Рубрика: Без рубрики

Обновление от 19.09.2022

1. Контролируйте исполнение и согласование задач, оплаты счетов и наполнение архива с помощью нового раздела «Отчеты». 
   • Отчет «Документы» — показывает информацию по хранимым в системе документам
   • Отчет «Задачи» — показывает информацию по текущим и просроченным задача
   • Отчет «Счета» — показывает информацию по оплате счетов и задолженности
   • Отчет «Платежный календарь» — показывает отчет  в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств
2. В интеграционный модуль 1С добавлена поддержка сроков оплаты счетов. Теперь бухгалтер видит согласованные счета с указанием крайнего срока оплаты.

•  

 

Обновление от 15.09.2022

1. Связи документов. Бывают случаи, когда надо связать документы друг с другом. Для этого мы добавили в карточку документа раздел «Связи». Как связать документы можно узнать в справке 

 

Обновление от 06.09.2022

1. Теперь вы можете обсуждать и комментировать документы в ходе согласования в режиме чата. 
2. В профиле пользователя добавлена возможность отключить уведомления по e-mail
3. Улучшена производительность и повышена стабильность работы системы

Обновление от 21.07.2022

1. Добавлена новая возможность — Автоматизации. С их помощью можно запускать автоматически новые документы на согласовании и отправлять уведомления и переносить документы в архив.

Обновление от 28.04.2022

1. В настройки распознавания добавлена возможность указания как распознавать документы — комплектами или по документно
2. Улучшено распознавание актов
3. Журнал «Необработанные» переименован в «Загруженные»
4. В журнале «Загруженные» добавлена возможность загрузить документы с локальной папки и отправить на распознавание
5. В интеграции с 1С улучшен механизм сопоставления номенклатуры

 

Обновление от 28.02.2022

1. В реестре «Необработанные» добавлена возможность прикрепления полученного файла к уже существующему документу. 
2. EnDocs Cloud для 1С: добавлена возможность автоматического создания контрагента, если распознанный контрагент отсутствует в справочнике 1С.
3. EnDocs Cloud для 1С: добавлена возможность автоматического создания новой номенклатуры, если подходящая отсутствует в справочнике номенклатуры.
4. EnDocs Cloud для 1С: добавлена возможность автоматического сопоставления распознанной номенклатуры с  номенклатурой из справочника 1С.
5. EnDocs Cloud для 1С: на строчную часть документа добавлена автоматический контроль соответствия расчетных сумм с итоговыми распознанными суммами.
6. EnDocs Cloud для 1С: добавлен контроль на наличие дубликатов документов

 

Обновление от 16.01.2022

1. Изменена процедура регистрации — теперь новый клиент, сразу после завершения регистрации переправляется в систему.
2. Добавлен путеводитель по системе, доступный в меню справки в верхнем левом углу, пункт «О системе»
3. Улучшен профиль пользователя: пользователь дополнительно может добавить фото (аватарку) и должность к текущим данным
4. Маршруты согласования теперь поддерживают роль «Инициатор», что позволяет создавать более гибкие и универсальные маршруты
5. Добавлена возможность печати листа согласования

 

Обновление от 18.11.2021

1. Реализована функциональность распознавания бухгалтерских документов
2. Новая форма «Поступления» в клиенте EnDocs для 1С
3. Добавлена возможность автоматической загрузки документов Диадок в электронный архив
4. Новые кнопки в окне создания документа в реестре «Необработанные» — Создать и посмотреть, Создать, В архив.
5. Новые шаблоны почтовых уведомлений 
6. Технические улучшения в подсистеме хранения данных

 

Обновление от 22.07.2021

1. EnDocs расширяет свои возможности на мобильных устройствах: теперь на смартфонах доступен мобильный интерфейс личного кабинета: получив по электронной почте уведомление о новой задаче — достаточно кликнуть по ссылке в письме и перейти в задачу, ознакомиться с документом и согласовать его.

