Автоматизации

Автоматизации позволяют уменьшить количество ручных операций в системе. С их помощью можно запускать автоматически новые документы на согласовании и отправлять уведомления и переносить документы в архив.

Для настройки автоматизации нужно перейти в раздел Настройки -> Автоматизации (доступно для пользователей с правами Клиент Админ) и нажать кнопку «Добавить».

 

В EnDocs доступны следующие типы автоматизаций:

 

1. Запуск процесса

Документы, которые прошли успешное распознавание или поступили из Диадок могут быть автоматически запущены по маршруту согласования. При создании данного типа автоматизации необходимо выбрать тип документа, источник (Диадок или система распознавания), маршрут согласования и инициатора.

Если система смогла распознать пользователя, который направил документы в систему, она использует его как инициатора. В противном случае будет использован инициатор из настроек автоматизации

 

2. Отправка оповещений

Система может направлять опущения пользователям в случае наступления определенных событий:

  • Поступление нового документа Диадок;
  • Поступление нового распознанного документа;
  • Поступление нового нераспознанного документа.

 

При создании данного типа автоматизации необходимо выбрать получателей оповещения, тему письма и тип события.

 

3. Перенос в архив

 

Система может автоматически переносить в архив документы в случае наступления определенных событий:

 

  • Поступление нового документа Диадок;
  • Поступление нового распознанного документа;

 

При создании данного типа автоматизации необходимо выбрать тип документа и тип события.

 

Как очистить кэш в браузерах

Google Chrome

Для очистки кэша в браузере Google Chrome нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Del или:

1. Нажмите на значок с тремя горизонтальными точками в правом верхнем углу экрана.

2. В раскрывшемся меню наведите курсор на пункт Дополнительные инструменты. В следующем меню выберите пункт Удаление данных о просмотренных страницах.

 

3. В открывшемся окне выберите Временной диапазон — Все время. Отметьте галочкой пункт Изображения и другие файлы, сохраненные в кеше.

Нажмите кнопку Удалить данные.

 

 

Mozilla Firefox 

Для очистки кэша в браузере Mozilla Firefox:

1. Нажмите на значок с тремя горизонтальными полосками в правом верхнем углу экрана.

2. Выберите пункт Настройки.

 

3. В меню слева откройте раздел Приватность и защита и найдите в нем блок под названием Куки и данные сайтов. Затем нажмите на кнопку Удалить данные...

 

4.  Отметьте галочкой пункт Кэш веб-содержимого и нажмите на кнопку Удалить.

 

 

Opera

Для очистки кэша в браузере Opera нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Del или:

1. Перейдите в Настройки браузера, нажав на значок шестеренки в меню слева.

В блоке Безопасность и конфиденциальность откройте пункт Очистить историю посещений.

 

2. В открывшемся окне выберите Временной диапазон — Все время. Отметьте галочкой пункт Кэшированные изображения и файлы.

Нажмите кнопку Удалить данные.

 

 

 

Яндекс. Браузер

Для очистки кэша в браузере Яндекс.Браузере нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Del или:

1. Нажмите на значок с тремя горизонтальными полосками в правом верхнем углу экрана.

2. В раскрывшемся меню выберите пункт Настройки.

 

3. В меню слева перейдите в Системные настройки и нажмите на пункт Очистить историю.

 

4. В появившемся окне выберите временной диапазон – За все время.

5. Отметьте галочкой пункт Файлы сохраненные в кеше.

Нажмите кнопку Очистить.

 

 

Работа с распознанными документами в EnDocs Cloud

Загруженные документы попадают в реестр Загруженные сканы.

 

В столбце Статус распознавания отображаются статусы документов:

  1.  Отправка на распознавание — документ ожидает отправку на распознавание,
  2.  На распознавании — документ находится на распознавании,
  3.  Распознано — документ распознан,
  4.  Ошибка распознавания — не удалось распознать документ,
  5.  Ошибка определения типа документа — не удалось распознать тип документа,
  6.  Ошибка обработки результатов — произошла внутренняя ошибка сервера. Напишите в поддержу с указанием ссылки на документ.

 

Создание документа

Создайте документ на основе распознанного скана.

Для этого:

 1. Кликните на три точки в правой части поля документа и в выпадающем меню выберете Создать документ.

 

 2. При создании документа, если он был успешно распознан, тип документа и поля будут заполнены автоматически.

