Справочники

В EnDocs Cloud системе имеется базовый набор справочников, которые используются в любых приложениях. К ним относятся справочники контрагентов, организаций и пользователей (сотрудников).   

Справочник контрагентов содержит информацию о контрагентах, с которыми в организации ведутся хозяйственные операции.   Справочник доступен в настройках системы.

Справочник организаций содержит список ваших юр.лиц – вы можете хранить и работать с документами сразу по несколькими юр.лицам в одном аккаунте. Справочник доступен в настройках системы.

Справочник проектов содержит список проектов, которые ведутся в организации. Справочник доступен в настройках системы.

Справочники Контрагентов и Организаций автоматически пополняются при обмене документами с 1С. Так же возможно ведение и редактирование справочников непосредственно в EnDocs Cloud

 

Карточка документа

Каждый документ в системе представлен электронной карточкой и соответствующей скан-копией документа в его оригинальном виде (с печатями, подписями и т.п.). 

Карточка содержит основные реквизиты документа, историю изменений, историю ЭДО и файлы скан-копий документа. 

 

Используя карточку, вы можете: 

  • просматривать историю изменений, историю ЭДО и согласования документа 
  • просматривалось прикреплённые скан-копии 
  • просматривать и редактировать реквизиты документы при наличии прав доступа 
  • запускать согласование документа 
  • просматривать лист согласования 
  • отправить документ в Архив

 

Важно: если документ был загружен из  1С — то такой документ нельзя изменить или удалить через интерфейс EnDocs Cloud. Его изменение и удаление необходимо делать в 1С

 

Реестры документов

Все документы в EnDocs Cloud сгруппированы по реестрам.  Каждый реестр содержит документы определенного типа.  

Реестры документов находятся на главной странице, в левой  боковой панели. 

 

     Реестры документов:  

  • Бухгалтерия — документы поступлений от поставщиков и документы реализации для клиентов: Счета, Фактуры, УПД, Акты, Накладные, Приложения к первичным документам
  • Счета – выставленные и исходящие счета 
  • Договоры – договоры и дополнительные соглашения с контрагентами 
  • Банк – платёжные поручения и банковские выписки 
  • Авансовые отчеты – авансовые отчеты сотрудников 
  • Отчётность – бухгалтерская, налоговая и внутренняя отчётность  
  • Корреспонденция – входящая и исходящая корреспонденция 
  • Служебные записки – обеспечение взаимодействия сотрудников из разных подразделений
  • Склад — складские документы: накладные, ТОРГ-2, перемещения и пр
  • Тех. Документация — технические документы: проекты, сметы, технологии и пр
  • Кадры — кадровые документы: должностные инструкция, табели, трудовые договоры и пр
  • Прочие – регламенты, положения, инструкции, приказы, и пр
  • Необработанные – файлы загруженные из почтового адреса и сервера FTP.

 

Работа с реестрами документов

 

На реестрах документов вам доступна панель инструментов при помощи которой вы можете:

  • Скачать файлы выбранных документов
  • Экспортировать выбранные документы в таблицу Excel
  • Развернуть реестр во весь экран
  • Обновить содержимое реестра
  • Настроить отображение столбцов в реестре

 

Личный кабинет

EnDocs Cloud помогает упростить и оптимизировать процессы обработки документов. Интерфейс системы построен по принципу «единого окна», в качестве которого выступает «Личный кабинет» сотрудника. В Личном кабинете сотрудника консолидируется вся необходимая актуальная информация о документах и задачах, требующих его внимания. Таким образом система позволяет минимизировать потери времени, связанные с поиском необходимой информации, предоставляя ее на единой персональной странице.

Личный кабинет открывается по умолчанию при авторизации пользователя в системе.  Так же перейти к нему можно кликнув по соответствующему пункту в боковом левом меню.

 

Что доступно в  Личном кабинет: 

1 — Создание документов. см. Создание документов. 

2 — Все мои документы. В данном разделе хранятся все созданные вами документы 

3 — Мои задачи. В таблице отображаются все поставленные Вам задачи.(согласование/исполнение) 

4 — Мои документы на обработке. Отображаются задачи поставленные Вами (согласование/исполнение). 

5 — Избранное. Вы можете добавлять документы в избранное для более оперативной работы с ним. 

6 — Новости сервиса. Новостная лента приложения, вы будете в курсе новых возможностей.