В EnDocs Cloud можно загружать сканы документов используя электронную почту. Все загруженные сканы попадают в реестр Загруженные сканы. Далее по этим сканам можно создать карточку документа непосредственно в EnDocs Cloud или в 1С используя Необработанные (загрузка из E-mail/FTP).
Вы можете использовать один почтовый адрес для загрузки документов или, если у вас несколько юридических лиц, добавить для каждой организации отдельный почтовый ящик.
* Сканы документов загружаются в формате PDF.
ВНИМАНИЕ! Для целей загрузки документов в Endocs Cloud рекомендуется создать специальный почтовый ящик. А также создать папки для обработанных и ошибочных сканов.
Для загрузки документов из почты:
1. На главной странице в верхнем меню выберите раздел Настройки.
2. В боковой панели слева перейдите в раздел Импорт документов, нажмите кнопку Добавить и выберите E-mail.
3. В появившемся окне Настройки E-mail необходимо заполнить все поля. Данные можно получить у администратора вашего почтового сервиса. Для публичных почтовых сервисов данные можно найти в разделе справки по настройке почтовых программ.
Для основных почтовых сервисов настройки следующие:
| Почтовый сервис | Адрес почтового сервера | Порт |
| Yandex | imap.yandex.ru | 993 |
| imap.mail.ru | 993 | |
| Gmail | imap.gmail.com | 993 |
В поле Сервер нужно указать адрес почтового сервера, использующий протокол IMAP. В поле Порт прописать порт для настройки IMAP. В полях Пользователь и Пароль указать логин и пароль вашей электронной почты. Поставить галочку TLS.
При успешном подключении будет соответствующее уведомление.
ВНИМАНИЕ! Для работы необходимо активировать возможность подключения по IMAP.
| Почтовый сервис | Настройка подключения |
| Yandex | Справа вверху шестеренка -> Прочие-> Почтовые программы -> Поставить галочку «Разрешить доступ к почтовому ящику с помощью почтовых клиентов. С сервера imap.yandex.ru по протоколу IMAP» |
|
Справа вверху значок аккаунта-> Пароль и безопасность-> Пароли внешних приложений-> Добавить-> Созданный пароль использовать для Настроек E-mail |
|
| Gmail | Справа вверху шестеренка-> Все настройки-> Пересылка и POP/IMAP-> Поставить точку «Включить IMAP» |
Для загрузки документов из почты:
4. Отобразятся дополнительные поля в которых необходимо выбрать папки для обработки писем.
- Папка входящих — указывает на папку из которой будут загружаться письма со сканами документов
- Папка обработанных — в данную папку перемещаются все письма, которые были успешно обработаны — сканы из них были загружены
- Папка ошибочных — в эту папку перемещаются письма, в процессе обработки которых произошла ошибка.
В поле Распознавание документов в выпадающем списке вы можете выбрать один из пунктов:
- Распознавать документы комплектами — на каждый отправленный файл будет создан один документ. Например: на отправленные накладную, счет и счет-фактуру в одном PDF файле будет создано Поступление с заполненными соответствующими реквизитами. Этот способ удобен, когда вы сканируете документы комплектами
- Распознавать документы по отдельности — каждый отправленный файл будет разделен на документы, которые в него входят. Например: на отправленные накладную, счет и счет-фактуру в одном PDF файле будет создано 3 соответствующих документа. Этот параметр подойдет, когда у вас сканы содержат документы из разных пакетов.
При необходимости в поле Загрузка документов для Организации в выпадающем списке можете выбрать Организацию. В таком случае загруженные сканы будут сразу прикреплены к указанной организации.
5. Нажмите кнопку Сохранить.
Созданное подключение будет отображаться в поле Настройка импорта документов.
Для сканирования документов можно использовать приложения на смартфоне : Файлы для IOS и Google Диск для Android.
Ознакомьтесь со статьями как сканировать документы на iPhone через приложение Файлы и как сканировать документы с помощью Google Диска на Android.
.
