Сервис EnDocs Cloud получил сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие»

Сервис EnDocs Cloud  успешно прошел сертификацию на получение статуса «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие как расширение к конфигурации «Бухгалтерия предприятия», ред. 3.0, разработанное в среде «1С:Предприятия 8.3» в режиме управляемого приложения.

EnDocs Cloud — облачная система электронного документооборота, позволяющая решать широкий спектр задач в области автоматизации документооборота, автоматизации бизнес-процессов, электронных архивов. Наличие готового коннектора к «1С:Предприятие 8» позволяет использовать систему как облачный архив для 1С.

EnDocs Cloud для 1С представляет собой расширение к типовым конфигурациям и набор программных компонент для организации электронного архива, работы с документами и обмена данными с сервисом EnDocs Cloud.

Расширение EnDocs.Cloud для 1С взаимодействует с облачным сервисом посредством REST API EnDocs.Cloud.

Особенности и возможности EnDocs Cloud для 1C:

  • Потоковая загрузка документов. Автоматическая загрузка скан-копий документов из сетевых папок, электронной почты и FTP.
  • Обработка скан-копий документов. Используя журнал «Обработка скан-копий» пользователь всегда может открыть скан-копию документа и создать на ее основе документ 1С. После проведения документ попадает в электронный архив EnDocs Cloud в соответствующий реестр в зависимости от типа документа.
  • Просмотр скан-копий документа в «1С:Предприятии». Пользователь всегда может просмотреть скан-копию нужного первичного документа или договора непосредственно в интерфейсе в 1С – достаточно выбрать документ и кликнуть по кнопке «Посмотреть скан-копию».
  • Контроль наличия документов. Каждый документ в журналах поступлений или реализаций, а также в справочнике договоров имеет реквизит «Скан». Благодаря этому реквизиту в списках документов, пользователь видит какие документы были отсканированы и сохранены в электронном архиве документов.

Расширение не является самостоятельным — для его работы необходимо наличие установленной типовой конфигурациям «Бухгалтерия предприятия», ред. 3.0, версии 3.0.77.95 и выше на базе платформы «1С:Предприятия 8.3» версии 3.0.77.95 и выше.

Крупное обновление EnDocs.Cloud

Встречайте первое крупное обновление EnDocs Cloud:

  • Для начала работы с EnDocs Cloud больше не требуется подключение к 1С
  • Карточка документа. Дважды кликните по документу или по кнопке «Открыть документ» — откроется карточка с реквизитами документа, списком файлов и историей измененений.
  • Создавайте и изменяйте документы в браузере, используя интерфейс карточки документа.
  • Корреспонденция — регистрируйте и храните отправленные и полученные письма, договоры и прочие документы
  • Добавлены новые типы и виды документов:
    • ОРД — приказы, инструкции, положения и т.п.
    • Банковские документы — платежные поручения и выписки
    • Авансовые отчеты
    • Счета
    • Отчеты и акты сверки
  • Делитесь ссылками на документ с вашими коллегами

Несколько слов о наших планах

Мы планируем расширить возможности EnDocs Cloud и скоро добавим различные новые функции:

  • Резервное копирование в Яндекс.Диск — в любое время вы сможете выгрузить все ваши данные в Яндекс Диск и сохранить их на вашем компьютере
  • Все счета для ваших клиентов, созданные в 1С будут автоматически отправляться в EnDocs Cloud и доступны вашим коллегам.
  • Загрузка и обработка в 1С авансовых отчетов, созданных вашими коллегами в EnDocs Cloud

Как создать электронный архив?

В этой статье мы расскажем, как создать электронный архив документов.

Зачем нужен электронный архив?

Практически в каждой организации в результате деятельности формируется архив бумажных документов. Как правило основу его составляют бухгалтерские, договорные и внутренние документы. Эти документы собираются в папки и хранятся в соответствующих отделах или в специально выделенном помещении архива.

Основная проблема бумажных архивов — это поиск нужных документов, а также контроль их наличия. Не имеет значения, какое количество электронных документов при работе с деловыми партнёрами вы принимаете или отправляете. Их в любом случае придётся где-то хранить, поскольку того требует закон.