 

Обновление от 12.07.2021

1. Добавлена новая сквозная аналитика «Проект», доступная на всех документах
2. Права доступа на документы теперь можно назначать в разрезе проектов
3. Добавлена кнопка «В архив» для архивации обработанных документов.
4. В справке по системе добавлен отдельный раздел «Управление правами доступа»
5. В справку по системе добавлен раздел «Перечень статусов документов». В нем вы можете ознакомиться со списком статусов документов и их описанием
6. В справку по системе добавлен раздел «Кнопки управления карточкой документа». В нем вы можете ознакомиться с информацией какие управляющие кнопки доступны на карточке документа в зависимости от его статуса

 

Обновление от 07.06.2021

1. Добавлены уведомления о задачах и просроченных документах
2. При не возможности загрузить документы из электронной почты отправителю отправляется уведомление.
3. Возможность создания типовых маршрутов согласования для разных видов документов

 

Обновление от 16.03.2021

1. В маршрутах согласования добавлены новые виды задач: подписание и ознакомление.
2. Подписание внутренних документов электронной подписью (КЭП)
3. Подписание и отправка договоров контрагентам через Диадок
4. Получение договоров от контрагентов через Диадок,  подписание и отклонение 
5. Возможность настраивать персонифицированные представления на реестрах документов
6. Обмен счетами для покупателей и от поставщиков с 1С
7. Оптимизация быстродействия системы в части отображения реестров документов
8. Исправлены различные ошибки

 

Обновление от 15.01.2021

1. Добавлена возможность предпросмотра файлов с расширением  jpeg, word, png, txt
2. Визуальные улучшения
3. Исправлены различные ошибки

 

Обновление от 30.10.2020

1. Загрузка в EnDocs первичных документов из Диадок
2. Выгрузка в 1С договоров, созданных в EnDocs
3. Возможность развернуть реестр документов на весь экран
4. Новый реестр «Необработанные» — показывает список сканов, отправленных в EnDocs через e-mail

Мы стремимся сделать использование нашего сервиса максимально удобным. Поэтому создали для вас мобильное приложение EnDocs.

 

   

 

Теперь, чтобы согласовывать, подписывать документы и взаимодействовать с архивом, не нужно иметь под рукой компьютер. Все эти функции, включая интеграцию с 1С и Диадок, доступны в мобильном приложении.

Доступно для: App Store  и Google Play

 

 

на нашем канале в YouTube доступна запись нашего вебинар

«Роботизация обработки документов — обзор возможностей в 2022 году. Для просмотра вебинара достаточно перейти по ссылке.

 

Каждый день появляются новости об уходе с российского рынка иностранных ИТ-компаний и остановке ими поставок товаров и услуг. 

Мы считаем важным напомнить нашим заказчикам, что ООО «Энсол Софт» является на 100% российской компанией-разработчиком программного продукта EnDocs Cloud. 

В последнее время наши заказчики столкнулись с проблемами доступа к сервису в связи с DDOS-атаками на DNS-сервера компании RU-CENTER, на которых были делегированы наши домены. На прошлой неделе мы перевели все наши домены на сервера компании Яндекс и не ожидаем подобных проблем в будущем.

Мы не останавливаем развитие нашего продукта и не откладываем новые проекты по развитию EnDocs. Скоро вы получите множество новых функций, которые помогут вам в управлении вашим бизнесом.

В это непростое время мы будем вместе с вами.  

Мы обновили наш интеграционный модуль для 1С для поддержки работы с распознанными документами:   

1. Добавлена возможность автоматического создания контрагента, если распознанный контрагент отсутствует в справочнике 1С.
2. Добавлена возможность автоматического создания новой номенклатуры, если подходящая отсутствует в справочнике номенклатуры.
3. Добавлена возможность автоматического сопоставления распознанной номенклатуры с  номенклатурой из справочника 1С.
4. На строчную часть документа добавлена автоматический контроль соответствия расчетных сумм с итоговыми распознанными суммами.
5. Добавлен контроль на наличие дубликатов документов

 

 

 

Пока сервис распознавания доступен в режиме ограниченного публичного тестирования. Оно продлится 2-3 месяца, участие в нем бесплатно

Все наши клиенты могут к нему присоединиться просто написав об этом в техподдержку. 

