Обновление сервиса

Встречайте новые функции EnDocs Cloud для 1С:

  • Отклонение документов

Теперь бухгалтер, работая  в 1С может в форме «Обработка скан-копий» при наличии ошибок в документах отклонить сканы документов, которые были отправлены в сервис по e-mail.   Отправитель документа получит уведомление по электронной почте о том, что его документ был отклонён бухгалтером.

  • Новая форма — «Загрузка договоров»

Мы добавили синхронизацию реестра договоров EnDocs Cloud с 1С:  Теперь все новые договоры, созданные в EnDocs Cloud могут быть загружены в 1С в справочник договоров — для этого используется новая функциональность интеграции с 1С — «Загрузка договоров».  Теперь бухгалтеру в 1С всегда доступна актуальная информация о договорах.   Параметры загрузки договоров доступны в настройках сервиса.

  • Новая команда «Отправить повторно»

Добавлена команда «Отправить повторно» — теперь если по отправленному в EnDocs Cloud документу показывается ошибка — просто отправьте его повторно для ее устранения. 

 

Сам сервис так же получил небольшие обновления:

  • Добавлен предпросмотр изображений в формате jpeg и png
  • Добавлен предпросмотр документов в формате Microsoft Word
  • Добавлен предпросмотр txt документов
  • Исправлены различные ошибки

 

Изменения в тарифе «Стандарт»

Мы внесли небольшое приятное изменение в тариф «Стандарт», которое должно вам понравиться. Теперь вы можете хранить в рамках тарифа «Стандарт» вдвое большее количество документов — мы увеличили объём хранилища с 10gb до 20gb

 

 

Интеграция с Диадок

В EnDocs Cloud появилась интеграция с системой электронного обмена документами Диадок. Настроив интеграцию, можно в автоматическом режиме загружать в EnDocs Cloud электронные документы, поступающие в систему Диадок. Так вы можете создать единый электронный архив документов, в котором хранятся как скан-копии бумажных документов, так и электронные первичные документы и договоры.   

Для настройки подключения к Диадок необходимо в настройках сервиса настроить подключение к Диадок. 

Более подробно о том как это работает  вы можете ознакомиться на нашем сайте  в разделе Интеграция с Диадок

Интеграция с Диадок доступна начиная с тарифа «РАСШИРЕННЫЙ». 

Согласование документов

Мы расширили возможности EnDocs Cloud — теперь документы можно не только хранить, искать или создавать подборки, но и согласовывать, что поможет вам выстроить маршруты движения документов в электронном виде. 

Вы сможете: 

  • Согласовывать документы 
  • Оповещать исполнителей по электронной почте 
  • Указывать сроки на согласование в маршруте согласования 
  • Формировать листы согласования 

EnDocs Cloud поможет вам автоматизировать такие бизнес-процессы, как обработка входящей и исходящей корреспонденции, согласование договоров, рассмотрение и исполнение служебных записок и других документов. Это позволит формализовать работу с документами и выполнять ее в строгом соответствии со стандартами предприятия. 

Более подробно о том как это работает  вы можете ознакомиться на нашем сайте  в разделе Согласование документов

Новый личный кабинет

Личный кабинет пользователя стал удобнее! В кабинете вы можете видеть актуальную информацию о ваших задачах — сроки, даты, содержание задач и т. д., а также данные о документах, находящихся в обработке. А еще в личном кабинете доступны самые последние новости сервиса — вы будете оперативно узнавать о наших обновлениях.

Крупное обновление EnDocs.Cloud

Встречайте первое крупное обновление EnDocs Cloud:

  • Для начала работы с EnDocs Cloud больше не требуется подключение к 1С
  • Карточка документа. Дважды кликните по документу или по кнопке «Открыть документ» — откроется карточка с реквизитами документа, списком файлов и историей измененений.
  • Создавайте и изменяйте документы в браузере, используя интерфейс карточки документа.
  • Корреспонденция — регистрируйте и храните отправленные и полученные письма, договоры и прочие документы
  • Добавлены новые типы и виды документов:
    • ОРД — приказы, инструкции, положения и т.п.
    • Банковские документы — платежные поручения и выписки
    • Авансовые отчеты
    • Счета
    • Отчеты и акты сверки
  • Делитесь ссылками на документ с вашими коллегами

Несколько слов о наших планах

Мы планируем расширить возможности EnDocs Cloud и скоро добавим различные новые функции:

  • Резервное копирование в Яндекс.Диск — в любое время вы сможете выгрузить все ваши данные в Яндекс Диск и сохранить их на вашем компьютере
  • Все счета для ваших клиентов, созданные в 1С будут автоматически отправляться в EnDocs Cloud и доступны вашим коллегам.
  • Загрузка и обработка в 1С авансовых отчетов, созданных вашими коллегами в EnDocs Cloud

Как создать электронный архив?

