Канцелярия

С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процессы канцелярии в компании.

 

 

Процесс обработки входящих документов состоит из следующих этапов:

1. Заведение входящего документа в систему:

  • Непосредственно из реестров системы
  • На основе скана, отправленного на почту/ftp
    • Отправьте скан на заранее настроенный почтовый ящик/FTP
    • Документы через некоторые время появятся в реестре Необработанные (сканы)
    • Откройте документ из реестра Необработанных, заполните необходимые реквизиты и сохраните изменения.

 

 2. Исполнение входящего документа (опционально):

Входящий документ может быть отправлен в системе на исполнение. Исполнители могут быть выбраны вручную инициатором или определены заранее настроенным маршрутом (доступно для тарифов Стандарт, Расширенный и ПРО).

 

 3. Оповещение об исполнение документа (опционально)

Делопроизводителю автоматически будет отправлено оповещение об исполнении документа.

 

Процесс обработки исходящих документов состоит из следующих этапов:

1.Заведение документа в систему:

  • Непосредственно из реестров системы
  • На основе скана, отправленного на почту/ftp
    • Отправьте скан на заранее настроенный почтовый ящик/FTP
    • Документы через некоторые время появятся в реестре Необработанные (сканы)
    • Откройте документ из реестра Необработанных, заполните необходимые реквизиты и сохраните изменения.

 

2.Согласование документа в системе (опционально):

Исходящий документ может быть отправлен в системе на согласование согласно внутренним регламентам компании. Согласующие могут быть выбраны вручную инициатором или определены заранее настроенным маршрутом (доступно для тарифов Стандарт, Расширенный и ПРО).

 

3.Отправка документа получателю (опционально):

Исходящий документ после согласовании распечатывается, подписывается и отправляется получателю. Оригинал сканируется и прикладывается к имеющейся карточке.

 

Для настройки модуля:

  1. Добавьте пользователей системы
  2. Заполните справочник организаций
  3. Настройте права доступа к документам
  4. Настройте маршруты согласования документов (при необходимости)
  5. Настройте импорт документов из электронной почты/FTP (при необходимости)

 

Подписание кадровых документов

EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс подписания кадровых документов компании с помощью электронной подписи сотрудников.

 

Процесс обработки кадровых документов состоит из следующих этапов:

 1. Заведение документа в систему:

  • Непосредственно из реестров системы
  • На основе скана, отправленного на почту/ftp
    • Отправьте скан на заранее настроенный почтовый ящик/FTP
    • Документы через некоторые время появятся в реестре Необработанные (сканы)
    • Откройте документ из реестра Необработанных, заполните необходимые реквизиты (необходимо указать значение поля ЭДО = КЭП) и сохраните изменения. 
  • Автоматически из Кадровой системы
    • После настройки подключения вашей кадровой системы через API (доступно для тарифов Расширенный и ПРО) к EnDocs Cloud, документы будут автоматически создаваться в реестре «Кадры», с заполненными реквизитами и приложенными сканами.

 

  2. Подписание кадрового документа:

Кадровые документы можно подписывать электронной подписью в рамках процесса обработки документа.

Для этого:

  • В случае ручного создания документа, запустите процесс по документу, указав исполнителем сотрудника и тип этапа «Подписание»
  • В случае использования интеграции с кадровой системой через API, документ будет автоматически направлен на подписание сотруднику.

 

3. Оповещение HR о подписании документа:

Сотруднику HR автоматически будет отправлено оповещение о подписании документа.

 

Для настройки модуля:

  1. Добавьте пользователей системы
  2. Настройте права доступа к документам
  3. Настройте импорт документов из электронной почты/FTP (при необходимости)
  4. Настройте интеграцию Кадровой системы с EnDocs Cloud (при необходимости)

 

Подготовка бухгалтерских документов для клиентов

С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процесс подготовки бухгалтером документов для ваших клиентов.

