Как создать электронный архив: вопросы и ответы

Электронные архивы предприятий являются основой системы электронного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.п.) и электронные документы.

В этой статье мы расскажем о практических вопросах создания электронного архива финансово-договорной документации

 

С чего начать?

Для начала нужно определиться какие документы мы будем хранить в электронном архиве.

В целом все документы, можно разделить две группы:

1. Исходящие документы — документы, которые созданы внутри организации . Такие документы предназначены для передачи клиентам, в основном это документы по продажам или для внутренних целей — кадровые документы, различные ОРД, договорная документация и т.п.

2. Входящие документы — документы, полученные нами из внешних источников. Например, от наших контрагентов или гос.органов.

 

Важной задачей при создании электронного архива является сокращение трудозатрат и времени, связанных с вводом документов в архив. При этом о собственных документах мы знаем все, о чужих — ничего. Поэтому процессы обработки таких документов и требования к функциональности архива для этих групп документов отличаются.

 

 

Исходящие документы

Организация ввода исходящих документов является относительно простой задачей, чем обработка входящих документов. Все исходящие документы, обычно формируются в тех или иных информационных системах предприятия. Например, та же первичка формируется в учетной бухгалтерской или ERP-системе.

Что бы автоматизировать ввод таких документов в архив необходимо сделать три вещи:

  1. Ваша учетная система должна уметь (или необходимо научить это делать) при формировании печатных экземпляров добавлять на страницу документа уникальный штрихкод.
  2. Электронный архив должен уметь получать из вашей учетной системы, список сформированных таким образом документов с их реквизитами.
  3. Электронный архив должен уметь распознавать штрихкоды на сканах документов.

Таким образом процесс формирования и дальнейшего ввода исходящих документов в архив выглядит следующим образом:

  1. Из учетной системы распечатывается комплект документов для клиента со штрихкодом на каждом документе.
  2. Электронный архив получает данные о сформированном комплекте документов из учетной системы и создает у себя карточки документов и заполняет их реквизитами так же полученными из учетной системы.
  3. После получения от клиента подписанных экземпляров документов — они сканируются и попадают в архив. Благодаря распознанному штрихкоду сканы документов попадают в правильную заранее сформированную карточку документов.

Таким образом ввод исходящих документов в электронный архив осуществляется максимально автоматизированным образом. При этом можно контролировать возврат клиентами подписанных с их стороны документов, формируя в электронном архиве подборку документов без загруженных сканов.

 

Входящие документы

Теперь поговорим об обработке документов поставщиков и о том как автоматизировать ввод таких документов в электронный архив.

Существует два способа ввода в архив таких документов.

Первый и более дорогой — применять систему распознавания документов. Задачей такой системы является не только распознавания текста в документе, но и понимание что в этом тексте является номером документа, что датой, суммой и т.п.

Система распознавания не может работать в полностью автоматическом режиме — результат распознавания зависит от исходного качества полученных документов. Чем мельче шрифт, хуже качество печати, неверно подобранны параметры сканирования — тем хуже будет результат. В среднем на практике качество распознавание дает порядка 90% корректных данных. Это означает что документы после распознавания требуют проверки — верификации человеком. А если внешний вид документов достаточно вариативен — в частности такими документами являются акты выполненных работ — то качество распознавания будет достаточно низким — потребуются отдельные усилия по обучению системы умению распознавать такие документы.

При использовании распознавания ввод в архив входящих документов выглядит следующим образом:

  1. Сканирование полученных документов.
  2. Распознавание полученных документов.
  3. Верификация распознанных документов.

После верификации документ попадает в архив.

Если использование системы распознавания по различным причинам невозможно — то можно использовать другой способ ввода документов в архив:

  1. На полученный документ наклеивается штрихкод.
  2. Документ сканируется и загружается в архив. Такой документ на данном этапе не будет содержать никаких реквизитов кроме штрихкода.
  3. Электронный архив направляет ответственному бухгалтеру уведомление со ссылкой на полученный документ.
  4. Бухгалтер по полученной ссылке открывает скан документа и вносит его в учетную систему, включая значение штрихкода, так же как если бы у него на столе был бумажный документ.
  5. Электронный архив, благодаря наличию в учетной системе введенного документу по штрихкоду находит и загружает все необходимые документы.