 

1. Сотрудник пишет заявление на отпуск и передает его руководителю на подпись. 
2. Руководитель должен свериться с графиком отпусков, и затем подписать заявление.
3. Сотрудник лично относит подписанное заявление в кадровую службу. При написании заявлений часто допускаются ошибки. Они существенно удлиняют процесс и съедают больше времени на оформление. При обнаружении ошибок кадровым специалистом все надо будет начинать сначала
4. Если с заявлением все хорошо — сотрудник должен будет посетить кадровую службу еще раз и подписать приказ об отпуске. 
5. Готовый пакет документов передается директору на подпись, после чего направляется в бухгалтерию на выплату.
6. После выплаты пакет документов передается в кадровую службу на хранение в бумажном архиве.

Обычно такой процесс затягивается нескольких дней.

Этот же процесс в электронном виде можно пройти значительно быстрее. Сотрудник, заполнит в системе электронный документ, подпишет его электронной подписью и отправит на согласование. В этом случае не требуется печатать бумажный документ, ходить с ним по кабинетам, а если сотрудник переведен на дистанционный режим работы отправлять документ курьером. Система автоматически согласно настроенному маршруту отправит документ на согласование непосредственному руководителю, кадровому специалисту После подготовки кадровым специалистом приказа система автоматически направит его сотруднику на подписание. Готовый пакет система отправит директору на подпись и затем сохранит подписанные документы в электронном архиве.  Найти их в случае необходимости можно за секунду.

Кадровый ЭДО позволяет ускорить и упростить процесс обработки документов что ведет к существенной экономии рабочего времени. Поэтому многие компании постепенно переходят на электронный формат работы.

Пандемия так же внесла свой вклад — заставила многие компании  изменить привычный режим переведя сотрудников на дистанционный режим. В таком случае, Кадровый ЭДО необходимый инструмент для решения кадровых вопросов.

Для решения данного вопроса можно разработать собственное решение или использовать готовое из доступных на рынке. Одним из таких оптимальных вариантов для автоматизации кадрового ЭДО является  EnDocs Cloud. 

Его преимуществами являются:

• Готовое решение — отсутствие затрат на внедрение. Быстрый запуск.
• Поддержка КЭП позволяет подписывать кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге
• Интеграция с учетными системами. Решение уже содержит встроенную интеграцию с 1С

Подробнее о решении «Кадровый ЭДО» смотрите на странице решения

С чего начать?

Для начала нужно определиться какие документы мы будем хранить в электронном архиве.

В целом все документы, можно разделить две группы:

1. Исходящие документы — документы, которые созданы внутри организации . Такие документы предназначены для передачи клиентам, в основном это документы по продажам или для внутренних целей — кадровые документы, различные ОРД, договорная документация и т.п.

2. Входящие документы — документы, полученные нами из внешних источников. Например, от наших контрагентов или гос.органов.

 

Важной задачей при создании электронного архива является сокращение трудозатрат и времени, связанных с вводом документов в архив. При этом о собственных документах мы знаем все, о чужих — ничего. Поэтому процессы обработки таких документов и требования к функциональности архива для этих групп документов отличаются.

 

 

Исходящие документы

Организация ввода исходящих документов является относительно простой задачей, чем обработка входящих документов. Все исходящие документы, обычно формируются в тех или иных информационных системах предприятия. Например, та же первичка формируется в учетной бухгалтерской или ERP-системе.

Что бы автоматизировать ввод таких документов в архив необходимо сделать три вещи:

1. Ваша учетная система должна уметь (или необходимо научить это делать) при формировании печатных экземпляров добавлять на страницу документа уникальный штрихкод.
2. Электронный архив должен уметь получать из вашей учетной системы, список сформированных таким образом документов с их реквизитами.
3. Электронный архив должен уметь распознавать штрихкоды на сканах документов.

