Расширенный поиск

Расширенный поиск позволяет создавать сложные запросы при формировании подборок документов. Вы можете добавлять различные условия и группы условий используя логический оператор И/ИЛИ. 

В окне конструктора доступно создание поиска с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку «+». 

1. Расширенный поиск доступен по кнопке «фильтра» в правом верхнем углу экрана.

2. В окне конструктора вы можете задать поиск с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку в виде плюса. Добавьте нужные условия выбрав нужные вам реквизиты и их значения, Используйте логический оператор И/ИЛИ для задания различных значений при поиске документов.

 

3. После чего отобразится подобранный согласно заданным критериям список документов.

Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.

 

Поиск по реквизитам

В EnDocs Cloud поддерживается фильтрация и сортировка  документов в реестрах, а так же поиск документов по заданным вами критериям и значениям. Это позволяет быстро выполнять необходимые подборки документов и выгружать их на диск.

 

Фильтрация документов в реестре.

Отсортировать документ можно кликнув на соответствующий столбец в реестре документов.

Для того чтобы отфильтровать документы, выберите одно из имеющихся значений нажав на кнопку фильтра в заголовке столбца.
Установите галочки в необходимых полях и нажмите кнопку ОК.

 

Поиск по реквизитам.

Вы можете искать документы задавая различные значения в реквизитах документов используя поисковое поле под заголовком столбца в реестре документов.

Вы так же можете установить более сложный фильтр нажав на кнопку «лупы» и выбрав условие поиска:

Далее в поле введите нужное вам значение:

 

Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.

 

Необработанные сканы

В данном реестре отображаются все файлы загруженные из почтового адреса и сервера FTP.

Как настроить загрузку документов из почты вы можете посмотреть в разделе  Загрузка документов из электронной почты.

 

Вы можете создавать карточки документов для скан-копий, находящихся в реестре «Необработанные» двумя способами:

  • Создав карточку используя модуль EnDocs Cloud для 1С,
  • Создав карточку документа непосредственно в реестре «Необработанные».

 

Создание документа в реестре «Необработанные».

 

1. В EnDocs Cloud в списке документов выберите нужный и нажмите на кнопку в виде трех точек в конце поля. В выпадающем списке выберите Создать документ.

 

2. В появившемся окне в левой верхней части выберете Тип документа

 

3. Заполните реквизиты документа на карточке.

 

 

4. Нажмите кнопку Сохранить. Карточка документа отобразится в соответствующем реестре документов.
При нажатии кнопки
Создать и открыть, созданная карточка откроется сразу.

Вы также можете отправить документ В архив, нажав соответствующую кнопку.

 

Обмен ссылками на документ

Обмен ссылками позволяет пользователям при переписке в мессенджерах или почте указать тот или документ при обсуждении.  Для создания ссылки необходимо:

1. Выберите нужный вам документ и нажмите на кнопку  в виде трех точек. В всплывающем меню выберите пункт Копировать ссылку.  Ссылка будет скопирована в буфер обмена

 

Вставьте ссылку на документ в нужное вам место — мессенджер, почтовый клиент и т.п. используя комбинацию Ctrl+V на Windows или Cmd+V на MacOS.

 

Удаление документа

Для удаления документа:

1. Выберите нужный вам документ и нажмите на кнопку в виде трех точек. В выпадающем списке выберите пункт Удалить Документ.

Права доступа на удаление документов изложены в разделе справки Описание прав доступа..

 

2. После нажатия в появившемся окне необходимо подтвердить/отклонить удаление.

Удаленные документы попадают в корзину. Их можно восстановить в течение 50-ти дней. После документы автоматически удалятся. Просмотреть корзину можно перейдя в раздел Настройки, выбрав вкладку Корзина.

 

Маршруты согласования

В системе возможна обработка документов по заранее настроенным маршрутам документов. Маршруты настраиваются отдельно для каждого типа документа, при этом можно создать несколько маршрутов на каждый тип документа.

Для добавления маршрута (необходимы права Клиент Админ):

1. На главной странице в правом верхнем углу нажмите на выпадающее меню, выберите пункт Настройки.

 

2. В боковой панели перейдите в раздел Маршруты.

 

3. Для добавления маршрута в правом верхнем углу нажмите на +.

 

4. В появившемся окне введите Наименование маршрута и выберите Тип документа.

5. Добавьте согласующих, кликнув на +.

Выберите Тип согласования:

  • Последовательный. На данном этапе можно выбрать несколько исполнителей. При этом на данном этапе будет достаточно, чтобы документ согласовал или отклонил один из исполнителей, у остальных исполнителей этапа задание будет отозвано;
  • Параллельный. На данном этапе можно выбрать несколько исполнителей. Задачи будут назначены одновременно всем исполнителям, для завершения этапа необходимо решение от всех исполнителей.

 

6. Добавьте Исполнителей. Выберите Тип задачи. Нажмите кнопку Ок.

7. Вы можете составить маршрут из нескольких этапов, нажав на +. Также менять этапы местами, используя стрелки в левой колонке, и удалять с помощью корзины. После добавления необходимых этапов нажмите кнопку Сохранить.

 

8. Созданный маршрут появится в списке, где в дальнейшем можно будет отфильтровать и найти нужный маршрут. А в типе документа, для которого был создан маршрут, он появится в выпадающем меню.

 

 

Согласование документа

В EnDocs Cloud по документам можно запускать рабочие процессы (workflow) для автоматизации различных процессов вроде согласования договоров, заявок на оплату, регистрации документов и т.п.  Наличие веб-доступа позволяет согласовывать документы из любого места, при наличии доступа в интернет, и таким образом организовать совместную работу с документами для филиалов или дистанционных работников. 