Таким образом без применения дорогостоящей системы распознавания можно автоматизировать ввод в электронный архив документов поставщиков.

 

Подводя итоги…

В данной статье мы постарались рассказать, как работают электронные архивы бухгалтерских документов, какие бизнес-задачи они могут решать и как решается ключевая задача — ввод документов в архив.

Опыт показывает, что можно построить удобный в работе электронный архив на базе платформы EnDocs. Редакция EnDocs for SharePoint позволяет реализовать любое проектное решение, учитывающие все требования заказчика — специализированные интерфейсы, интеграции, workflow, хранение больших объемов данных хранятся в защищённом массиве и т.п.

Для тех, кому нужно быстрое решение, без затрат на инфраструктуру и внедрение подойдет облачная версия — EnDocs Cloud

Пусть выбор вас не разочарует.

 

 

 
  •  

 

Как наладить документооборот «на удаленке»?

В условиях массового перехода на удаленный режим работы в выигрыше оказались компании, которые заранее автоматизировали внешний и внутренний электронный документооборот. Если вы не в их числе – не стоит огорчаться, но имеет смысл пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня. ЭДО — это гарантия соблюдения сроков обработки документов, порядок в процессах и контроль исполнения.

Быстрее всего можно перевести на удаленный формат работу с формализованными процессами: согласованием счетов и договоров, первичной бухгалтерией. Для этого необходимо определить перечень процессов, которые целесообразно оцифровать в первую очередь и составить список пользователей, которые должны получить доступ к системе.

В большинстве случаев процесс внедрения системы электронного документооборота с нуля длится минимум несколько недель. Если такие сроки не устраивают имеет смысл рассмотреть вариант работы с СЭД в облаке. Подключение к такому сервису занимает несколько часов, а стоимость подписки зависит от числа сотрудников, работающих в системе. При этом у вас остается возможность в любой момент отказаться от услуги – например, если при возвращении в офис вам захочется вернуться к работе с бумагой. Впрочем, практика говорить, что бизнес, решивший перевести документооборот на электронные рельсы, редко решается с них сойти.

 

ДОКУМЕНТЫ ПОЛУЧАЕМЫЕ ОТ ПОСТАВЩИКОВ


Поступление комплекта документов

Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs Cloud.

Передача документов и данных в учётную систему

Оприходование товара и проводка документа бухгалтером оформляются традиционно, в учетной системе. Не нужно переключаться с одной системы на другую, чтобы перенести данные или выполнить задания. Полученные сканы документы доступны бухгалтеру не только в интерфейсе EnDocs Cloud, но и в учетной системе, например 1С.

Проведение документа и формирование электронного архива

По каждому полученному скану бухгалтер формируем проводку в учетной система. Данные о документах, проведенных в учетной системе автоматически отправляются в электронный архив

 

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПОКУПАТЕЛЕЙ

Формирование первичного комплекта документов

Первичные учетные документы для клиентов формируются в учетной системе, распечатываются и отправляются на подпись руководителю с правом подписи для последующей отправки клиенту.

Получение подписанного клиентом комплекта документов

Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs Cloud.

Обработка документа

Полученный скан документа в EnDocs отправляется на обработку бухгалтеру. В специальном реестре в учетной системе бухгалтер видит все переданные ему сканы документов и одним движением прикрепляет их к операциям реализации в учетной системе.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Внутренний ЭДО позволит автоматизировать различные внутренние процессы компании, например:

  • Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции
  • Согласование договоров и счетов
  • Согласование коммерческих предложений и спецификаций
  • Подготовка и согласование авансовых отчетов
  • Служебные записки на командировку, отпуск, закупку и т.п.
  • Согласование и подписание кадровых документов.

ЧТО ВЫ ПОЛУЧИТЕ ИСПОЛЬЗУЯ ENDOCS?

  • Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора и существенное сокращение времени на подготовку подборок документов;
  • Сокращение рабочего времени на рутинные процессы документооборота
  • Надежный и защищенный архив документов
  • Возможность работать удаленно
  • Доступ к документам 24/7 при наличии интернета;

 

Новый демо-ролик на сайте

Мы записали новый демонстрационный ролик по обработке и вводу бухгалтерских документов. Ролик покажет как обработать бухгалтерскую первичку, провести ее в 1С и создать электронный архив документов. Ролик доступен на странице «Демо» или на нашем канале в Youtube

 

 

Как упростить жизнь бухгалтеру? Лайфхаки!

Каждый день в различных компаниях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Рабочие процессы при этом далеко не всегда организованы оптимально и поэтому требуют большого количества времени, а сотрудники вынуждены заниматься не своими прямыми обязанностями. Горящие сроки, дедлайны — даже кофе нет времени выпить.

Предлагаем несколько ИТ-инструментов, которые наконец внесут порядок в хаос офисной жизни и упростят работу бухгалтерии.

 

ТИПИЧНЫЕ СЛОЖНОСТИ

Бухгалтерская служба ежедневно проводит оплаты, обрабатывает поток первичных документов. Рассчитывает зарплату, готовит отчетность по страховым взносам и НДФЛ.

И тут ему приходит очередное письмо счастья из ФНС с требованием предоставить документы и подготовить соответствующие пояснения в недельный срок. Зачастую это сотни документов, которые уже сданы в архив.

Что бы предоставить ответ в ФНС бухгалтеру потребуется:

  • Подготовить на основе данных учетной системы список документов.
  • Отправиться в архив – помещение, где хранятся оригиналы первичных документов.
  • найти в архиве нужные стеллажи и папки с договорами, актами выполненных работ и банком;
  • взять документы и сделать копии, при этом расшить папку, чтобы каждая копия для ФНС была читабельной и качественной;
  • Если часть документов поступила в электронном виде – открыть сервис оператора ЭДО и выгрузить оттуда необходимые документы
  • подготовить ответное письмо для ФНС с перечнем приложений и подписать письмо у руководителя;
  • Отправить ответ в ФНС почтой или отсканировать документы и затем в электронном виде прикрепить к ответному письму, которое подпишет руководитель своей ЭЦП.

Вполне очевидно, что на эти действия у бухгалтера уйдет много времени. Сколько именно — 2, 3, 4 дня — неизвестно.  А еще в процессе поиска документов часть документов может не найтись. А ведь основную работу никто не отменял и ее тоже нужно выполнять.

 

ЛАЙФ-ХАКИ, КОТОРЫЕ ОБЛЕГЧАТ ЖИЗНЬ БУХГАЛТЕРУ

 

1. Электронный архив

Электронный архив — система хранения электронных документов, которая позволяет быстро наполнять его документами и предоставляет удобный поиск и выгрузку файлов.

В сравнении с приведенным примером работа с бумажным архивом займет у бухгалтера очень много времени.А с электронным архивом можно подготовить документы для ФНС за несколько минут

Если хранить документы в электронном архиве EnDocs, то впоследствии найти необходимые документы в ответ на запросы контролирующих органов можно в один клик.

 

2. Юридически значимый документооборот (ЮЗДО)

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.

ЮЗДО предоставляет пользователю много удобств и преимуществ, в т.ч.:

  • гарантирует юридическую силу документа и правомерность операций;
  • выстраивает полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
  • позволяет участвовать в гос.закупках и тендерах;
  • налаживает простой и прозрачный диалог с ФНС;
  • снижает число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и т.п

 

С ЮЗДО вы можете отказаться от ручного ввода и хранения документации в 1С. EnDocs автоматически загружает документы из ЮЗДО в электронный архив.

 

Чтобы наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. EnDocs предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать обмен электронными документами с контрагентами. В единый архив допустимо загружать как скан-копии бумажных документов, так и электронный документы, полученные через операторов ЭДО.

 

3. Внутренний электронный документооборот

В условиях массового перехода на удаленную работу в выигрыше оказались те компании, которые заблаговременно автоматизировали внутренний и внешний электронный документооборот. Если вы не в их числе – это не повод огорчаться, но повод пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня.

