Мы опубликовали новую справку на нашему сервису,
Она доступна по адресу https://EnDocs.Cloud/Help или по кнопке «Справка» в главном меню сервиса
Мы опубликовали новую справку на нашему сервису,
Она доступна по адресу https://EnDocs.Cloud/Help или по кнопке «Справка» в главном меню сервиса
Встречайте новые функции EnDocs Cloud для 1С:
Теперь бухгалтер, работая в 1С может в форме «Обработка скан-копий» при наличии ошибок в документах отклонить сканы документов, которые были отправлены в сервис по e-mail. Отправитель документа получит уведомление по электронной почте о том, что его документ был отклонён бухгалтером.
Мы добавили синхронизацию реестра договоров EnDocs Cloud с 1С: Теперь все новые договоры, созданные в EnDocs Cloud могут быть загружены в 1С в справочник договоров — для этого используется новая функциональность интеграции с 1С — «Загрузка договоров». Теперь бухгалтеру в 1С всегда доступна актуальная информация о договорах. Параметры загрузки договоров доступны в настройках сервиса.
Добавлена команда «Отправить повторно» — теперь если по отправленному в EnDocs Cloud документу показывается ошибка — просто отправьте его повторно для ее устранения.
Сам сервис так же получил небольшие обновления:
Мы внесли небольшое приятное изменение в тариф «Стандарт», которое должно вам понравиться. Теперь вы можете хранить в рамках тарифа «Стандарт» вдвое большее количество документов — мы увеличили объём хранилища с 10gb до 20gb
В EnDocs Cloud появилась интеграция с системой электронного обмена документами Диадок. Настроив интеграцию, можно в автоматическом режиме загружать в EnDocs Cloud электронные документы, поступающие в систему Диадок. Так вы можете создать единый электронный архив документов, в котором хранятся как скан-копии бумажных документов, так и электронные первичные документы и договоры.
Для настройки подключения к Диадок необходимо в настройках сервиса настроить подключение к Диадок.
Более подробно о том как это работает вы можете ознакомиться на нашем сайте в разделе Интеграция с Диадок
Интеграция с Диадок доступна начиная с тарифа «РАСШИРЕННЫЙ».
Мы расширили возможности EnDocs Cloud — теперь документы можно не только хранить, искать или создавать подборки, но и согласовывать, что поможет вам выстроить маршруты движения документов в электронном виде.
Вы сможете:
EnDocs Cloud поможет вам автоматизировать такие бизнес-процессы, как обработка входящей и исходящей корреспонденции, согласование договоров, рассмотрение и исполнение служебных записок и других документов. Это позволит формализовать работу с документами и выполнять ее в строгом соответствии со стандартами предприятия.
Более подробно о том как это работает вы можете ознакомиться на нашем сайте в разделе Согласование документов
Личный кабинет пользователя стал удобнее! В кабинете вы можете видеть актуальную информацию о ваших задачах — сроки, даты, содержание задач и т. д., а также данные о документах, находящихся в обработке. А еще в личном кабинете доступны самые последние новости сервиса — вы будете оперативно узнавать о наших обновлениях.
Мы планируем расширить возможности EnDocs Cloud и скоро добавим различные новые функции:
В этой статье мы расскажем, как создать электронный архив документов.
Практически в каждой организации в результате деятельности формируется архив бумажных документов. Как правило основу его составляют бухгалтерские, договорные и внутренние документы. Эти документы собираются в папки и хранятся в соответствующих отделах или в специально выделенном помещении архива.
Основная проблема бумажных архивов — это поиск нужных документов, а также контроль их наличия. Не имеет значения, какое количество электронных документов при работе с деловыми партнёрами вы принимаете или отправляете. Их в любом случае придётся где-то хранить, поскольку того требует закон.
Счета и накладные могут стать предметом изучения контролирующих органов, которые имеют право запрашивать их для проверки, например, подтвердить факт поставки, оплаты, сверить данные книг покупок и продаж для обоснования вычета по НДС.
Чем больше документов и работающих с ними сотрудников, тем больше времени тратится на поиск нужных документов, тем больше потери организации от неэффективного использования времени сотрудников.
В дополнение к этому сейчас очень активно начинает развиваться электронный безбумажный документооборот и нужно обеспечить хранение электронных документов в архиве.
В архиве могут находится как бумажные, так и электронные документы по одной и той же тематике. Эта гибридность также добавляет проблем при поиске и доступности документов.
Единственным решением данной проблемы является перевод бумажных документов в электронный вид и создание электронного архива документов организации.