В этой статье мы расскажем, как создать электронный архив документов.

Зачем нужен электронный архив?

Практически в каждой организации в результате деятельности формируется архив бумажных документов. Как правило основу его составляют бухгалтерские, договорные и внутренние документы. Эти документы собираются в папки и хранятся в соответствующих отделах или в специально выделенном помещении архива.

Основная проблема бумажных архивов — это поиск нужных документов, а также контроль их наличия. Не имеет значения, какое количество электронных документов при работе с деловыми партнёрами вы принимаете или отправляете. Их в любом случае придётся где-то хранить, поскольку того требует закон.

Счета и накладные могут стать предметом изучения контролирующих органов, которые имеют право запрашивать их для проверки, например, подтвердить факт поставки, оплаты, сверить данные книг покупок и продаж для обоснования вычета по НДС.

Чем больше документов и работающих с ними сотрудников, тем больше времени тратится на поиск нужных документов, тем больше потери организации от неэффективного использования времени сотрудников.

В дополнение к этому сейчас очень активно начинает развиваться электронный безбумажный документооборот и нужно обеспечить хранение электронных документов в архиве.

В архиве могут находится как бумажные, так и электронные документы по одной и той же тематике. Эта гибридность также добавляет проблем при поиске и доступности документов.

Что делать?

Единственным решением данной проблемы является перевод бумажных документов в электронный вид и создание электронного архива документов организации.

Это подразумевает следующие операции:

  • Сканирование всех документов, поступающих в архив
  • Загрузка скан-копий документов в систему электронного архива
  • Атрибутивное описание документа: реквизиты документа
  • Предоставление пользователям доступа к документам

В результате вы должны получить информационную систему, которая позволит находить нужные вам документы по любому набору условий к атрибутам реквизитам документов. Так, например, вы сможете находить все документы определенного типа за определенный промежуток времени от определенного контрагента.

При выборе системы электронного архива документов важно сделать правильный выбор.

Критерии выбора электронного архива

Мы считаем, что такими критериями для выбора решения являются:

  1. Минимальное время на загрузку документов в архив
  2. Минимальное время на поиск нужных документов
  3. Удобный и понятный интерфейс
  4. Минимальное время на обучение сотрудников
  5. Минимальное время на начало работы с системой
  6. Простая интеграция с бухгалтерской системой

Без минимизации времени на ввод и поиск документов нельзя добиться экономического эффекта от создания электронного архива документов.

Поскольку именно сокращения времени на поиск документов при минимизации затрат на ведение и сопровождение электронного архива, дает экономический эффект.

Если интерфейс будет неудобный и непонятный, а обучение будет занимать много времени, то сотрудники просто не будут пользоваться системой, саботируя её использование под любым предлогом.

Важным фактором является интеграция с бухгалтерской системой: она позволяет минимизировать работы по атрибутивному описанию скан-копий документов.

Существуют следующие способы атрибутирования скан-копий документов:

  • использование системы распознавания
  • ручной ввод атрибутов (реквизитов) документов

Использование систем распознавания является достаточно дорогим удовольствием, при этом качество распознавания сильно зависит от качества исходного документа. Обычно системы распознавания окупают себя при достаточно больших объемах документов, измеряемых 4-х значными цифрами и выше.

Однако использование ручного ввода документов в архив в свою очередь увеличивает затраты на его ведение и таким образом уменьшает выгоды от его использования.

Интеграция архива с бухгалтерской системой, позволяет полностью устранить задачу ручного ввода реквизитов документа в архив: эти данные автоматически попадают в архив из бухгалтерской системы в момент проведения или принятия к учету документов.

Почему EnDocs.Cloud?

Внедрением электронных архивов мы занимаемся более 8 лет. Именно наш опыт в создании электронных архивов документов лег в основу облачной системы EnDocs.Cloud. При её разработке мы стремились соответствовать основным приоритетам, описанным выше.