Внутренний ЭДО позволит автоматизировать различные внутренние процессы компании, например:

  • Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции
  • Согласование договоров и счетов
  • Согласование коммерческих предложений и спецификаций
  • Авансовые отчеты
  • Служебные записки
  • Командировки
  • Кадровые документы.

Внутренние документы можно подписывать электронной подписью – такой документ будет так же считаться юридически значимым.  Достаточно оформить сотрудникам электронную подпись.

Кроме того, продолжается эксперимент по кадровому ЭДО (Федеральный закон № 122-ФЗ от 24.04.2020). Эксперимент по отказу от бумажных кадровых документов продлен до 15 ноября 2021. Планируют также продлить приём заявок на участие в эксперименте до 15 мая, но пока законопроект еще не принят.

Преимущества перехода на внутренний ЭДО:

  • экономия времени при работе с кадровыми документами — формирование пакета для приема, увольнения, перевода сотрудника, оформления плана отпусков;
  • возможность ознакомления сотрудников с распорядительными документами дистанционно;
  • дистанционное согласование договоров, счетов, различной рабочей их документов
  • переход частично на удалённую работу с персоналом и упрощение обмена с удалёнщиками кадровыми документами;
  • высвобождение у бухгалтеров и кадровых сотрудников дополнительного времени и возможностей для решения более важных и актуальных задач.

 

КАК ВЫГЛЯДИТ ИДЕАЛЬНЫЙ ДЕНЬ БУХГАЛТЕРА?

Бухгалтер получил требование в личном кабинете налогоплательщика по ТКС. У него остается больше времени на подготовку ответа. Есть возможность спокойно заниматься заработной платой и не надо разрываться на части.

В этом случае бухгалтеру надо будет выполнить следующие действия, чтобы предоставить ответ ФНС:

  • зайти в электронный архив документов. Доступ возможен с любого устройства.
  • найти нужные документы: договора, акты, счета-фактуры, платежные поручения. Через поисковое меню с возможностью фильтрации можно сформировать из них необходимую подборку;
  • выгрузить сформированную подборку вместе с описью на локальный диск
  • подготовить ответ на требование в личном кабинете налогоплательщика, приложить готовый пакет документов, заверить письмо усиленной квалифицированной электронными подписью;
  • отправить ответ по ТКС

10-15 минут, и ответ на запрос отправлен, а бухгалтер может спокойно заниматься расчетом зарплаты. У него будет время сделать важные дела, выпить чашечку кофе и пообщаться с коллегами — просто идеальный день!

 

ВЫВОД?

Единый электронный архив первичных учетных документов снижает трудозатраты при подготовке ответов на запросы ФНС, аудиторов и банков. 

Больше не надо отвлекать сотрудников от исполнения своих обязанностей.

 

Настройки для работы с Диадок

1. Для настройки работы с Диадок на главной странице в правом верхнем углу нажать на выпадающее меню, выбрать пункт Настройки.

 

2. В вертикальном меню выберите пункт «Диадок»

 

3. В нижней экрана в «Подключения Диадок» нажмите на кнопку «+» чтобы создать новое подключение.

4.Введите логин и пароль к вашему аккаунту в Диадок и нажмите «Проверить подключение». Если введенные данные верны — заполните дополнительные поля, появившиеся на форме

5. Выберите нужную вам организацию из списка. Включите параметр «Обрабатывать договоры» если хотите чтобы в EnDocs из Диадок загружались договоры.

При выключенном параметре в EnDocs будут загружаться только первичные документы. 

 

5. Если вы включили параметр «Обрабатывать договоры» выберите пользователей, которые будут подписывать отправляемые или полученные из Диадок договоры. Для подписания договоров пользователь должен иметь действующую электронную подпись. 

 

Требования к рабочему месту для использования электронной подписи описаны в разделе Настройка электронной подписи.

 

 

Электронный архив: как решить все проблемы бумажного документооборота разом

Каждый день в некоторых организациях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Чтобы подтвердить законность проведенных операций перед налоговой инспекцией, оформляются первичные учетные документы. Они являются фундаментом бухгалтерского учета организации.

По этой причине при автоматизации бизнес-процессов предприятия не остается без внимания и процесс хранения финансовых и бухгалтерских документов, автоматизация которого подразумевает под собой внедрение электронного архива.