Счета и накладные могут стать предметом изучения контролирующих органов, которые имеют право запрашивать их для проверки, например, подтвердить факт поставки, оплаты, сверить данные книг покупок и продаж для обоснования вычета по НДС.

Чем больше документов и работающих с ними сотрудников, тем больше времени тратится на поиск нужных документов, тем больше потери организации от неэффективного использования времени сотрудников.

В дополнение к этому сейчас очень активно начинает развиваться электронный безбумажный документооборот и нужно обеспечить хранение электронных документов в архиве.

В архиве могут находится как бумажные, так и электронные документы по одной и той же тематике. Эта гибридность также добавляет проблем при поиске и доступности документов.

Что делать?

Единственным решением данной проблемы является перевод бумажных документов в электронный вид и создание электронного архива документов организации.

Это подразумевает следующие операции:

  • Сканирование всех документов, поступающих в архив
  • Загрузка скан-копий документов в систему электронного архива
  • Атрибутивное описание документа: реквизиты документа
  • Предоставление пользователям доступа к документам

В результате вы должны получить информационную систему, которая позволит находить нужные вам документы по любому набору условий к атрибутам реквизитам документов. Так, например, вы сможете находить все документы определенного типа за определенный промежуток времени от определенного контрагента.

При выборе системы электронного архива документов важно сделать правильный выбор.

Критерии выбора электронного архива

Мы считаем, что такими критериями для выбора решения являются:

  1. Минимальное время на загрузку документов в архив
  2. Минимальное время на поиск нужных документов
  3. Удобный и понятный интерфейс
  4. Минимальное время на обучение сотрудников
  5. Минимальное время на начало работы с системой
  6. Простая интеграция с бухгалтерской системой

Без минимизации времени на ввод и поиск документов нельзя добиться экономического эффекта от создания электронного архива документов.

Поскольку именно сокращения времени на поиск документов при минимизации затрат на ведение и сопровождение электронного архива, дает экономический эффект.

Если интерфейс будет неудобный и непонятный, а обучение будет занимать много времени, то сотрудники просто не будут пользоваться системой, саботируя её использование под любым предлогом.

Важным фактором является интеграция с бухгалтерской системой: она позволяет минимизировать работы по атрибутивному описанию скан-копий документов.

Существуют следующие способы атрибутирования скан-копий документов:

  • использование системы распознавания
  • ручной ввод атрибутов (реквизитов) документов

Использование систем распознавания является достаточно дорогим удовольствием, при этом качество распознавания сильно зависит от качества исходного документа. Обычно системы распознавания окупают себя при достаточно больших объемах документов, измеряемых 4-х значными цифрами и выше.

Однако использование ручного ввода документов в архив в свою очередь увеличивает затраты на его ведение и таким образом уменьшает выгоды от его использования.

Интеграция архива с бухгалтерской системой, позволяет полностью устранить задачу ручного ввода реквизитов документа в архив: эти данные автоматически попадают в архив из бухгалтерской системы в момент проведения или принятия к учету документов.

Почему EnDocs.Cloud?

Внедрением электронных архивов мы занимаемся более 8 лет. Именно наш опыт в создании электронных архивов документов лег в основу облачной системы EnDocs.Cloud. При её разработке мы стремились соответствовать основным приоритетам, описанным выше.

EnDocs.Cloud позволяет:

  • Загружать как одиночные файлы документов, так и выполнять групповую загрузку файлов, используя сетевые папки, ftp или электронную почту
  • Делить документы по типам документов
  • Просматривать файлы документов перед загрузкой
  • Искать документы по любому набору атрибутов
  • Формировать подборки документов и выгружать их на локальный диск
  • и много другое…

В EnDocs.Cloud реализован специальный API для интеграции с учётными системами. Для платформы «1С: Предприятие 8» из коробки, доступен готовый модуль EnDocs.Cloud для 1С, позволяющий работать с архивом и скан-копиями документов в интерфейсе 1С.

EnDocs.Cloud является облачным решением, что позволяет работать с вашим архивом документов онлайн. То есть, получить защищенный доступ к вашим документам 24 часа в сутки, в любом месте где есть соединение с Интернет. Особенно это важно для распределенных организаций.

