К каким документам можно прикреплять сканы?

 Модуль EnDocs Cloud для 1С поддерживает прикрепление сканов к следующим видам документов:

  • Договор
  • Реализация (Товары, Услуги, Комиссия, Оборудование)
  • Поступление (Товары, Услуги, Комиссия)
  • Поступление (Основные средства)
  • Поступление (Земельные участки)
  • Поступление (Услуги факторинга)
  • Поступление (Услуги лизинга)
  • Поступление (Оборудование)
  • Поступление (Объекты строительства)
  • Поступление (НМА)
  • Акт сверки
  • Авансовые отчет
  • Авансовые отчет по командировке

 

Ознакомьтесь так же со следующими разделами справочной системы:

Ввод документов в 1С

Как прикрепить скан к документу реализации

Как создать по скану документ поступления

Как прикрепить скан к проведенным документам 1С

 

 

Как подписать документ электронной подписью

EnDocs Cloud позволяет подписать любой документ квалифицированной электронной подписью. 

Подписание документов электронной подписью доступно только в ходе согласования документа.  Для этого рабочий процесс согласования документа должен включать задачу с типом «подписание».

 

1. Откройте карточку документа и выберете  в поле «ЭДО» значение «КЭП»


 

2.Перейдите на закладку «Согласование» и создайте новый рабочий процесс для подписания документа. Укажите последовательно необходимые этапы рабочего процесса создав, например:

  • Согласование юристом
  • Согласование бухгалтером
  • Подписание директором

Для этапа подписания директором в поле «Тип задачи» укажите «Подписание».  Запустите рабочий процесс. По документу запустится рабочий процесс согласования.  

  

Если вам нужно только подписать документ, не согласовывая его с другими сотрудниками или отправить его на подписание вашему руководителю — создайте рабочий процесс из одного этапа «Подписание» и запустите рабочий процесс:

3. По мере выполнения рабочего процесса документ поступит на подписание пользователю-подписанту. В отличие от других согласующих вместо команд «Согласовать»/»Отклонить» ему доступны команды «Подписать»/»Отклонить»

«Подписать» — позволяет пользователю-подписанту подписать документ электронной подписью

«Отклонить» — позволяет  пользователю отклонить документ, отказавшись от подписания.


Вставьте в USB-порт вашего компьютера токен с электронной подписью и нажмите на кнопку «Подписать».

Установленная на вашем компьютере программа Крипто ПРО запросит ваше подтверждение на дсотуп к токену. Разрешите доступ нажав кнопку «ОК» 

 

Выберите файлы, которые вы хотите подписать и нужный вам сертификат электронной подписи:

 

Нажмите кнопку «Подписать». Файлы в карточке документа будут подписаны электронной подписью.

На закладке «ЭДО» в карточке документа вы сможете посмотреть историю подписания — какие файлы, кем и когда подписались.


В списке файлов у подписанных файлов перед названием файла отображается специальная иконка, кликнув по которой вы можете скачать файл электронной подписи.


 

 

 

Контроль наличия документов

Вы можете контролировать наличие документов используя сервис EnDocs Cloud. Каждый документ, к которому был прикреплен файл скан-копии автоматически сохранятся в электронном архиве.

Такие документы (и договоры в справочнике договоров 1С) имеют признак «Скан»


 

Вы можете фильтровать документы в журнале по значению поля «Скан» и таким определять по каким документам у вас есть скан-копии в архиве, а по каким нет.

 

Прикрепление сканов в журналах 1С

В отдельных случаях, например для старых документов или договоров необходимо прикрепить файлы документов для их последующего хранения в архиве. Для этого в EnDocs Cloud для 1С предусмотрена отдельная возможность прикрепления файлов непосредственно из документа или на (журнале) списке документов поступлений/реализаций.  Так же вы можете прикреплять файлы к договорам в справочнике договоров в 1С.  По договорам или документам поступлений/реализаций к которым были прикреплены файлы — в EnDocs Cloud будут автоматически созданы карточки документов с  прикрепленными файлами.

 

Как прикрепить файл к документу в 1С

Откройте журнал реализаций в 1С (или журнал поступлений 1С или справочник договоров)

 

Выберите нужный документ и в меню «EnDocs.Cloud» нажмите «Прикрепить скан документа». В диалоговом окне выберите нужный вам файл в формате pdf.  Скан будет прикреплен к документу и автоматически отправлен в электронный архив.

 

Расширенный поиск

Расширенный поиск позволяет создавать сложные запросы при формировании подборок документов. Вы можете добавлять различные условия и группы условий используя логический оператор И/ИЛИ. 

В окне конструктора доступно создание поиска с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку «+». 

1. Расширенный поиск доступен по кнопке «фильтра» в правом верхнем углу экрана.

2. В окне конструктора вы можете задать поиск с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку в виде плюса. Добавьте нужные условия выбрав нужные вам реквизиты и их значения, Используйте логический оператор И/ИЛИ для задания различных значений при поиске документов.

3. После чего отобразится подобранный согласно заданным критериям список документов.

 

Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.

 

Поиск по реквизитам

В EnDocs Cloud поддерживается фильтрация и сортировка  документов в реестрах, а так же поиск документов по заданным вами критериям и значениям. Это позволяет быстро выполнять необходимые подборки документов и выгружать их на диск.

 

Фильтрация документов в реестре.

Отсортировать документ можно кликнув на соответствующий столбец в реестре документов.

Для того чтобы отфильтровать документы, выберите одно из имеющихся значений нажав на кнопку фильтра в заголовке столбца.
Установите галочки в необходимых полях и нажмите кнопку ОК.

 

Поиск по реквизитам.

Вы можете искать документы задавая различные значения в реквизитах документов используя поисковое поле под заголовком столбца в реестре документов.

Вы так же можете установить более сложный фильтр нажав на кнопку «лупы» и выбрав условие поиска:

Далее в поле введите нужное вам значение:

 

Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.

 

Необработанные сканы

В данный реестр отображаются все файлы загруженные из почтового адреса и сервера FTP.

 

 

Как настроить загрузку документов из почты вы можете посмотреть в разделе  Загрузка документов из электронной почты

 

 

 

 

 

Вы можете создавать карточки документов для скан-копий, находящихся в реестре «Необработанные» двумя способами:

  • Создав карточку используя модуль EnDocs Cloud для 1С. 
  • Создав карточку документа непосредственно в реестре «Необработанные»

 

Создание документа в реестре «Необработанные».

Вы можете создавать карточки документов для скан-копий, находящихся в реестре «Необработанные» двумя способами:

Для этого :

1. В списке документов выберите нужный и нажмите на кнопку в виде трех точек в конце поля. В выпадающем списке выберите Создать документ.

2. В появившемся окне в левой верхней части выберете Тип документа

3. Заполните реквизиты документа на карточке.

 

4 Нажмите кнопку Сохранить.Карточка документа отобразиться в соответствующем реестре документов