Электронный архив (ЭА) — это централизованное хранилище всех документов организации. Также можно встретить и другие обозначения ЭА:

  • СЭД — система электронного документооборота;
  • ЭД (ЭДО) — электронный документооборот.

 

ПРОБЛЕМЫ БУМАЖНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:

Проблема
Описание и последствия
Потери документов Проблема может возникнуть как до отправки документов в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса.
Медленный поиск по архиву Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг.
Отсутствие централизованного хранилища Наличие представительств и филиалов одной организации требует либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно.
Отсутствие возможности совместной работы Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно?
Контроль наличия документов Часто контрагенты забывают возвратить документы или они теряются в процессе возврата.  Расходы принимаются к учету по скан-копиям, полученным от поставщиков.  Отсутствие оригиналов документов может создать проблемы при налоговых проверках
Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг.
Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным.
Низкий уровень структурированности Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом.

 

АВТОМАТИЗАЦИЯ — САМЫЙ ЭФФЕКТИВНЫЙ МЕТОД

Внедрение электронного архива (ЭА) позволяет решить широкий ряд проблем, которые возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.

При организации системы ЭА возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.

 

ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА

Компания ENSOL занимается автоматизацией электронного документооборота и внедрением электронного архива. Наш продукт – EnDocs Cloud – это облачная система электронного документооборота, интегрированная с самой популярной в России учетной системы «1С: Предприятие» и сервисом обмена электронных документов Диадок.  Система электронного архива документов позволяет создавать электронные копии всех документов предприятия с привязкой к транзакциям учетной системы, чтобы оптимизировать документооборот организации. EnDocs позволяет решить вышеописанные проблемы, с которыми сталкиваются практически все предприятия на этапе хранения документов.

После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:


 

ПРЕИМУЩЕСТВА?

  • Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора.
  • Интеграция с учетной системой с привязкой электронных копий документов к транзакциям.
  • Возможность просмотра скан-образа документа из транзакции и наоборот — просматривая скан-копию, можно перейти к транзакции в учетной системе.
  • Надежность и защищенность базы данных.
  • Разграничение прав доступа к разным документам.
  • Возможность групповой работы с одной скан-копией документа.
  • Потоковое сканирование пакетов бумаг.
  • Быстрый запуск и отсутствие затрат на внедрение и приобретение оборудования для системы.
 

 

Вы можете попробовать работу с сервисом уже сейчас — бесплатный тариф «Старт» позволяет вести электронный архив и согласование любых документов, а также включает интеграцию с 1С.

 

 

Как сделать так чтобы счета в организации не терялись

Оплата входящих счетов от поставщиков и исполнителей требуется любой компании, при этом задержки сбивают сроки реальных поставок и оказания услуг. В условиях удалённой работы особенно важно не допустить никаких сбоев в этом механизме и продолжать обрабатывать счета без потери скорости.

ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПРИ РАБОТЕ С ПЛАТЕЖАМИ

Основные проблемы — задержки оплаты счетов, связанная с коммуникацией сотрудников и контролем сроков согласования.

Такие задержки снижают эффективность работы компании. Не всегда понятно кто должен согласовать оплату счета и когда это будет сделано. Ситуация становится ещё сложнее в условиях удалённой работы, когда сотрудники не могут обсудить вопросы лично в привычном для них формате. От каждого требуется самостоятельно понять, с кем ему нужно коммуницировать через мессенджеры и звонки по вопросу оплаты конкретного счёта. А поскольку не все работники могут быстро перестроиться под новые условия, проблема может стать очень заметной.

Вот почему сейчас особенно актуальна автоматизация бизнес-процессов оплаты счетов, которая поможет предприятию работать быстрее и без сбоев.

 

РЕШЕНИЕ

Начнём с процессного подхода к оплате счетов. Он позволяет наиболее эффективно выстроить работу, потому что в этом случае маршруты движения документов и участники чётко регламентированы. Также такой подход предполагает, что потребуется объединить работу сотрудников из разных отделов, создать для них общий регламент и единое информационное поле. В итоге каждый сотрудник знает, что все вопросы решаются единообразно — через приложение.

