужное вам значение:

 

Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.

 

 

Загруженные сканы

В данном реестре отображаются все файлы загруженные из почтового адреса и сервера FTP.

Как настроить загрузку документов из почты вы можете посмотреть в разделе  Загрузка документов из электронной почты.

Также вы можете загрузить файлы со своего компьютера, нажав кнопку  Загрузить и распознать  .

 

Вы можете создавать карточки документов для скан-копий, находящихся в реестре Загруженные сканы двумя способами:

  • Создав карточку используя модуль EnDocs Cloud для 1С,
  • Создав карточку документа непосредственно в реестре Загруженные сканы.

 

Создание документа в реестре «Загруженные сканы».

 

1. В EnDocs Cloud в списке документов выберите нужный и нажмите на кнопку в виде трех точек в конце поля. В выпадающем списке выберите Создать документ.

 

2. В появившемся окне в левой верхней части выберите Тип документа

 

3. Заполните реквизиты документа в карточке.

 

4. Нажмите кнопку Создать. Карточка документа отобразится в соответствующем реестре документов.
При нажатии кнопки Создать и посмотреть, созданная карточка откроется сразу.

Вы также можете отправить документ В архив, нажав соответствующую кнопку.

 

Кнопка «Прикрепить к документу»

1. Вы можете прикрепить скан к уже имеющемуся в системе документу, нажав кнопку Прикрепить к документу.

 

2. В появившемся окне выберите Тип документа.

3.  Найдите в списке необходимый документ и нажмите кнопку Прикрепить

 

 

Обмен ссылками на документ

Обмен ссылками позволяет пользователям при переписке в мессенджерах или почте указать тот или документ при обсуждении.  Для создания ссылки:

1. Выберите нужный вам документ и нажмите на кнопку в виде трех точек. В всплывающем меню выберите пункт Копировать ссылку. Ссылка будет скопирована в буфер обмена

 

Вставьте ссылку на документ в нужное вам место — мессенджер, почтовый клиент и т.п. используя комбинацию Ctrl+V на Windows или Cmd+V на MacOS.

 

Удаление документа

Для удаления документа:

1. Выберите нужный вам документ и нажмите на кнопку в виде трех точек. В выпадающем списке выберите пункт Удалить документ.

 

Права доступа на удаление документов изложены в разделе справки Описание прав доступа.

 

2. После нажатия в появившемся окне необходимо подтвердить/отклонить удаление.

 

Удаленные документы попадают в корзину. Их можно восстановить в течение 50-ти дней. После документы автоматически удалятся. Просмотреть корзину можно перейдя в раздел Документы.

 

Дополнительные поля

В EnDocs Cloud можно создавать дополнительные поля для разных типов документов.

Добавлять, редактировать и удалять дополнительные поля может пользователь с ролью Клиент Админ.

Для добавления дополнительного поля:

1. На главной странице в верхней панели выберите раздел Настройки.

 

2. В боковой панели перейдите в раздел Дополнительные поля

 

3. Для добавления поля в правом верхнем углу нажмите на кнопку Добавить.

 

 

4. В появившемся окне заполните Имя поля, выберите Тип документа и Тип поля.

Нажмите кнопку Сохранить.

 

5. Созданное поле появится нижней части карточки документа в разделе Дополнительные поля.

 

6. Также Вы можете вывести новые поля в реестр, нажав кнопку Выбор колонок на панели.

 

 

Шаблоны

В EnDocs Cloud есть возможность создавать шаблоны для разных типов документов.

Добавить шаблон может любой пользователь. Для редактирования и удаления необходимы права Клиент Админ.

Для добавления шаблона:

1. На главной странице в верхней панели выберите раздел Компания.

 

 

2. В боковой панели перейдите в раздел Шаблоны

 

3. Для добавления шаблона в правом верхнем углу нажмите на кнопку Добавить.

 

 

4. В появившемся окне выберите Тип документа и заполните Название шаблона. Добавьте документ для шаблона, нажав кнопку Загрузить. Размер загружаемого файла не должен превышать 3 Мб.
При необходимости введите комментарий.

Нажмите кнопку Сохранить.

 

5. При создании нового документа Вы сможете выбрать готовый шаблон и скачать его. Затем заполненный шаблон загрузить в карточку.

 

 

 

Заместители

В EnDocs Cloud можно настроить замещение сотрудников для процесса согласования документов.

Добавить заместителя может любой пользователь. Для редактирования и удаления необходимы права Клиент Админ.

Для добавления заместителя:

1. На главной странице в верхней панели выберите раздел Компания.

 

2. В боковой панели перейдите в раздел Заместители

 

3. Для добавления заместителя в правом верхнем углу нажмите на кнопку Добавить.

 

4. В появившемся окне заполните поля: Заместитель, Начало замещения, Окончание замещения. При необходимости введите комментарий.

Для изменения поля Пользователь нужны права Клиент Админ.

Нажмите кнопку Сохранить.

 

 

5. В появившемся окне предоставляется выбор «Заменить пользователя во всех активных задачах?».

При нажатии на кнопку Да все активные задачи будут назначены заместителю и отобразятся в его Личном кабинете в разделе Мои задачи.

 

 

Делегирование задач

В EnDocs Cloud в процессе согласования документа можно делегировать свою задачу другому пользователю.

Для делегирования задачи:

1. Нажмите на меню в виде трех точек в правом верхнем углу карточки. В выпадающем меню выберите пункт Делегировать задачу.

 

2. В появившемся окне выберите пользователя, которому нужно направить задачу.

 

3. В карточке документа во вкладке Лист согласования отобразится кем назначена задача и какому пользователю делегирована.

 

4. Назначенному сотруднику поступит уведомление по почте о новой задаче, а так же в личном кабинете появится задача на согласование документа.

 

 

Маршруты согласования

В системе возможна обработка документов по заранее настроенным маршрутам документов. Маршруты настраиваются отдельно для каждого типа документа, при этом можно создать несколько маршрутов на каждый тип документа.

Для добавления маршрута (необходимы права Клиент Админ):

1. На главной странице в верхней панели выберите раздел Настройки.

 

2. В боковой панели перейдите в раздел Маршруты .

 

3. Для добавления маршрута в правом верхнем углу нажмите на кнопку Добавить.

 

4. В появившемся окне введите Наименование маршрута и выберите Тип документа.

5. Добавьте согласующих, кликнув на поле «Выбрать исполнителя».

6. Выберите Тип задачи

Выберите тип согласования:

  • Последовательный. На данном этапе можно выбрать несколько исполнителей. При этом на данном этапе будет достаточно, чтобы документ согласовал или отклонил один из исполнителей, у остальных исполнителей этапа задание будет отозвано;
  • Параллельный. На данном этапе можно выбрать несколько исполнителей. Задачи будут назначены одновременно всем исполнителям, для завершения этапа необходимо решение от всех исполнителей.

 

7. Вы можете составить маршрут из нескольких этапов, нажав на кнопку Добавить. Также менять этапы местами. Для этого нажмите на этап левой кнопкой мыши и перетащите вверх или вниз. Вы можете удалять этапы с помощью корзины. После добавления необходимых этапов нажмите кнопку Сохранить.

 

8. Созданный маршрут появится в списке, где в дальнейшем можно будет отфильтровать и найти нужный маршрут. А в типе документа, для которого был создан маршрут, он появится в выпадающем меню.