Как начать работать с EnDocs.Cloud?

Создать электронный архив документов с EnDocs.Cloud очень просто:

1. Зарегистрируйтесь на сайте EnDocs.Cloud. Первые 30 дней бесплатно.

2. Скачайте из Личного кабинета модуль для 1C и установите его. Установка и настройка занимают 5 — 10 минут.

И это все! Вы можете сканировать документы в папки на диске вашего компьютера. Вы можете подключить электронную почту в личном кабинете и отправлять на неё документы, которые отсканировали при помощи вашего смартфона или получать на электронную почту документы от ваших поставщиков. Все документы будут автоматически загружаться в архив и 1С.

В чём выгода?

Основная выгода от создания электронного архива документов состоит в существенном уменьшении затрат времени на поиск документов и контроле их наличия.

Сейчас в организациях, для того чтобы найти, например, бухгалтерский документ нужно дойти до бухгалтерии, объяснить бухгалтеру какой именно вам нужен документ, подождать пока бухгалтер его найдет, сделать ксерокопию документа и вернуть оригинал на место. При этом, от работы отрываются как минимум 2 человека, да и бухгалтер может быть занят другой важной работой, что тоже увеличивает время.

Например, по оценке PwC:

  • 7,5% документов теряются,
  • 3% документов создаются ошибочно,
  • 5-15% рабочего времени – чтение и анализ информации,
  • до 50% (!!) времени уходит на поиск данных и документов

Выводы сделайте сами!

Мы перечислим несколько преимуществ использования EnDocs.Cloud для организации электронного архива:

  • Тратится меньше времени на поиск и получение нужных документов в архиве,
  • Сокращается ФОТ, который до этого расходовался на специалистов по работе с бумажными документами,
  • Исключаются риски многократного копирования и дублирования документов, потери и утраты бумаг
  • Становится легче взаимодействовать с удалёнными подразделениями и филиалами,
  • Ужесточается контроль за наличием оригиналов первичных документов и их физического местонахождения
  • Сокращается время на предоставление документов по требованию ФНС.

И это лишь часть преимуществ, а есть ещё и другие существенные плюсы, такие как резервирование информации, контроль за её использованием, повышение дисциплины при работе с документами и др.

Убедитесь сами! Зарегистрируйтесь и работайте с архивом бесплатно 30 дней!

Обновление EnDocs.Cloud

Мы продолжаем развивать наш продукт и за последнее время сделали несколько обновлений, а именно:

  • Полностью обновлён просмотр PDF-файлов. Теперь доступен режим миниатюр, ручное и автоматическое масштабирование, изменение ориентации страниц. Все эти функции доступны также и в модуле для 1С
  • В модуле 1С теперь для каждой новой скан-копии показывается дата и время загрузки
  • Добавлена возможность прикрепления нескольких скан-копий к одному документу 1С
  • В разделе «Справка» вам доступны обновлённые справочные материалы

Несколько слов о наших планах

В настоящее время EnDocs Cloud поддерживает работы с договорами и первичными бухгалтерскими документами, такими как Акт, Накладная, УПД и Счет-фактура.

Скоро мы планируем расширить функционал и добавим в систему новые функции:

  • Поддержка работы с новыми видами документов: Счета, ОРД, Отчёты, Корреспонденция и Банковские документы
  • Новый интерфейс карточки документа

Начните работать бесплатно!

Мы знаем, начинать что-то новое не всегда просто. Мы хотим, чтобы вы сами убедились в удобстве нашего сервиса, поэтому предлагаем воспользоваться 30 ДНЕВНЫМ БЕСПЛАТНЫМ периодом! Отправьте заявку, получите доступ и работайте! Подключайтесь сегодня!

Мы запустились!

Дорогие друзья мы создали удобный сервис для работы с документами! Электронный документооборот доступный для любой компании. Незаменим для удаленной работы и доступен в любое время из любой точки мира. Начали мы с самого важного – электронного архива.   

Электронный архив- это основа для работы любой компании. 