Такие решения позволяют в каждый момент времени видеть, какой статус имеет каждый счёт и кто из сотрудников должен его согласовать или провести оплату. Это позволяет не только ускорить процесс, но и избавиться от просрочек. Ведь уже нет необходимости держать в голове текущие задачи — а значит, не будет и ошибок, связанных с тем, что документ отправили не тому сотруднику, и он в итоге “потерялся”.

 

КАК ЭТО РАБОТАЕТ?

При использовании EnDocs Cloud сотрудники выполняют понятные для них задачи, каждая из которых является частью общего процесса оплаты счета. Задачи включают в себя создание и регистрацию счетов, согласование и их оплату.

Например, мы решили оплатить услуги курьерской доставки. В этом случае через платформу EnDocs мы создаём заявку, заполняя основные поля формы:  номер и дату счета, поставщика и договор при наличии, сумму и желательный срок оплаты.  Для заполнения формы не потребуется никаких особых навыков.

Далее заявка поступает в систему и регистрируется, при этом она сразу видна руководителю, от которого требуется согласование. Как только оно дано (руководителю достаточно несколько раз кликнуть мышкой), счёт уходит в бухгалтерию и становится виден бухгалтерам. Так как EnDocs имеет встроенную интеграцию с 1С – согласованный счёт автоматически выгружается в 1С для оплаты бухгалтером.

По сравнению с ситуацией, когда сотрудник сам отправил согласованный счёт конкретному бухгалтеру, такая система имеет много плюсов. Ведь конкретный бухгалтер мог забыть про эту задачу, либо не увидеть вовремя на почте письмо. При использовании решений на платформе EnDocs задача ответственному сотруднику и будет “висеть”, пока она не будет выполнена. Ее статус виден как сотруднику, отправившему счёт на оплату, так и бухгалтеру. 

 

EnDocs поможет вам организовать работу со счетами, делая ее проще, понятнее и прозрачнее:

  • Единый реестр счетов с понятными реквизитами и статусами их состояния. Любой сотрудник может создать заявку в EnDocs и запустить на согласование.
  • Контроль сроков оплаты. В случае нарушения сроков согласования или оплаты счета  EnDocsнаправит сотрудникам напоминание.
  • Быстрое оповещение сотрудников. После оплаты счета EnDocs направит сотруднику уведомление об оплате и обновит состояние счета в реестре
  • Работа с разными юр. лицами одновременно. EnDocs позволяет работать с несколькими юр.лицами в одном аккаунте.

 

РЕЗУЛЬТАТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

  • Время работы с платежами уменьшается в среднем на 27%
  • До 2 минут сотруднику компании нужно для того, чтобы отправить заявку на оплату
  • До 80% сокращаются трудозатраты на лишние коммуникации.

 

 

Вы можете попробовать работу с сервисом уже сейчас — бесплатный тариф «Старт» позволяет вести электронный архив и согласование любых документов, а также включает интеграцию с 1С.

 

 

Работа с договорами. На что обратить внимание

Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.

Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.

Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.


ЗАЧЕМ СОЗДАВАТЬ РЕГЛАМЕНТ?

СЭД — система электронного документооборота, которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

  • Оптимизируются сроки каждой процедуры;
  • Юридически договоры будут более грамотно составленными;
  • Снизятся риски;
  • Повыситься качество претензионной работы;
  • Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает..

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т. к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента. 

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

 

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д

 

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

 

С ЧЕГО НАЧАТЬ?

В Положении предусмотрите несколько разделов:

  • Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
  • Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
  • Согласование;
  • Порядок подписи;
  • Контроль за сделкой;
  • Хранение и архивирование.

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.

Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.

 

В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.

 

НЕ ЗАБУДЬТЕ О ДЕТАЛЯХ

Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.

Рассчитайте ориентировочные сроки согласований, но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.

Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне, которую нельзя раскрывать. 

Обговорить алгоритм действий на случай,если не получается прийти к единому мнениюпо тексту договора.

Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:

  • Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству. Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
  • Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
  • В первую очередь делайте упор на собственные интересы. Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
  • Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты. Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
  • На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.
  • Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству. Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
  • Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
  • В первую очередь делайте упор на собственные интересы. Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
  • Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты. Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
  • На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.

