Контроль наличия документов

Вы можете контролировать наличие документов используя сервис EnDocs Cloud. Каждый документ, к которому был прикреплен файл скан-копии автоматически сохранятся в электронном архиве.

Такие документы (и договоры в справочнике договоров 1С) имеют признак «Скан»


 

Вы можете фильтровать документы в журнале по значению поля «Скан» и таким определять по каким документам у вас есть скан-копии в архиве, а по каким нет.

 

Прикрепление файлов с проведенным документам 1С

В отдельных случаях, например для старых документов или договоров необходимо прикрепить файлы документов для их последующего хранения в архиве. Для этого в EnDocs Cloud для 1С предусмотрена отдельная возможность прикрепления файлов непосредственно из документа или на списке документов поступлений/реализаций.  Так же вы можете прикреплять файлы к договорам в справочнике договоров в 1С.  По договорам или документам поступлений/реализаций к которым были прикреплены файлы — в EnDocs Cloud будут автоматически созданы карточки документов с  прикрепленными файлами.

 

Как прикрепить файл к документу в 1С

Откройте журнал реализаций в 1С (Тоже самое можно сделать в журнале поступлений 1С или справочнике договоров)

 

Выберите нужный документ и в меню «EnDocs.Cloud» нажмите «Прикрепить скан документа». В диалоговом окне выберите нужный вам файл в формате pdf.  Скан будет прикреплен к документу и автоматически отправлен в облачный архив.

 

Расширенный поиск

Расширенный поиск позволяет создавать сложные запросы при формировании подборок документов. Вы можете добавлять различные условия и группы условий используя логический оператор И/ИЛИ. 

В окне конструктора доступно создание поиска с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку «+». 

1. Расширенный поиск доступен по кнопке «фильтра» в правом верхнем углу экрана.

2. В окне конструктора вы можете задать поиск с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку в виде плюса. Добавьте нужные условия выбрав нужные вам реквизиты и их значения, Используйте логический оператор И/ИЛИ для задания различных значений при поиске документов.

3. После чего отобразится подобранный согласно заданным критериям список документов.

 

Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.

 

Поиск по реквизитам

В EnDocs Cloud поддерживается фильтрация и сортировка  документов в реестрах, а так же поиск документов по заданным вами критериям и значениям. Это позволяет быстро выполнять необходимые подборки документов и выгружать их на диск.

 

Фильтрация документов в реестре.

Отсортировать документ можно кликнув на соответствующий столбец в реестре документов.

Для того чтобы отфильтровать документы, выберите одно из имеющихся значений нажав на кнопку фильтра в заголовке столбца.
Установите галочки в необходимых полях и нажмите кнопку ОК.

 

Поиск по реквизитам.

Вы можете искать документы задавая различные значения в реквизитах документов используя поисковое поле под заголовком столбца в реестре документов.

Вы так же можете установить более сложный фильтр нажав на кнопку «лупы» и выбрав условие поиска:

Далее в поле введите нужное вам значение:

 

Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.

 

Необработанные сканы

В данный реестр отображаются все файлы загруженные из почтового адреса и сервера FTP.

 

 

Как настроить загрузку документов из почты вы можете посмотреть в разделе  Загрузка документов из электронной почты

 

 

 

 

 

Вы можете создавать карточки документов для скан-копий, находящихся в реестре «Необработанные» двумя способами:

  • Создав карточку используя модуль EnDocs Cloud для 1С. 
  • Создав карточку документа непосредственно в реестре «Необработанные»

 

Создание документа в реестре «Необработанные».

Вы можете создавать карточки документов для скан-копий, находящихся в реестре «Необработанные» двумя способами:

Для этого :

1. В списке документов выберите нужный и нажмите на кнопку в виде трех точек в конце поля. В выпадающем списке выберите Создать документ.

2. В появившемся окне в левой верхней части выберете Тип документа

3. Заполните реквизиты документа на карточке.

 

4 Нажмите кнопку Сохранить.Карточка документа отобразиться в соответствующем реестре документов

 

Справочники

В EnDocs Cloud системе имеется базовый набор справочников, которые используются в любых приложениях. К ним относятся справочники контрагентов, организаций и пользователей (сотрудников).   

Справочник контрагентов содержит информацию о контрагентах, с которыми в организации ведутся хозяйственные операции.   Справочник доступен в настройках системы.

Справочник организаций содержит список ваших юр.лиц – вы можете хранить и работать с документами сразу по несколькими юр.лицам в одном аккаунте.  Справочник доступен в настройках системы.

 

Справочники Контрагентов и Организаций автоматически пополняются при обмене документами с 1С. Так же возможно ведение и редактирование справочников непосредственно в EnDocs Cloud

 

Как выгрузить все документы на Яндекс Диск

В системе EnDocs Cloud предусмотрено резервное копирование. Процесс создания копии данных, предназначенном для восстановления данных. 

Для создание резервной копии надо:

1. На главной странице в правом верхнем углу нажать на выпадающее меню, выбрать вкладку Настройки.

2. Далее в разделе Резервное копирование нажмите кнопку запустить копирование.

3. После завершения копирования на электронную почту поступит письмо с ссылкой на хранилище. Так же ссылка будет доступна в поле Лог. Резервная копия будет доступна в течении 10 дней, после автоматически очиститься.

 

Как обработать скан документа поступления

Обработка документов реализаций позволяет автоматизировать  процесс работы с документами поступлений от поставщиков.


 

Процесс обработки документа состоит из следующих этапов:

1  Если документ получен от поставщика в бумажной виде — он должен быть отсканировал и сохранен в папку, указанную в настройках модуля EnDocs Cloud для 1С. Вы так же можете сообщить своим поставщикам адрес электронной почты, указанный в настройках аккаунта EnDocs Cloud — в таком случае поставщики могут отправлять вам сканы документов на электронную почту. Такие сканы будут загружены в EnDocs Cloud автоматически и переданы в 1С для обработки. 

 

Все сканы документов, полученные по электронной почте доступны в EnDocs Cloud в реестре документов «Необработанные»

2 Бухгалтер в 1С, используя форму «Обработка скан-копий документов» обрабатывает полученные сканы и создает по ним документы поступлений в 1С. 

3 По обработанным бухгалтером сказам документов в EnDocs Cloud автоматически создаются карточки документов в реестре «Покупки» и к ним пристреляются файлы скан-копий.

 

Обработка скан-копии документа поступления

 

Выберите нужную вам скан-копию документа на списке в форме «Обработка скан-копий документов»: 

 

Нажмите на кнопку «Открыть» на панели инструментов:


В форме «Скан-копия документа…»  нажмите на кнопку «Создать» и выберите нужный вам вид документа поступления.

В открывшемся на экране форме документа-поступления заполните необходимые поля используя данные скан-копии


Проведите созданный документ в 1С.

После этих действий в EnDocs Cloud автоматически в реестре «Покупки» будет создана карточка документа с реквизитами, полученными из 1С и прикрепленным файлов скан-копии документа.