Если вы сталкиваетесь с такими проблемами как потеря и утрата документов,  частыми налоговыми проверками, сложным поиском документов, у вас удаленная бухгалтерия или филиальная сеть то наш сервис – это отличное решение для вашего бизнеса  

Наш сервис значительно облегчит ежедневную работу с документами и сохранит важное. Создайте свой архив, храните бухгалтерские документы и договора, дайте доступ своим коллегам и все документы всегда будут под рукой.  

Чем удобен наш архив?

  • Он интегрирован с 1С и бухгалтер может работать с документами в привычном интерфейсе 1С. 
  • Сотрудники вашей компании могут легко и просто найти нужные документы в электронном  архиве.  
  • Он прост в работе и не требует дополнительных вложений или супер-сложного запуска.

Регистрируйтесь, получайте доступ и можете работать. Не важно где вы находитесь, даже можете поехать в отпуск! Ваши документы доступны вам всегда. 

В ближайшее время мы расскажем, как будет развиваться наш сервис.

Преимущества и недостатки облачных решений

В этой статье мы немного поговорим о том, как и почему мы решили сделать EnDocs облачным решением — EnDocs.Cloud 

Немного теории 

Современные ИТ-системы условно можно разделить на классические и облачные. Собственно, вся разница заключается исключительно в методе хранения и обработки данных. Если все операции происходят на Вашем компьютере (с использованием его мощностей), то это — не «облако», а классическое решение, а если процесс происходит на сервере в сети, то это именно та трендовая штуковина, которую и принято называть «облачной технологией». 

В случае классического решения — заказчик должен приобрести лицензии на программный продукт, оборудование для его установки, настроить программу и далее обслуживать собственными силами. 

В случае облачного решения — заказчик получает не сам программный продукт, а услугу доступа к программному продукту. Программный продукт в этом случае находится на удаленном сервере провайдера, который собственно берет на себя все расходы по обслуживанию, обеспечению безопасности, обновлению и развитию программного продукта. 

При этом в отличие от классического варианта — в облачном варианте заказчик не несёт расходов на приобретение программного продукта и оборудования, а только платит регулярно (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) за использование программы и оплата зависит от фактически потребляемых ресурсов (количества пользователей, объема места под данные и т.п.). 

В целом облачный подход является более современным и имеет свои достоинства. Основные из них перечислим ниже. 

Доступность 

Доступ к информации, хранящейся на облаке, может получить каждый, кто имеет компьютер, планшет, любое мобильное устройство, подключенное к сети интернет. Из этого вытекает следующее преимущество. 

Мобильность 

У пользователя нет постоянной привязанности к одному рабочему месту. Из любой точки мира менеджеры могут получать отчетность, а руководители — следить за производством. 

Экономичность 

Одним из важных преимуществ называют снижение затрат. Пользователю не надо покупать дорогостоящие, большие по вычислительной мощности компьютеры и ПО, а также он освобождается от необходимости нанимать специалиста по обслуживанию локальных IT-технологий. 

Арендность 

Пользователь получает необходимый пакет услуг только в тот момент, когда он ему нужен, и платит, собственно, только за количество приобретенных функций. 

Гибкость 

Пользователь может расти и масштабировать свой бизнес. Все необходимые ресурсы предоставляются провайдером автоматически. 

Надежность 

Некоторые эксперты утверждают, что надежность, которую обеспечивают современные облачные вычисления, гораздо выше, чем надежность локальных ресурсов, поскольку не так много компаний может позволить себе расходы по содержанию собственной инфраструктуры в соответствии с современными требованиями в области безопасности и отказоустойчивость. 

Актуальность 

Технологии и требования к ведению бизнеса в последнее время меняются очень быстро, чтобы соответствовать им необходимо следить за множеством вещей, обновлять версии программных продуктов. Эти задачи берет на себя провайдер. Пользователь всегда работает с актуальной версией.  

Давайте вспомним, о каких ключевых требованиях к новому продукту мы писали в прошлой статье: 

  • Быстрый запуск 
  • Отсутствие затрат на внедрение 
  • Отсутствие затрат на персонал и оборудование для поддержания собственной ИТ-инфраструктуры 
  • Простой доступ к данным из любого места 

Всё это можно реализовать только если новый продукт будет облачным решением. Это и определило наш выбор. 