 

Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.

У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.

Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.

Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются. Чтобы этого избежать необходимо создать удобный архив документации.

 

Снизить риски работы с договорам позволяет СЭД.

 

В ЧЕМ ЖЕ ПЛЮСЫ СЭД?

Первый этап автоматизации — подготовка договора. Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания. 

Согласование договораявляется ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

 

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

 

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

 

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

 

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива, модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно. 

Для этого подойдет СЭД EnDocs Cloud. Вот только несколько ее преимуществ:

  • Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
  • Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
  • Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;
  • Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
  • Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
  • Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
  • Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.

EnDocs Cloud — это не только сервис для работы с договорами, но и электронный архив. В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате. Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д. 

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

Вы можете начать работу с сервисом уже сейчас — бесплатный тариф «Старт» позволяет вести электронный архив и согласование документов, а также включает интеграцию с 1С.

 

 

Проверка по НДС: сохранить нервы и не потерять время

Отчетный период в разгаре. Организации уже успели подать первые декларации, среди них — НДС. Это, возможно, один из тех налогов, которые больше всего напрягают бухгалтеров — тут и особый контроль, и жесткая камералка, и постоянные запросы документов. Если вы главбух организации на ОСНО, то наша статья для вас. Мы решили обозначить самые острые моменты по НДС и поделиться опытом — как пройти проверки быстрее и безопаснее.

 

Давайте определимся с основными трудностями, которые подстерегают плательщиков НДС:

  • Проводится проверка контрагента, а документы запрашивают у вас (встречная проверка);
  • Проведены льготные операции, которые требуют подтверждения;
  • Заявлено возмещение по НДС.

Подтверждающие документы должны быть всегда под рукой, чтобы своевременно заявить льготы, получить вычет или пройти проверку. Но из-за того, что организация работает не с одним, а со множеством контрагентов, то и документы поступают к ней разными путями — по почте, через ЭДО, привозятся курьерами, водителями и т.д. Кроме того, предварительно принято обмениваться сканами документов по электронной почте.

Весь этот массив информации нужно где-то хранить. В результате плохой организации документооборота электронные документы хранятся на компьютерах (причем каждый сотрудник создает собственные папки и хранит в присущем ему порядке), бумажные — в шкафах и столах работников, руководителя, главбуха. Реже — в отдельном помещении архива. Все в разных местах.

Когда документы понадобятся, придется проделать немалую работу, чтобы собрать нужный пакет для представления в ФНС.

Решение — перевод бумажных документов в электронный вид и создание электронного архива документов. Это значит, что каждый поступающий в организацию документ проходит несколько стадий обработки:

  • Сканирование;
  • Загрузка скан-копий в электронный архив;
  • Внесение описания документа: его основных реквизитов;
  • Предоставление пользователям доступа к документам.

В таком архиве легко найти любой документ, сделать выборку по определенным реквизитам (например, по контрагенту или за выбранный промежуток времени).

Выбирая систему электронного архива необходимо ориентироваться на несколько ключевых критериев: простая работа с системой, понятный интерфейс, минимальное время на загрузку и поиск документов в архиве, возможность интеграции с бухгалтерской программой.

Этими качествами обладает СЭД EnDocs Cloud. Мы позаботились, чтобы все вопросы, связанные с хранением, подборкой, согласованием документов и даже их загрузкой в 1С решались в одном сервисе. Вы получаете доступ к архиву с любого устройства, на котором есть интернет, и можете установить каждому пользователю права доступа в зависимости от его должностных обязанностей.

 

Когда нужно подавать подтверждающие документы

Если вы занимаетесь экспортом в страны ЕАЭС, то имеете право на ставку НДС 0%, для этого нужно подтвердить вывоз товаров и уплату косвенного налога покупателем. Документы подаются вместе с декларацией. При этом проверяющие могут запросить и дополнительные данные, если предоставленных окажется недостаточно.

Если заявлен НДС к возмещению. В этом случае налоговый орган вправе истребовать у налогоплательщика первичные подтверждающие документы (статья 172 НК РФ). Это счет-фактуры в первую очередь, а также договора, накладные, акты на работы и услуги и другие.