 

 3. Нажмите кнопку Создать. Карточка документа отобразится в соответствующем реестре документов.
При нажатии кнопки Создать и посмотреть, созданная карточка откроется сразу.

Вы также можете отправить документ В архив, нажав соответствующую кнопку.

 

 

 

Как включить распознавание документов

Система автоматически распознает документы, загруженные в реестр Загруженные из e-mail или ftp-сервера.

 

Функция распознавания документов находится в статусе публичного тестирования.

Для того что бы принять участие в тестировании, необходимо подать заявку в тех.поддержку.

 

 

 

 

 

 

Требования к сканам

Все документы комплекта (пакета) первичных документов необходимо сканировать в один файл: то есть, например, счет-фактура и товарная накладная по одной операции должны быть отсканированы в один файл.

  • Рекомендуемое качество сканирования: 300 dpi
  • Скан должен быть в формате PDF
  • Размер отправляемого на распознавание файла не должен превышать 20 Мб
  • Для корректного распознавания типа документа необходимо заполнить справочник организаций с указанием ИНН/КПП юридических лиц вашей компании
  • Для корректной подстановки в карточку контрагентов, необходимо заполнить справочник контрагентов, указав их ИНН/КПП.

 

 

 

Распознавание документов в EnDocs Cloud

В EnDocs Cloud реализована возможность распознавать документы, загруженные из e-mail и сервера FTP.

Сервис позволяет загружать и распознавать следующие документы:

  • товарные накладные (форма ТОРГ-12);
  • счета-фактуры;
  • универсальный передаточные документы (УПД);
  • акты выполненных работ (печатаная форма 1С);
  • счета на оплату (печатная форма 1С).

 

Первичные бухгалтерские документы, хранятся в электронном архиве EnDocs в виде электронных карточек документов и могут быть следующих типов:

1. Поступление – комплект первичных документов от поставщика. Содержит такие документы как УПД, Акт или Товарная накладная, Счет-фактура при наличии НДС, Счет на оплату и иной отчетный документ, приложенный поставщиком,

2. Реализация – комплект первичных документов для клиента. Содержит такие документы как УПД, Акт или Товарная накладная, Счет-фактура при наличии НДС, Счет для клиента,

3. Счет-фактура – отдельный счет-фактура на аванс,

4. Счет на оплату – отдельный счет на оплату для клиента или от поставщика.

 

EnDocs распознает и автоматически заполняет следующие реквизиты электронной карточки:

Реквизит документа

Правила распознавания

Номер

Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте

Дата

Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте

Сумма

Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте

НДС

Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте

Организация

Это одно из ваших юридических лиц. Извлекается из УПД, Товарной накладной, Акта или счета-фактуры в зависимости наличия в комплекте.

Для автоматического заполнения данного реквизита ваше юридическое лицо должно быть обязательно заранее добавлено в справочник Организаций вашего аккаунта

По данному реквизиту система определяет направление документа – Входящий/Исходящий или  Поступление/Реализация

Сопоставляется по ИНН/КПП

Контрагент

Ваш контрагент. Извлекается из полей Продавец или Покупатель из УПД, Товарной накладной, Акта или  счета-фактуры в зависимости от наличия в комплекте и направления документа.

Сопоставляется по ИНН/КПП

Номер СЧФ

Номер счета-фактуры. Извлекается из счета-фактуры при наличии в комплекте

Дата СЧФ

Дата счета-фактуры. Извлекается из счета-фактуры при наличии в комплекте

Номер счета

Номер счета. Извлекается из счета на оплату при наличии в комплекте

Дата счета

Дата счета. Извлекается из счета на оплату при наличии в комплекте

Сумма к оплате

Сумма счета. Извлекается из счета на оплату при наличии в комплекте

Табличная часть 

Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте.

 

 

 

 

Канцелярия

С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процессы канцелярии в компании.

 

 

Процесс обработки входящих документов состоит из следующих этапов:

1. Заведение входящего документа в систему:

  • Непосредственно из реестров системы
  • На основе скана, отправленного на почту/ftp
    • Отправьте скан на заранее настроенный почтовый ящик/FTP
    • Документы через некоторые время появятся в реестре Загруженные (сканы)
    • Откройте документ из реестра Загруженных, заполните необходимые реквизиты и сохраните изменения.