 

Процесс обработки подготовки клиентских документов состоит из следующих этапов:

 1. Запрос бухгалтеру на подготовку документов:

  • Через механизм служебных записок
    • Нажмите создать документ на верхней панели
    • Выберите Служебную записку, заполните реквизиты, в комментарии укажите какие документы необходимо создать
    • Отправьте документ на согласование бухгалтеру, нажав кнопку «На согласование» и выбрав исполнителем бухгалтера
  • Через другие сервисы коммуникации (Email, Мессенджеры, телефон)

 

 2. Подготовка документов бухгалтером документов и отправка клиенту:

  • Для документов ЭДО Диадок:
    • Бухгалтер готовит в учетной системе документы и отправляет их клиенту
    • Документы автоматически загружаются в EnDocs Cloud
    • Если запрос был оформлен через Служебную записку, бухгалтер завершает задачу
  • Для бумажных документов при использовании Расширения 1С:
    • Бухгалтер создает в 1С документы реализации и с помощью кнопки «Прикрепить скан-копию» отправляют эти документы в EnDocs Cloud. На документы автоматически создаются карточки
    • Если запрос был оформлен через Служебную записку, бухгалтер указывает в карточке ссылки на созданные документы и завершает задачу
    • Инициатор получает оповещение о том, что его запрос был исполнен. По ссылке из оповещения он открывает созданные документы, распечатывает их, подписывает и передает клиенту.
    • После получения подписанных клиентом бумажных документов оригиналы сканов можно прикрепить к ранее созданным карточкам
  • Для бумажных документов без использования Расширения:
    • Бухгалтер создает в 1С документы реализации, формирует печатные формы
    • Если запрос был оформлен через Служебную записку, бухгалтер прикрепляет файлы к карточке и завершает задачу
    • Инициатор получает оповещение о том, что его запрос был исполнен. По ссылке из оповещения он открывает созданные документы, распечатывает их, подписывает и передает клиенту.

 

 3. Оповещение об оплате.

Если пакет документов содержал счет, Инициатор получает автоматическое оповещение от том, что клиент его оплатил. Данный функционал доступен при использовании Расширения

 

Для настройки модуля:

  1. Добавьте пользователей системы
  2. Настройте права доступа к документам
  3. Установите и настройте Расширение 1С (при необходимости)
  4. Подключите загрузку документов из Диадок (при необходимости).

 

Обработка бухгалтерских документов поставщиков

С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процесс обработки бухгалтерских документов поставщиков.

 

Процесс состоит из следующих этапов:

 1. Заведение поступления в систему:

  • Непосредственно из реестров системы
  • На основе скана, отправленного на почту/ftp. Отправленные документы могут проходить распознавание, упрощая ввод документов
    • Отправьте скан на заранее настроенный почтовый ящик/FTP
    • Документы через некоторые время появятся в реестре Необработанные (сканы)
    • Откройте документ из реестра Необработанных, заполните необходимые реквизиты и сохраните изменения. Если подключена опция распознавания и документ успешно распознался, большая часть реквизитов будет заполнена автоматически. В случае, если процесс согласования/подписания поступлений не предусмотрен, карточку документа заполнять не нужно – бухгалтер увидит документ непосредственно в 1С.
  • Автоматически из Диадок (необходима регистрация в Контур.Диадок)

 

 2. Согласование поступления в системе (опционально):

Созданное поступление может быть отправлено в системе на согласование согласно внутренним регламентам компании. Согласующие могут быть выбраны вручную инициатором или определены заранее настроенным маршрутом (доступно для тарифов Стандарт, Расширенный и ПРО)

 

 3. Подписание поступления (опционально):

Документы ЭДО Диадок можно подписывать в рамках процесса обработки документа. Для этого:

  • Настройте маршрут с этапом «Подписание»
  • Укажите в настройках пользователей, имеющих право подписи документов
  • На этапе «Подписание» пользователю будет предложено перейти по ссылке в документ Диадок и там подписать документ