Таким образом процесс формирования и дальнейшего ввода исходящих документов в архив выглядит следующим образом:

1. Из учетной системы распечатывается комплект документов для клиента со штрихкодом на каждом документе.
2. Электронный архив получает данные о сформированном комплекте документов из учетной системы и создает у себя карточки документов и заполняет их реквизитами так же полученными из учетной системы.
3. После получения от клиента подписанных экземпляров документов — они сканируются и попадают в архив. Благодаря распознанному штрихкоду сканы документов попадают в правильную заранее сформированную карточку документов.

Таким образом ввод исходящих документов в электронный архив осуществляется максимально автоматизированным образом. При этом можно контролировать возврат клиентами подписанных с их стороны документов, формируя в электронном архиве подборку документов без загруженных сканов.

 

Входящие документы

Теперь поговорим об обработке документов поставщиков и о том как автоматизировать ввод таких документов в электронный архив.

Существует два способа ввода в архив таких документов.

Первый и более дорогой — применять систему распознавания документов. Задачей такой системы является не только распознавания текста в документе, но и понимание что в этом тексте является номером документа, что датой, суммой и т.п.

Система распознавания не может работать в полностью автоматическом режиме — результат распознавания зависит от исходного качества полученных документов. Чем мельче шрифт, хуже качество печати, неверно подобранны параметры сканирования — тем хуже будет результат. В среднем на практике качество распознавание дает порядка 90% корректных данных. Это означает что документы после распознавания требуют проверки — верификации человеком. А если внешний вид документов достаточно вариативен — в частности такими документами являются акты выполненных работ — то качество распознавания будет достаточно низким — потребуются отдельные усилия по обучению системы умению распознавать такие документы.

При использовании распознавания ввод в архив входящих документов выглядит следующим образом:

1. Сканирование полученных документов.
2. Распознавание полученных документов.
3. Верификация распознанных документов.

После верификации документ попадает в архив.

Если использование системы распознавания по различным причинам невозможно — то можно использовать другой способ ввода документов в архив:

1. На полученный документ наклеивается штрихкод.
2. Документ сканируется и загружается в архив. Такой документ на данном этапе не будет содержать никаких реквизитов кроме штрихкода.
3. Электронный архив направляет ответственному бухгалтеру уведомление со ссылкой на полученный документ.
4. Бухгалтер по полученной ссылке открывает скан документа и вносит его в учетную систему, включая значение штрихкода, так же как если бы у него на столе был бумажный документ.
5. Электронный архив, благодаря наличию в учетной системе введенного документу по штрихкоду находит и загружает все необходимые документы.

Таким образом без применения дорогостоящей системы распознавания можно автоматизировать ввод в электронный архив документов поставщиков.

 

Подводя итоги…

В данной статье мы постарались рассказать, как работают электронные архивы бухгалтерских документов, какие бизнес-задачи они могут решать и как решается ключевая задача — ввод документов в архив.

Опыт показывает, что можно построить удобный в работе электронный архив на базе платформы EnDocs. Редакция EnDocs for SharePoint позволяет реализовать любое проектное решение, учитывающие все требования заказчика — специализированные интерфейсы, интеграции, workflow, хранение больших объемов данных хранятся в защищённом массиве и т.п.

Для тех, кому нужно быстрое решение, без затрат на инфраструктуру и внедрение подойдет облачная версия — EnDocs Cloud

Пусть выбор вас не разочарует.

•  

ЧТО ВЫ ПОЛУЧИТЕ ИСПОЛЬЗУЯ ENDOCS?

• Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора и существенное сокращение времени на подготовку подборок документов;
• Сокращение рабочего времени на рутинные процессы документооборота
• Надежный и защищенный архив документов
• Возможность работать удаленно
• Доступ к документам 24/7 при наличии интернета;