 

 2. Исполнение входящего документа (опционально):

Входящий документ может быть отправлен в системе на исполнение. Исполнители могут быть выбраны вручную инициатором или определены заранее настроенным маршрутом (доступно для тарифов Стандарт, Расширенный и ПРО).

 

 3. Оповещение об исполнение документа (опционально)

Делопроизводителю автоматически будет отправлено оповещение об исполнении документа.

 

Процесс обработки исходящих документов состоит из следующих этапов:

1.Заведение документа в систему:

  • Непосредственно из реестров системы
  • На основе скана, отправленного на почту/ftp
    • Отправьте скан на заранее настроенный почтовый ящик/FTP
    • Документы через некоторые время появятся в реестре Загруженные (сканы)
    • Откройте документ из реестра Загруженных, заполните необходимые реквизиты и сохраните изменения.

 

2.Согласование документа в системе (опционально):

Исходящий документ может быть отправлен в системе на согласование согласно внутренним регламентам компании. Согласующие могут быть выбраны вручную инициатором или определены заранее настроенным маршрутом (доступно для тарифов Стандарт, Расширенный и ПРО).

 

3.Отправка документа получателю (опционально):

Исходящий документ после согласовании распечатывается, подписывается и отправляется получателю. Оригинал сканируется и прикладывается к имеющейся карточке.

 

Для настройки модуля:

  1. Добавьте пользователей системы
  2. Заполните справочник организаций
  3. Настройте права доступа к документам
  4. Настройте маршруты согласования документов (при необходимости)
  5. Настройте импорт документов из электронной почты/FTP (при необходимости)

 

Подписание кадровых документов

EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс подписания кадровых документов компании с помощью электронной подписи сотрудников.

 

Процесс обработки кадровых документов состоит из следующих этапов:

 1. Заведение документа в систему:

  • Непосредственно из реестров системы
  • На основе скана, отправленного на почту/ftp
    • Отправьте скан на заранее настроенный почтовый ящик/FTP
    • Документы через некоторые время появятся в реестре Загруженные сканы
    • Откройте документ из реестра Загруженных, заполните необходимые реквизиты (необходимо указать значение поля ЭДО = КЭП) и сохраните изменения. 
  • Автоматически из Кадровой системы
    • После настройки подключения вашей кадровой системы через API (доступно для тарифов Расширенный и ПРО) к EnDocs Cloud, документы будут автоматически создаваться в реестре «Кадры», с заполненными реквизитами и приложенными сканами.

 

  2. Подписание кадрового документа:

Кадровые документы можно подписывать электронной подписью в рамках процесса обработки документа.

Для этого:

  • В случае ручного создания документа, запустите процесс по документу, указав исполнителем сотрудника и тип этапа «Подписание»
  • В случае использования интеграции с кадровой системой через API, документ будет автоматически направлен на подписание сотруднику.

 

3. Оповещение HR о подписании документа:

Сотруднику HR автоматически будет отправлено оповещение о подписании документа.

 

Для настройки модуля:

  1. Добавьте пользователей системы
  2. Настройте права доступа к документам
  3. Настройте импорт документов из электронной почты/FTP (при необходимости)
  4. Настройте интеграцию Кадровой системы с EnDocs Cloud (при необходимости)

 

Подготовка бухгалтерских документов для клиентов

С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процесс подготовки бухгалтером документов для ваших клиентов.

 

Процесс обработки подготовки клиентских документов состоит из следующих этапов:

 1. Запрос бухгалтеру на подготовку документов:

  • Через механизм служебных записок
    • Нажмите создать документ на верхней панели
    • Выберите Служебную записку, заполните реквизиты, в комментарии укажите какие документы необходимо создать
    • Отправьте документ на согласование бухгалтеру, нажав кнопку «На согласование» и выбрав исполнителем бухгалтера
  • Через другие сервисы коммуникации (Email, Мессенджеры, телефон)

 

 2. Подготовка документов бухгалтером документов и отправка клиенту:

  • Для документов ЭДО Диадок:
    • Бухгалтер готовит в учетной системе документы и отправляет их клиенту
    • Документы автоматически загружаются в EnDocs Cloud
    • Если запрос был оформлен через Служебную записку, бухгалтер завершает задачу
  • Для бумажных документов при использовании Расширения 1С:
    • Бухгалтер создает в 1С документы реализации и с помощью кнопки «Прикрепить скан-копию» отправляют эти документы в EnDocs Cloud. На документы автоматически создаются карточки
    • Если запрос был оформлен через Служебную записку, бухгалтер указывает в карточке ссылки на созданные документы и завершает задачу
    • Инициатор получает оповещение о том, что его запрос был исполнен. По ссылке из оповещения он открывает созданные документы, распечатывает их, подписывает и передает клиенту.
    • После получения подписанных клиентом бумажных документов оригиналы сканов можно прикрепить к ранее созданным карточкам
  • Для бумажных документов без использования Расширения:
    • Бухгалтер создает в 1С документы реализации, формирует печатные формы
    • Если запрос был оформлен через Служебную записку, бухгалтер прикрепляет файлы к карточке и завершает задачу
    • Инициатор получает оповещение о том, что его запрос был исполнен. По ссылке из оповещения он открывает созданные документы, распечатывает их, подписывает и передает клиенту.

 

 3. Оповещение об оплате.

Если пакет документов содержал счет, Инициатор получает автоматическое оповещение от том, что клиент его оплатил. Данный функционал доступен при использовании Расширения

 

Для настройки модуля:

  1. Добавьте пользователей системы
  2. Настройте права доступа к документам
  3. Установите и настройте Расширение 1С (при необходимости)
  4. Подключите загрузку документов из Диадок (при необходимости).

 

Обработка бухгалтерских документов поставщиков

С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процесс обработки бухгалтерских документов поставщиков.

 

Процесс состоит из следующих этапов:

 1. Заведение поступления в систему:

  • Непосредственно из реестров системы
  • На основе скана, отправленного на почту/ftp. Отправленные документы могут проходить распознавание, упрощая ввод документов
    • Отправьте скан на заранее настроенный почтовый ящик/FTP
    • Документы через некоторые время появятся в реестре Загруженные (сканы)
    • Откройте документ из реестра Загруженных, заполните необходимые реквизиты и сохраните изменения. Если подключена опция распознавания и документ успешно распознался, большая часть реквизитов будет заполнена автоматически. В случае, если процесс согласования/подписания поступлений не предусмотрен, карточку документа заполнять не нужно – бухгалтер увидит документ непосредственно в 1С.
  • Автоматически из Диадок (необходима регистрация в Контур.Диадок)

 

 2. Согласование поступления в системе (опционально):

Созданное поступление может быть отправлено в системе на согласование согласно внутренним регламентам компании. Согласующие могут быть выбраны вручную инициатором или определены заранее настроенным маршрутом (доступно для тарифов Стандарт, Расширенный и ПРО)

 

 3. Подписание поступления (опционально):

Документы ЭДО Диадок можно подписывать в рамках процесса обработки документа. Для этого:

  • Настройте маршрут с этапом «Подписание»
  • Укажите в настройках пользователей, имеющих право подписи документов
  • На этапе «Подписание» пользователю будет предложено перейти по ссылке в документ Диадок и там подписать документ

 

 4. Отражение поступления в учете бухгалтером:

  • Если предусмотрен процесс согласования/подписания поступлений:
    • Бухгалтер получает все согласованные поступления в журнале «Поступления» в 1С.
    • На основе записей из журнала формируются документы 1С
    • Инициатор получает автоматическое оповещение что его документ был принят к учету
  • Если процесс согласования/подписания не предусмотрен:
    • Бухгалтер получает документы в журнале 1С «Загруженные из Почты/FTP»
    • В журнале 1С бухгалтер может отклонить документ. Отправитель получит оповещение с комментарием бухгалтера
    • Если документ устраивает бухгалтера, на основе записей из журнала формируется документ 1С. Инициатор получает автоматическое оповещение что его документ был принят к учету

 

Для настройки модуля:

  1. Добавьте пользователей системы
  2. Заполните справочники организаций и контрагентов
  3. Настройте права доступа к документам
  4. Настройте маршруты согласования документов (при необходимости)
  5. Установите и настройте Расширение 1С (при необходимости). Включите настройку для загрузки поступлений в 1С а также настройку оповещения о принятии документов к учету
  6. Подключите загрузку документов из Диадок (при необходимости). Настройте подписантов для документов Диадок
  7. Настройте импорт документов из электронной почты/FTP (при необходимости)