EnDocs.Cloud позволяет:

  • Загружать как одиночные файлы документов, так и выполнять групповую загрузку файлов, используя сетевые папки, ftp или электронную почту
  • Делить документы по типам документов
  • Просматривать файлы документов перед загрузкой
  • Искать документы по любому набору атрибутов
  • Формировать подборки документов и выгружать их на локальный диск
  • и много другое…

В EnDocs.Cloud реализован специальный API для интеграции с учётными системами. Для платформы «1С: Предприятие 8» из коробки, доступен готовый модуль EnDocs.Cloud для 1С, позволяющий работать с архивом и скан-копиями документов в интерфейсе 1С.

EnDocs.Cloud является облачным решением, что позволяет работать с вашим архивом документов онлайн. То есть, получить защищенный доступ к вашим документам 24 часа в сутки, в любом месте где есть соединение с Интернет. Особенно это важно для распределенных организаций.

Как начать работать с EnDocs.Cloud?

Создать электронный архив документов с EnDocs.Cloud очень просто:

1. Зарегистрируйтесь на сайте EnDocs.Cloud. Первые 30 дней бесплатно.

2. Скачайте из Личного кабинета модуль для 1C и установите его. Установка и настройка занимают 5 — 10 минут.

И это все! Вы можете сканировать документы в папки на диске вашего компьютера. Вы можете подключить электронную почту в личном кабинете и отправлять на неё документы, которые отсканировали при помощи вашего смартфона или получать на электронную почту документы от ваших поставщиков. Все документы будут автоматически загружаться в архив и 1С.

В чём выгода?

Основная выгода от создания электронного архива документов состоит в существенном уменьшении затрат времени на поиск документов и контроле их наличия.

Сейчас в организациях, для того чтобы найти, например, бухгалтерский документ нужно дойти до бухгалтерии, объяснить бухгалтеру какой именно вам нужен документ, подождать пока бухгалтер его найдет, сделать ксерокопию документа и вернуть оригинал на место. При этом, от работы отрываются как минимум 2 человека, да и бухгалтер может быть занят другой важной работой, что тоже увеличивает время.

Например, по оценке PwC:

  • 7,5% документов теряются,
  • 3% документов создаются ошибочно,
  • 5-15% рабочего времени – чтение и анализ информации,
  • до 50% (!!) времени уходит на поиск данных и документов

Выводы сделайте сами!

Мы перечислим несколько преимуществ использования EnDocs.Cloud для организации электронного архива:

  • Тратится меньше времени на поиск и получение нужных документов в архиве,
  • Сокращается ФОТ, который до этого расходовался на специалистов по работе с бумажными документами,
  • Исключаются риски многократного копирования и дублирования документов, потери и утраты бумаг
  • Становится легче взаимодействовать с удалёнными подразделениями и филиалами,
  • Ужесточается контроль за наличием оригиналов первичных документов и их физического местонахождения
  • Сокращается время на предоставление документов по требованию ФНС.

И это лишь часть преимуществ, а есть ещё и другие существенные плюсы, такие как резервирование информации, контроль за её использованием, повышение дисциплины при работе с документами и др.

Убедитесь сами! Зарегистрируйтесь и работайте с архивом бесплатно 30 дней!

Обновление EnDocs.Cloud

Мы продолжаем развивать наш продукт и за последнее время сделали несколько обновлений, а именно:

  • Полностью обновлён просмотр PDF-файлов. Теперь доступен режим миниатюр, ручное и автоматическое масштабирование, изменение ориентации страниц. Все эти функции доступны также и в модуле для 1С
  • В модуле 1С теперь для каждой новой скан-копии показывается дата и время загрузки
  • Добавлена возможность прикрепления нескольких скан-копий к одному документу 1С
  • В разделе «Справка» вам доступны обновлённые справочные материалы

Несколько слов о наших планах

В настоящее время EnDocs Cloud поддерживает работы с договорами и первичными бухгалтерскими документами, такими как Акт, Накладная, УПД и Счет-фактура.

Скоро мы планируем расширить функционал и добавим в систему новые функции:

  • Поддержка работы с новыми видами документов: Счета, ОРД, Отчёты, Корреспонденция и Банковские документы
  • Новый интерфейс карточки документа

Начните работать бесплатно!

Мы знаем, начинать что-то новое не всегда просто. Мы хотим, чтобы вы сами убедились в удобстве нашего сервиса, поэтому предлагаем воспользоваться 30 ДНЕВНЫМ БЕСПЛАТНЫМ периодом! Отправьте заявку, получите доступ и работайте! Подключайтесь сегодня!