Проблемы и решения

В этом посте хотелось бы описать возникшие у нас и у наших клиентов проблемы, которые натолкнули нас на необходимость создания облачного решения для управления документами.

Основная проблема, которую мы хотим решить — потеря продуктивности сотрудников при работе с большим количеством документов.

Практически любая организация так или иначе работает с документами. Документы либо создаются внутри организации, либо поступают извне. Они обрабатываются, встраиваются в бизнес — процессы и рано или поздно попадают в архив.

И как только количество документов становится достаточно большим, начинаются вполне типичные проблемы:

  • трудно найти нужный документ или сформировать подборку;
  • сложно найти актуальный документ из-за большого количества копий и рабочих вариантов;
  • нет возможности определить ответственного за тот или иной документ;
  • сроки обработки документов нарушаются;
  • документы просто теряются или попадают в чужие руки;
  • находясь вне офиса или в командировке, сотрудники не могут получить доступ к рабочим документам.

Всё это приводит к снижению производительности и существенным потерям, связанным с бесполезно потраченным временем сотрудников, упущенными возможностями, отсутствием гибкости и оперативности.

Когда проблема становится не просто заметной, а начинает мешать нормальной деятельности компании, начинается поиск решения, которое в данной ситуации заключается в автоматизации процессов обработки, контроля и хранения документов для чего нужен соответствующий программный продукт.

Но при этом запуск этого продукта не должен требовать существенных затрат на закупку оборудования и построение собственной ИТ-инфраструктуры, а также времени и организационных затрат на внедрение и дальнейшее обслуживание.

Нужна простая, доступная платформа для управления документами и данными о документах, позволяющая организовать полноценную совместную работу с ними.

Это стало нашим главным требованием к будущему продукту EnDocs.Cloud

Кто мы и зачем создали сервис?

Наша компания Ensol, более 8 лет работает в сфере оказания услуг по обработке документов, организации электронных архивов и автоматизации электронного документооборота.

Мы успешно решали различные задачи в области работы с документами. Среди них:

  • распознавание документов;
  • создание электронных архивов документов;
  • процессинг документов;
  • внедрение систем электронного документооборота;
  • автоматизация общих центров обслуживания;
  • автоматизация специализированных бизнес-процессов обработки документов и совместной работы с ними.

Мы участвовали в большом количестве проектов и имеем опыт работы с документами предприятий и организаций практически всех отраслей экономики. Но основе этого опыта мы выработали свои подходы и правила к автоматизации электронного документооборота.

В 2014 году нами был создан программный продукт — система электронного документооборота EnDocs for SharePoint.

Именно эта система лежит в основе всех наших последующих проектов и решений. На ее основе мы предлагаем нашим клиентам такие решения как:

Подробнее об этих решениях можно узнать на сайте.

Для реализации этих решений используется проектный подход, а это значит, что развертывание и запуск каждого решения требует времени и существенных финансовых и организационных затрат.

Этот фактор затрудняет доступ к решениям по автоматизации документооборота многим компаниям из сегмента малого и среднего бизнеса.

В какой-то момент мы поняли, необходимо создавать другой продукт, который бы содержал лучшие практики работы с документами, но при этом не требовал бы долгого внедрения и больших затрат.

Так мы начали разработку EnDocs.Cloud — облачной системы для сбора, хранения, поиска и организации совместной работы с документами.

Мы начинаем вести блог

Сегодня мы начинаем вести блог облачного сервиса EnDocs.Cloud.

На страницах блога мы:

  • познакомим вас, наших посетителей и пользователей с нами и с сервисом;
  • поделимся нашим опытом;
  • расскажем о том, зачем и как мы создавали EnDocs.Cloud;
  • объясним, как наш сервис будет развиваться дальше;
  • дадим ценные советы по использованию EnDocs.Cloud;
  • надеемся получить советы от наших читателей;

Сразу хотим сказать, что в нашем блоге мы будем излагать нашу точку зрения, которая может не совпадать с общепринятой.

Но мы думаем, что любая точка зрения имеет право на существование, и приглашаем всех к открытому обсуждению поднимаемых в нашем блоге тем. Вы можете задать вопрос или оставить комментарии здесь или на наших страницах в VK и Facebook.