Как перестать рыться в папках и создать электронный архив

Каждый день в некоторых организациях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Чтобы подтвердить законность проведенных операций перед налоговой инспекцией, оформляются первичные учетные документы. Они являются фундаментом бухгалтерского учета организации.

По этой причине при автоматизации бизнес-процессов предприятия не остается без внимания и процесс хранения финансовых и бухгалтерских документов, автоматизация которого подразумевает под собой внедрение электронного архива.

Электронный архив (ЭА) — это централизованное хранилище всех документов организации. Также можно встретить и другие обозначения ЭА:

  • СЭД — система электронного документооборота;
  • ЭД (ЭДО) — электронный документооборот.

 

ПРОБЛЕМЫ БУМАЖНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:

Проблема
Описание и последствия
Потери документов Проблема может возникнуть как до отправки документов в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса.
Медленный поиск по архиву Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг.
Отсутствие централизованного хранилища Наличие представительств и филиалов одной организации требует либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно.
Отсутствие возможности совместной работы Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно?
Контроль наличия документов Часто контрагенты забывают возвратить документы или они теряются в процессе возврата.  Расходы принимаются к учету по скан-копиям, полученным от поставщиков.  Отсутствие оригиналов документов может создать проблемы при налоговых проверках
Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг.
Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным.
Низкий уровень структурированности Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом.

 

АВТОМАТИЗАЦИЯ — САМЫЙ ЭФФЕКТИВНЫЙ МЕТОД

Внедрение электронного архива (ЭА) позволяет решить широкий ряд проблем, которые возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.

При организации системы ЭА возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.

 

ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА

Компания ENSOL занимается автоматизацией электронного документооборота и внедрением электронного архива. Наш продукт – EnDocs Cloud – это облачная система электронного документооборота, интегрированная с самой популярной в России учетной системы «1С: Предприятие» и сервисом обмена электронных документов Диадок.  Система электронного архива документов позволяет создавать электронные копии всех документов предприятия с привязкой к транзакциям учетной системы, чтобы оптимизировать документооборот организации. EnDocs позволяет решить вышеописанные проблемы, с которыми сталкиваются практически все предприятия на этапе хранения документов.

После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:


 

ПРЕИМУЩЕСТВА?

  • Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора.
  • Интеграция с учетной системой с привязкой электронных копий документов к транзакциям.
  • Возможность просмотра скан-образа документа из транзакции и наоборот — просматривая скан-копию, можно перейти к транзакции в учетной системе.
  • Надежность и защищенность базы данных.
  • Разграничение прав доступа к разным документам.
  • Возможность групповой работы с одной скан-копией документа.
  • Потоковое сканирование пакетов бумаг.
  • Быстрый запуск и отсутствие затрат на внедрение и приобретение оборудования для системы.
 

 

Вы можете попробовать работу с сервисом уже сейчас — бесплатный тариф «Старт» позволяет вести электронный архив и согласование любых документов, а также включает интеграцию с 1С.

 

 

Согласовать оплату: как сделать так чтобы счета в организации не терялись

Оплата входящих счетов от поставщиков и исполнителей требуется любой компании, при этом задержки сбивают сроки реальных поставок и оказания услуг. В условиях удалённой работы особенно важно не допустить никаких сбоев в этом механизме и продолжать обрабатывать счета без потери скорости.

ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПРИ РАБОТЕ С ПЛАТЕЖАМИ

Основные проблемы — задержки оплаты счетов, связанная с коммуникацией сотрудников и контролем сроков согласования.

Такие задержки снижают эффективность работы компании. Не всегда понятно кто должен согласовать оплату счета и когда это будет сделано. Ситуация становится ещё сложнее в условиях удалённой работы, когда сотрудники не могут обсудить вопросы лично в привычном для них формате. От каждого требуется самостоятельно понять, с кем ему нужно коммуницировать через мессенджеры и звонки по вопросу оплаты конкретного счёта. А поскольку не все работники могут быстро перестроиться под новые условия, проблема может стать очень заметной.

Вот почему сейчас особенно актуальна автоматизация бизнес-процессов оплаты счетов, которая поможет предприятию работать быстрее и без сбоев.

 

РЕШЕНИЕ

Начнём с процессного подхода к оплате счетов. Он позволяет наиболее эффективно выстроить работу, потому что в этом случае маршруты движения документов и участники чётко регламентированы. Также такой подход предполагает, что потребуется объединить работу сотрудников из разных отделов, создать для них общий регламент и единое информационное поле. В итоге каждый сотрудник знает, что все вопросы решаются единообразно — через приложение.

Такие решения позволяют в каждый момент времени видеть, какой статус имеет каждый счёт и кто из сотрудников должен его согласовать или провести оплату. Это позволяет не только ускорить процесс, но и избавиться от просрочек. Ведь уже нет необходимости держать в голове текущие задачи — а значит, не будет и ошибок, связанных с тем, что документ отправили не тому сотруднику, и он в итоге “потерялся”.