При проведении камеральной проверки ФНС сверяет данные, указанные налогоплательщиком с другими, имеющимися в ее распоряжении. Также могут быть запрошены сведения из банка, где у организации открыт расчетный счет. Если какие-то сведения будут друг-другу противоречить, то инспекция направит требование — пояснить имеющиеся расхождения, представить документы, подтверждающие пояснения, или подать корректировку.

 

Кстати, если вы подадите уточненную декларацию на уменьшение суммы налога, подлежащего к уплате в бюджет через два или более года после окончания срока подачи отчетности, то и тут ФНС вправе попросить документы.

 

Сроки для ответа на требование

Если у вас требуют документы в рамках выездной или камеральной проверки, то отвечать нужно в десятидневный срок (дни рабочие). Если речь о встречке, то срок зависит от пункта статьи 93.1 НК, указанной в требовании:

  • 5 рабочих дней (п. 1 статьи 93.1 НК РФ)
  • 10 рабочих дней (п. 2 статьи 93.1 НК РФ)

В случае, если объем документов настолько большой, что уложиться в сроки просто невозможно — попросите отсрочку (но в ней могут отказать).

Передать документы можно двумя способами:

  1. Сделать бумажные копии оригиналов. Для этого придется расшить папки с документами, сделать копии, сшить полученные пачки, пронумеровать, составить опись и потом отвезти в инспекцию. 
  2. Отсканировать документы. Принцип здесь тот же, только не придется что-то сшивать и нумеровать. Сканы документов, переданные через систему обмена документами (через оператора по сдаче отчетности или ЭДО), и подписанные электронной подписью, принимаются ФНС.

Но копировать или сканировать документы по факту требования означает, что придется выделить для этого отдельного сотрудника, а в небольших организациях к этому привлекают самого бухгалтера. В результате текущие задачи ему придется выполнять уже после окончания рабочего дня или параллельно.

Чтобы не отвлекать никого от работы, стоит позаботиться об организации документооборота заранее. О создании электронного архива мы уже рассказали выше. Кроме того, EnDocs Cloud позволяет организовать работу компании вне зависимости от географического расположения ее офисов и сотрудников:

  • Проводите электронное согласование документов — сотруднику сервис напомнит о том, что нужно выполнить поручение, срок которого подходит к концу, а руководитель будет видеть насколько эффективно работают его подчиненные.
  • Электронные копии договоров также размещаются в архиве и их можно приложить к ответам на требования, например, при встречной проверке, когда запрашивают все документы по сделке с контрагентом.
  • Благодаря интеграции с 1С, к копии документа в архиве можно перейти прямо из 1C. Вы легко проконтролируете наличие оригиналов, историю изменений, если было несколько версий исходного документа (такое часто бывает в торговле, когда задним числом исправляют количество или цену товаров).
  • Интеграция с Диадок позволит автоматически загружать в архив электронные документы. Полученные или переданные документы будут подписаны квалифицированной электронной подписью и не требуют дублирования на бумаге. Их также можно прикладывать при направлении ответа по требованию через ТКС или распечатать бумажный вариант.

 

EnDocs Cloud поможет быстро и без усилий собрать документы для проверки, получения льготы по налогу или вычета.

Вы можете начать работу с сервисом уже сейчас — бесплатный тариф «Старт» позволяет вести электронный архив и согласование документов, а также включает интеграцию с 1С.

 

 

Расширенный поиск

Расширенный поиск позволяет создавать сложные запросы при формировании подборок документов. Вы можете добавлять различные условия и группы условий используя логический оператор И/ИЛИ. 

В окне конструктора доступно создание поиска с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку «+». 

1. Расширенный поиск доступен по кнопке «фильтра» в правом верхнем углу экрана.

2. В окне конструктора вы можете задать поиск с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку в виде плюса. Добавьте нужные условия выбрав нужные вам реквизиты и их значения, Используйте логический оператор И/ИЛИ для задания различных значений при поиске документов.

 

3. После чего отобразится подобранный согласно заданным критериям список документов.

Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.