 

Запуск документа согласования

Для создания рабочего процесса по документу и запуска на согласование:

1. Откройте нужный вам документ.

 

2. В появившемся окне в верхней части выберете вкладку Согласование

Если администратор настроил маршруты согласования для данного типа документа, необходимо его выбрать. Как настраивать маршруты описано в разделе Маршруты согласования.

 

В этапах маршрута можно изменять только Срок согласования и Текст задачи. Удалять и менять последовательность этапов маршрута нельзя.

 

4. Вы можете добавить этапы к существующему маршруту, нажав на +, которые возможно редактировать, менять местами и удалять. Либо создайте свой маршрут, если нет созданных администратором. В появившемся окне заполните все необходимые поля.

Поля отмеченные * обязательны для заполнения.

 

Выберите Тип согласования:

  • Последовательный. На данном этапе можно выбрать несколько исполнителей. При этом на данном этапе будет достаточно, чтобы документ согласовал или отклонил один из исполнителей, у остальных исполнителей этапа задание будет отозвано;
  • Параллельный. На данном этапе можно выбрать несколько исполнителей. Задачи будут назначены одновременно всем исполнителям, для завершения этапа необходимо решение от всех исполнителей.

Укажите согласующих в поле Исполнитель и желаемый срок согласования. В поле Текст задачи можно указать дополнительные сведения по необходимости.

Выберите Тип задачи:

  • Согласование — для данного типа задачи согласующему доступно два действия: «Согласовать» и «Отклонить» 
  • Исполнение — для данного типа задачи согласующемуся доступно одно действие: «Выполнить» 
  • Ознакомление —  для данного типа задачи согласующемуся доступно одно действие: «Ознакомиться» 
  • Подписание — для данного типа задачи согласующему доступны следующие действия:
    • для обычных документов — два действия: «Подписать» и «Отклонить» 
    • для документов ЭДО/Диадок — два действия: «Подписать» и «Отказать в подписи» . Для выполнения этих действий пользователю нужна электронная подпись на токене.

Нажмите кнопку ОК.

 

5. Для запуска процесса согласования нажмите на кнопку Старт. После чего в появившемся окне необходимо подтвердить запуск.

 

После запуска документа на согласование — у первых в списке Исполнителей в личном кабинете появится задача на согласование документа и поступит уведомление по почте о новой задаче. После выполнения назначенной задачи, система автоматически создаст задачу для следующих Исполнителей. 

Документ, отправленный вами на Согласование, отобразится в вашем Личном кабинете в разделе Мои документы на обработке. Вы всегда можете посмотреть статус согласования документа.

6. При необходимости (например, нужно внести правки в документ) вы можете прервать согласование и запустить позднее повторно.

 

 

Согласование Документа Исполнителем

О поступлении документа на согласование Исполнитель получит уведомление на электронную почту. Так же задача отобразится в Личном кабинете в разделе Мои Задачи.

 

Пример уведомления на электронную почту.

 

Пример документа на согласование в Личном кабинете.

 

Для дальнейшей работы с документом просто перейдите по ссылке из полученного письма, или выберите документ в разделе Мои задачи.
После чего в открывшейся карточке документа, в верхней части вы можете Согласовать или Отклонить задачу. 

При отклонении документа необходимо обязательно ввести комментарий.

 

История согласования

На закладке История согласования в карточке документа отображаются вся история согласования.
Запуск процессов согласования, установленные сроки выполнения, что поможет видеть как происходит или происходил процесс согласования.

 

 

Редактирование документа

Для изменения реквизитов документа, добавления или удаления файлов в карточке документа:

1. Выберите документ, в котором хотите произвести изменения.

 

2. В карточке документа измените нужные вам реквизиты.

Для добавление файла нажмите на кнопку в виде плюса и выберите файл на диске. Чтобы удалить файл в карточке нажмите на кнопку в виде Корзины.


 

В поступлениях и входящих счетах доступна возможность проставить оплату документа. Для этого необходимо поставить галочку  в соответствующем пункте . После этого инициатору придет уведомление об оплате.

 

4. Нажмите кнопку Сохранить для сохранения произведенных изменений.

 

Важно. Для документов c иконкой 1C и Диадок доступно только добавление или удаление файлов. Внесение изменений в реквизиты невозможно. Изменить документы с иконкой 1С можно в только в программе 1С.  Изменение документов с иконкой Диадок невозможно. 

 

Создание нового документа

Создать (добавить) новый документ в систему можно через личный кабинет пользователя или перейдя в соответствующий реестр. Для создания новых документов используется кнопка Создать документ:

1. В разделе Личный кабинет на главной странице кликнете на кнопку Создать документ.

2. В появившемся списке выберете необходимый тип и вид документа.

 

3. На экране откроется карточка документа, в которой вам необходимо заполнить реквизиты документа.

 

Реквизиты «Организация», «Контрагент» и «Договоры» являются справочниками — вы можете выбрать соответствующий элемент, кликнув на иконку лупы и выбрав нужный вам элемент из списка.  

 

Так же можно найти нужные данные просто набрав часть названия, и в выпадающем меню на реквизите отобразятся подходящие значения.

Если нужная организация или например контрагент отсутствуют в справочнике — вы можете непосредственно из карточки документа создать нового, кликнув по иконке «+» на реквизите.

Для добавление файла нажмите на кнопку в виде «+» и затем выберите на диске нужный вам файл — он будет загружен в карточку.

Чтобы удалить файл из карточки нажмите на кнопку в виде Корзины.

4. Заполните поля карточки и нажмите Сохранить. Или нажмите кнопку В Архив, если хотите ограничить доступ к редактированию и запуску документа на согласование.