 

КАК ЭТО РАБОТАЕТ?

При использовании EnDocs Cloud сотрудники выполняют понятные для них задачи, каждая из которых является частью общего процесса оплаты счета. Задачи включают в себя создание и регистрацию счетов, согласование и их оплату.

Например, мы решили оплатить услуги курьерской доставки. В этом случае через платформу EnDocs мы создаём заявку, заполняя основные поля формы:  номер и дату счета, поставщика и договор при наличии, сумму и желательный срок оплаты.  Для заполнения формы не потребуется никаких особых навыков.

Далее заявка поступает в систему и регистрируется, при этом она сразу видна руководителю, от которого требуется согласование. Как только оно дано (руководителю достаточно несколько раз кликнуть мышкой), счёт уходит в бухгалтерию и становится виден бухгалтерам. Так как EnDocs имеет встроенную интеграцию с 1С – согласованный счёт автоматически выгружается в 1С для оплаты бухгалтером.

По сравнению с ситуацией, когда сотрудник сам отправил согласованный счёт конкретному бухгалтеру, такая система имеет много плюсов. Ведь конкретный бухгалтер мог забыть про эту задачу, либо не увидеть вовремя на почте письмо. При использовании решений на платформе EnDocs задача ответственному сотруднику и будет “висеть”, пока она не будет выполнена. Ее статус виден как сотруднику, отправившему счёт на оплату, так и бухгалтеру. 

 

EnDocs поможет вам организовать работу со счетами, делая ее проще, понятнее и прозрачнее:

  • Единый реестр счетов с понятными реквизитами и статусами их состояния. Любой сотрудник может создать заявку в EnDocs и запустить на согласование.
  • Контроль сроков оплаты. В случае нарушения сроков согласования или оплаты счета  EnDocsнаправит сотрудникам напоминание.
  • Быстрое оповещение сотрудников. После оплаты счета EnDocs направит сотруднику уведомление об оплате и обновит состояние счета в реестре
  • Работа с разными юр. лицами одновременно. EnDocs позволяет работать с несколькими юр.лицами в одном аккаунте.

 

РЕЗУЛЬТАТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

  • Время работы с платежами уменьшается в среднем на 27%
  • До 2 минут сотруднику компании нужно для того, чтобы отправить заявку на оплату
  • До 80% сокращаются трудозатраты на лишние коммуникации.

 

 

Вы можете попробовать работу с сервисом уже сейчас — бесплатный тариф «Старт» позволяет вести электронный архив и согласование любых документов, а также включает интеграцию с 1С.

 

 

Работа с договорами. На что обратить внимание

Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.

Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.

Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.


ЗАЧЕМ СОЗДАВАТЬ РЕГЛАМЕНТ?

СЭД — система электронного документооборота, которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

  • Оптимизируются сроки каждой процедуры;
  • Юридически договоры будут более грамотно составленными;
  • Снизятся риски;
  • Повыситься качество претензионной работы;
  • Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает..

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т. к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента. 

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

 

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д

 

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

 

С ЧЕГО НАЧАТЬ?

В Положении предусмотрите несколько разделов:

  • Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
  • Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
  • Согласование;
  • Порядок подписи;
  • Контроль за сделкой;
  • Хранение и архивирование.

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.

Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.

 

В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.

 

НЕ ЗАБУДЬТЕ О ДЕТАЛЯХ

Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.

Рассчитайте ориентировочные сроки согласований, но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.

Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне, которую нельзя раскрывать. 

Обговорить алгоритм действий на случай,если не получается прийти к единому мнениюпо тексту договора.

Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:

  • Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству. Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
  • Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
  • В первую очередь делайте упор на собственные интересы. Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
  • Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты. Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
  • На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.
  • Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству. Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
  • Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
  • В первую очередь делайте упор на собственные интересы. Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
  • Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты. Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
  • На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.

 

Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.

У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.

Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.

Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются. Чтобы этого избежать необходимо создать удобный архив документации.

 

Снизить риски работы с договорам позволяет СЭД.

 

В ЧЕМ ЖЕ ПЛЮСЫ СЭД?

Первый этап автоматизации — подготовка договора. Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания. 

Согласование договораявляется ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

 

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

 

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

 

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

 

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива, модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно. 

Для этого подойдет СЭД EnDocs Cloud. Вот только несколько ее преимуществ:

  • Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
  • Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
  • Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;
  • Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
  • Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
  • Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
  • Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.

EnDocs Cloud — это не только сервис для работы с договорами, но и электронный архив. В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате. Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д. 

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

Вы можете начать работу с сервисом уже сейчас — бесплатный тариф «Старт» позволяет вести электронный архив и согласование документов, а также включает интеграцию с 1С.

 

 

Проверка по НДС: сохранить нервы и не потерять время

Отчетный период в разгаре. Организации уже успели подать первые декларации, среди них — НДС. Это, возможно, один из тех налогов, которые больше всего напрягают бухгалтеров — тут и особый контроль, и жесткая камералка, и постоянные запросы документов. Если вы главбух организации на ОСНО, то наша статья для вас. Мы решили обозначить самые острые моменты по НДС и поделиться опытом — как пройти проверки быстрее и безопаснее.