Это подразумевает следующие операции:
В результате вы должны получить информационную систему, которая позволит находить нужные вам документы по любому набору условий к атрибутам реквизитам документов. Так, например, вы сможете находить все документы определенного типа за определенный промежуток времени от определенного контрагента.
При выборе системы электронного архива документов важно сделать правильный выбор.
Мы считаем, что такими критериями для выбора решения являются:
Без минимизации времени на ввод и поиск документов нельзя добиться экономического эффекта от создания электронного архива документов.
Поскольку именно сокращения времени на поиск документов при минимизации затрат на ведение и сопровождение электронного архива, дает экономический эффект.
Если интерфейс будет неудобный и непонятный, а обучение будет занимать много времени, то сотрудники просто не будут пользоваться системой, саботируя её использование под любым предлогом.
Важным фактором является интеграция с бухгалтерской системой: она позволяет минимизировать работы по атрибутивному описанию скан-копий документов.
Существуют следующие способы атрибутирования скан-копий документов:
Использование систем распознавания является достаточно дорогим удовольствием, при этом качество распознавания сильно зависит от качества исходного документа. Обычно системы распознавания окупают себя при достаточно больших объемах документов, измеряемых 4-х значными цифрами и выше.
Однако использование ручного ввода документов в архив в свою очередь увеличивает затраты на его ведение и таким образом уменьшает выгоды от его использования.
Интеграция архива с бухгалтерской системой, позволяет полностью устранить задачу ручного ввода реквизитов документа в архив: эти данные автоматически попадают в архив из бухгалтерской системы в момент проведения или принятия к учету документов.
Внедрением электронных архивов мы занимаемся более 8 лет. Именно наш опыт в создании электронных архивов документов лег в основу облачной системы EnDocs.Cloud. При её разработке мы стремились соответствовать основным приоритетам, описанным выше.
В EnDocs.Cloud реализован специальный API для интеграции с учётными системами. Для платформы «1С: Предприятие 8» из коробки, доступен готовый модуль EnDocs.Cloud для 1С, позволяющий работать с архивом и скан-копиями документов в интерфейсе 1С.
EnDocs.Cloud является облачным решением, что позволяет работать с вашим архивом документов онлайн. То есть, получить защищенный доступ к вашим документам 24 часа в сутки, в любом месте где есть соединение с Интернет. Особенно это важно для распределенных организаций.
Создать электронный архив документов с EnDocs.Cloud очень просто:
1. Зарегистрируйтесь на сайте EnDocs.Cloud. Первые 30 дней бесплатно.
2. Скачайте из Личного кабинета модуль для 1C и установите его. Установка и настройка занимают 5 — 10 минут.
И это все! Вы можете сканировать документы в папки на диске вашего компьютера. Вы можете подключить электронную почту в личном кабинете и отправлять на неё документы, которые отсканировали при помощи вашего смартфона или получать на электронную почту документы от ваших поставщиков. Все документы будут автоматически загружаться в архив и 1С.
Основная выгода от создания электронного архива документов состоит в существенном уменьшении затрат времени на поиск документов и контроле их наличия.
Сейчас в организациях, для того чтобы найти, например, бухгалтерский документ нужно дойти до бухгалтерии, объяснить бухгалтеру какой именно вам нужен документ, подождать пока бухгалтер его найдет, сделать ксерокопию документа и вернуть оригинал на место. При этом, от работы отрываются как минимум 2 человека, да и бухгалтер может быть занят другой важной работой, что тоже увеличивает время.
Например, по оценке PwC:
Выводы сделайте сами!
Мы перечислим несколько преимуществ использования EnDocs.Cloud для организации электронного архива:
И это лишь часть преимуществ, а есть ещё и другие существенные плюсы, такие как резервирование информации, контроль за её использованием, повышение дисциплины при работе с документами и др.
Убедитесь сами! Зарегистрируйтесь и работайте с архивом бесплатно 30 дней!
Мы продолжаем развивать наш продукт и за последнее время сделали несколько обновлений, а именно:
В настоящее время EnDocs Cloud поддерживает работы с договорами и первичными бухгалтерскими документами, такими как Акт, Накладная, УПД и Счет-фактура.
Скоро мы планируем расширить функционал и добавим в систему новые функции:
Мы знаем, начинать что-то новое не всегда просто. Мы хотим, чтобы вы сами убедились в удобстве нашего сервиса, поэтому предлагаем воспользоваться 30 ДНЕВНЫМ БЕСПЛАТНЫМ периодом! Отправьте заявку, получите доступ и работайте! Подключайтесь сегодня!