Вы можете контролировать наличие документов используя сервис EnDocs Cloud. Каждый документ, к которому был прикреплен файл скан-копии автоматически сохранятся в электронном архиве.
Такие документы (и договоры в справочнике договоров 1С) имеют признак «Скан»
Вы можете фильтровать документы в журнале по значению поля «Скан» и таким определять по каким документам у вас есть скан-копии в архиве, а по каким нет.
В отдельных случаях, например для старых документов или договоров необходимо прикрепить файлы документов для их последующего хранения в архиве. Для этого в EnDocs Cloud для 1С предусмотрена отдельная возможность прикрепления файлов непосредственно из документа или на списке документов поступлений/реализаций. Так же вы можете прикреплять файлы к договорам в справочнике договоров в 1С. По договорам или документам поступлений/реализаций к которым были прикреплены файлы — в EnDocs Cloud будут автоматически созданы карточки документов с прикрепленными файлами.
Как прикрепить файл к документу в 1С
Откройте журнал реализаций в 1С (Тоже самое можно сделать в журнале поступлений 1С или справочнике договоров)
Выберите нужный документ и в меню «EnDocs.Cloud» нажмите «Прикрепить скан документа». В диалоговом окне выберите нужный вам файл в формате pdf. Скан будет прикреплен к документу и автоматически отправлен в облачный архив.
В EnDocs Cloud можно загружать сканы документы, используя электронную почту. Все загруженные сканы попадают в реестр «Необработанные». Далее по этим сказам можно создать карточку документа непосредственно в EnDocs Cloud или в 1С используя «Обработку скан-копий документов«
Вы можете использовать один почтовый адрес для загрузки документов или — если у вас несколько юридических лиц — добавить для каждой организации отдельный почтовый ящик.
* Сканы документов загружаются в формате PDF.
Для загрузки документов и почты надо:
1. На главной странице в правом верхнем углу нажать на выпадающее меню и выбрать пункт Настройки.
2. В поле Настройка импорта документов нажмите на + и выберете E-mail.
3. В появившемся окне Настройки E-mail необходимо заполнить все поля, поставить галочку TLS .
При успешном подключении будет соответствующее уведомление.
4. Отобразятся дополнительные поля в которых необходимо выбрать папки для обработки писем.
При необходимости в поле Загрузка документов для Организации в выпадающем списке можете выбрать Организацию. В таком случае загруженные сканы будут сразу прикреплены к указанной организации.
5. Нажать кнопку Сохранить.
Созданное подключение будет отображаться в поле Настройка импорта документов.
Расширенный поиск позволяет создавать сложные запросы при формировании подборок документов. Вы можете добавлять различные условия и группы условий используя логический оператор И/ИЛИ.
В окне конструктора доступно создание поиска с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку «+».
1. Расширенный поиск доступен по кнопке «фильтра» в правом верхнем углу экрана.
2. В окне конструктора вы можете задать поиск с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку в виде плюса. Добавьте нужные условия выбрав нужные вам реквизиты и их значения, Используйте логический оператор И/ИЛИ для задания различных значений при поиске документов.
3. После чего отобразится подобранный согласно заданным критериям список документов.
Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.
В EnDocs Cloud поддерживается фильтрация и сортировка документов в реестрах, а так же поиск документов по заданным вами критериям и значениям. Это позволяет быстро выполнять необходимые подборки документов и выгружать их на диск.
Фильтрация документов в реестре.
Отсортировать документ можно кликнув на соответствующий столбец в реестре документов.
Для того чтобы отфильтровать документы, выберите одно из имеющихся значений нажав на кнопку фильтра в заголовке столбца.
Установите галочки в необходимых полях и нажмите кнопку ОК.
Поиск по реквизитам.
Вы можете искать документы задавая различные значения в реквизитах документов используя поисковое поле под заголовком столбца в реестре документов.
Вы так же можете установить более сложный фильтр нажав на кнопку «лупы» и выбрав условие поиска:
Далее в поле введите нужное вам значение:
Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.
 |
В данный реестр отображаются все файлы загруженные из почтового адреса и сервера FTP.
Как настроить загрузку документов из почты вы можете посмотреть в разделе Загрузка документов из электронной почты
|
Вы можете создавать карточки документов для скан-копий, находящихся в реестре «Необработанные» двумя способами:
Создание документа в реестре «Необработанные».
Вы можете создавать карточки документов для скан-копий, находящихся в реестре «Необработанные» двумя способами:
Для этого :
1. В списке документов выберите нужный и нажмите на кнопку в виде трех точек в конце поля. В выпадающем списке выберите Создать документ.
2. В появившемся окне в левой верхней части выберете Тип документа.
3. Заполните реквизиты документа на карточке.
4 Нажмите кнопку Сохранить.Карточка документа отобразиться в соответствующем реестре документов
В EnDocs Cloud системе имеется базовый набор справочников, которые используются в любых приложениях. К ним относятся справочники контрагентов, организаций и пользователей (сотрудников).
Справочник контрагентов содержит информацию о контрагентах, с которыми в организации ведутся хозяйственные операции. Справочник доступен в настройках системы.
Справочник организаций содержит список ваших юр.лиц – вы можете хранить и работать с документами сразу по несколькими юр.лицам в одном аккаунте. Справочник доступен в настройках системы.
Справочники Контрагентов и Организаций автоматически пополняются при обмене документами с 1С. Так же возможно ведение и редактирование справочников непосредственно в EnDocs Cloud
В системе EnDocs Cloud предусмотрено резервное копирование. Процесс создания копии данных, предназначенном для восстановления данных.
Для создание резервной копии надо:
1. На главной странице в правом верхнем углу нажать на выпадающее меню, выбрать вкладку Настройки.
2. Далее в разделе Резервное копирование нажмите кнопку запустить копирование.
3. После завершения копирования на электронную почту поступит письмо с ссылкой на хранилище. Так же ссылка будет доступна в поле Лог. Резервная копия будет доступна в течении 10 дней, после автоматически очиститься.
Раздел находится в разработке
Обработка документов реализаций позволяет автоматизировать процесс работы с документами поступлений от поставщиков.
Процесс обработки документа состоит из следующих этапов:
1 Если документ получен от поставщика в бумажной виде — он должен быть отсканировал и сохранен в папку, указанную в настройках модуля EnDocs Cloud для 1С. Вы так же можете сообщить своим поставщикам адрес электронной почты, указанный в настройках аккаунта EnDocs Cloud — в таком случае поставщики могут отправлять вам сканы документов на электронную почту. Такие сканы будут загружены в EnDocs Cloud автоматически и переданы в 1С для обработки.
Все сканы документов, полученные по электронной почте доступны в EnDocs Cloud в реестре документов «Необработанные»
2 Бухгалтер в 1С, используя форму «Обработка скан-копий документов» обрабатывает полученные сканы и создает по ним документы поступлений в 1С.
3 По обработанным бухгалтером сказам документов в EnDocs Cloud автоматически создаются карточки документов в реестре «Покупки» и к ним пристреляются файлы скан-копий.
Обработка скан-копии документа поступления
Выберите нужную вам скан-копию документа на списке в форме «Обработка скан-копий документов»:
Нажмите на кнопку «Открыть» на панели инструментов:
В форме «Скан-копия документа…» нажмите на кнопку «Создать» и выберите нужный вам вид документа поступления.
В открывшемся на экране форме документа-поступления заполните необходимые поля используя данные скан-копии
Проведите созданный документ в 1С.
После этих действий в EnDocs Cloud автоматически в реестре «Покупки» будет создана карточка документа с реквизитами, полученными из 1С и прикрепленным файлов скан-копии документа.