 

 4. Отражение поступления в учете бухгалтером:

  • Если предусмотрен процесс согласования/подписания поступлений:
    • Бухгалтер получает все согласованные поступления в журнале «Поступления» в 1С.
    • На основе записей из журнала формируются документы 1С
    • Инициатор получает автоматическое оповещение что его документ был принят к учету
  • Если процесс согласования/подписания не предусмотрен:
    • Бухгалтер получает документы в журнале 1С «Загруженные из Почты/FTP»
    • В журнале 1С бухгалтер может отклонить документ. Отправитель получит оповещение с комментарием бухгалтера
    • Если документ устраивает бухгалтера, на основе записей из журнала формируется документ 1С. Инициатор получает автоматическое оповещение что его документ был принят к учету

 

Для настройки модуля:

  1. Добавьте пользователей системы
  2. Заполните справочники организаций и контрагентов
  3. Настройте права доступа к документам
  4. Настройте маршруты согласования документов (при необходимости)
  5. Установите и настройте Расширение 1С (при необходимости). Включите настройку для загрузки поступлений в 1С а также настройку оповещения о принятии документов к учету
  6. Подключите загрузку документов из Диадок (при необходимости). Настройте подписантов для документов Диадок
  7. Настройте импорт документов из электронной почты/FTP (при необходимости)

 

Согласование и подписание договоров

EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс согласования и подписания (в том числе электронной подписью) договоров в компании.

 

Процесс обработки договоров состоит из следующих этапов:

 1. Заведение договора в систему:

  • Непосредственно из реестров системы
  • Автоматически из Диадок (необходима регистрация в Контур.Диадок)
    • После настройки подключения к Диадок (доступно для тарифов Расширенный и ПРО), договоры будут автоматически скачиваться из Диадок и помещаться в реестры Договоры и Необработанные (ЭДО)

 

 2. Согласование договора в системе:

Созданный договор может быть отправлен в системе на согласование согласно внутренним регламентам компании. Согласующие могут быть выбраны вручную инициатором или определены заранее настроенным маршрутом (доступно для тарифов Стандарт, Расширенный и ПРО)

 

 3. Подписание договора:

  • Договоры ЭДО Диадок можно подписывать в рамках процесса обработки документа. Для этого:
    • Настройте маршрут с этапом «Подписание»
    • Укажите в настройках пользователей, имеющих право подписи документов
    • Установите на рабочем месте подписанта необходимое программное обеспечение
    • На этапе «Подписание» пользователю будет предложено перейти по ссылке в документ Диадок и там подписать документ
  • Бумажный договор
    • Инициатор на соответствующем этапе согласования распечатывает согласованный текст договора и подписывает его у руководителя. После того, как обе стороны подписали договор, его можно отсканировать и прикрепить к карточке документа

 

 4. Заведение договора в 1С бухгалтером (опционально)

При использовании Расширения согласованные договоры в 1С создаются в 1С из журнала Договоры

 

Для настройки модуля:

  1. Добавьте пользователей системы
  2. Заполните справочники организаций и контрагентов
  3. Настройте права доступа к документам
  4. Настройте маршруты согласования документов (при необходимости)
  5. Настройте рабочее место подписанта договоров Диадок (при необходимости)
  6. Установите и настройте Расширение 1С (при необходимости). Включите настройку для загрузки договоров в 1С
  7. Подключите загрузку документов из Диадок (при необходимости). Настройте подписантов для документов Диадок

 

Согласование счетов

Автоматизация процесса согласования счетов в EnDocs Cloud поможет упорядочить и ускорить процесс оплаты счетов от поставщиков.

 

Процесс обработки счетов состоит из следующих этапов:

 1. Заведение счета в систему:

  • Непосредственно из реестров системы
  • На основе скана, отправленного на почту/ftp. Отправленные документы могут проходить распознавание, упрощая ввод документов
    • Отправьте скан на заранее настроенный почтовый ящик/FTP
    • Документы через некоторые время появятся в реестре Необработанные (сканы)
    • Откройте документ из реестра Необработанных, заполните необходимые реквизиты и сохраните изменения. Если подключена опция распознавания и документ успешно распознался, большая часть реквизитов будет заполнена автоматически.
  • Автоматически из Диадок (необходима регистрация в Контур.Диадок)
    • После настройки подключения к Диадок (доступно для тарифов Расширенный и ПРО), счета будут автоматически скачиваться из Диадок и отображаться в реестрах Счета и Необработанные (ЭДО)

 

2. Согласование счета в системе:

Созданный счет может быть отправлен в системе на согласование согласно внутренним регламентам компании. Согласующие могут быть выбраны вручную инициатором или определены заранее настроенным маршрутом (доступно для тарифов Старт, Стандарт, Расширенный и ПРО)

 

3. Оплата счета и оповещение инициатора об оплате:

    • Бухгалтер получает все согласованные счета в журнале «Счета на оплату» в 1С
    • На основе записей из журнала формируется платежное поручение
    • После оплаты, инициатору автоматически будет отправлено соответствующее оповещение
  • Без использования интеграции
    • Бухгалтер проводит платеж в учетной системе
    • На последнем этапе процесса согласования Бухгалтер проставляет в карточке Счета номер и дату платежного поручения, а также признак «Оплачено»
    • Инициатору автоматически будет отправлено соответствующее оповещение

 

Для настройки модуля:

  1. Добавьте пользователей системы
  2. Заполните справочники организаций и контрагентов
  3. Настройте права доступа к документам
  4. Настройте маршруты согласования документов (при необходимости)
  5. Установите и настройте Расширение 1С (при необходимости). Включите настройку для загрузки счетов в 1С
  6. Подключите загрузку документов из Диадок (при необходимости)
  7. Настройте импорт документов из электронной почты/FTP (при необходимости)

 

Хранение документов (электронный архив)

EnDocs Cloud позволяет организовать хранение документов в любом формате. EnDocs Cloud позволяет организовать хранение документов в любом формате.

 

Документы могут быть созданы в EnDocs Cloud следующими способами:

 1. Вручную пользователями системы:

    • Непосредственно из реестров системы
    • На основе скана, отправленного на почту/ftp. Отправленные документы могут проходить распознавание, упрощая ввод документов
      • Отправьте скан на заранее настроенный почтовый ящик/FTP
      • Документы через некоторые время появятся в реестре Необработанные (сканы)
      • Откройте документ из реестра Необработанных, заполните необходимые реквизиты и сохраните изменения. Если подключена опция распознавания и документ успешно распознался, большая часть реквизитов будет заполнена автоматически.

 

 2. Автоматически из 1С (при использовании расширения для 1С)

    • При использовании Расширения, в 1С доступна кнопка Прикрепить скан-копию. После прикрепления скан-копии к документу 1С, в EnDocs Cloud будет автоматически создана карточка документа с приложенным сканом
    • Документ станет доступен пользователям EnDocs Cloud в соответствующем реестре (Бухгалтерия, Счета и оплаты, Договоры) и бухгалтерам по кнопке Просмотреть скан-копию на документе 1С

 

 3. Автоматически из Диадок (необходима регистрация в Контур.Диадок)

    • После настройки подключения к Диадок (доступно для тарифов Расширенный и ПРО), документы будут автоматически скачиваться из Диадок и станут доступны в соответствующих реестрах, а также в реестре Необработанные (ЭДО)

 

Для настройки модуля:

  1. Добавьте пользователей системы
  2. Заполните справочники организаций и контрагентов
  3. Настройте права доступа к документам
  4. Установите и настройте Расширение 1С (при необходимости)
  5. Подключите загрузку документов из Диадок (при необходимости)
  6. Настройте импорт документов из электронной почты/FTP (при необходимости)