 

Давайте определимся с основными трудностями, которые подстерегают плательщиков НДС:

  • Проводится проверка контрагента, а документы запрашивают у вас (встречная проверка);
  • Проведены льготные операции, которые требуют подтверждения;
  • Заявлено возмещение по НДС.

Подтверждающие документы должны быть всегда под рукой, чтобы своевременно заявить льготы, получить вычет или пройти проверку. Но из-за того, что организация работает не с одним, а со множеством контрагентов, то и документы поступают к ней разными путями — по почте, через ЭДО, привозятся курьерами, водителями и т.д. Кроме того, предварительно принято обмениваться сканами документов по электронной почте.

Весь этот массив информации нужно где-то хранить. В результате плохой организации документооборота электронные документы хранятся на компьютерах (причем каждый сотрудник создает собственные папки и хранит в присущем ему порядке), бумажные — в шкафах и столах работников, руководителя, главбуха. Реже — в отдельном помещении архива. Все в разных местах.

Когда документы понадобятся, придется проделать немалую работу, чтобы собрать нужный пакет для представления в ФНС.

Решение — перевод бумажных документов в электронный вид и создание электронного архива документов. Это значит, что каждый поступающий в организацию документ проходит несколько стадий обработки:

  • Сканирование;
  • Загрузка скан-копий в электронный архив;
  • Внесение описания документа: его основных реквизитов;
  • Предоставление пользователям доступа к документам.

В таком архиве легко найти любой документ, сделать выборку по определенным реквизитам (например, по контрагенту или за выбранный промежуток времени).

Выбирая систему электронного архива необходимо ориентироваться на несколько ключевых критериев: простая работа с системой, понятный интерфейс, минимальное время на загрузку и поиск документов в архиве, возможность интеграции с бухгалтерской программой.

Этими качествами обладает СЭД EnDocs Cloud. Мы позаботились, чтобы все вопросы, связанные с хранением, подборкой, согласованием документов и даже их загрузкой в 1С решались в одном сервисе. Вы получаете доступ к архиву с любого устройства, на котором есть интернет, и можете установить каждому пользователю права доступа в зависимости от его должностных обязанностей.

 

Когда нужно подавать подтверждающие документы

Если вы занимаетесь экспортом в страны ЕАЭС, то имеете право на ставку НДС 0%, для этого нужно подтвердить вывоз товаров и уплату косвенного налога покупателем. Документы подаются вместе с декларацией. При этом проверяющие могут запросить и дополнительные данные, если предоставленных окажется недостаточно.

Если заявлен НДС к возмещению. В этом случае налоговый орган вправе истребовать у налогоплательщика первичные подтверждающие документы (статья 172 НК РФ). Это счет-фактуры в первую очередь, а также договора, накладные, акты на работы и услуги и другие.

При проведении камеральной проверки ФНС сверяет данные, указанные налогоплательщиком с другими, имеющимися в ее распоряжении. Также могут быть запрошены сведения из банка, где у организации открыт расчетный счет. Если какие-то сведения будут друг-другу противоречить, то инспекция направит требование — пояснить имеющиеся расхождения, представить документы, подтверждающие пояснения, или подать корректировку.

 

Кстати, если вы подадите уточненную декларацию на уменьшение суммы налога, подлежащего к уплате в бюджет через два или более года после окончания срока подачи отчетности, то и тут ФНС вправе попросить документы.

 

Сроки для ответа на требование

Если у вас требуют документы в рамках выездной или камеральной проверки, то отвечать нужно в десятидневный срок (дни рабочие). Если речь о встречке, то срок зависит от пункта статьи 93.1 НК, указанной в требовании:

  • 5 рабочих дней (п. 1 статьи 93.1 НК РФ)
  • 10 рабочих дней (п. 2 статьи 93.1 НК РФ)

В случае, если объем документов настолько большой, что уложиться в сроки просто невозможно — попросите отсрочку (но в ней могут отказать).

Передать документы можно двумя способами:

  1. Сделать бумажные копии оригиналов. Для этого придется расшить папки с документами, сделать копии, сшить полученные пачки, пронумеровать, составить опись и потом отвезти в инспекцию. 
  2. Отсканировать документы. Принцип здесь тот же, только не придется что-то сшивать и нумеровать. Сканы документов, переданные через систему обмена документами (через оператора по сдаче отчетности или ЭДО), и подписанные электронной подписью, принимаются ФНС.

Но копировать или сканировать документы по факту требования означает, что придется выделить для этого отдельного сотрудника, а в небольших организациях к этому привлекают самого бухгалтера. В результате текущие задачи ему придется выполнять уже после окончания рабочего дня или параллельно.

Чтобы не отвлекать никого от работы, стоит позаботиться об организации документооборота заранее. О создании электронного архива мы уже рассказали выше. Кроме того, EnDocs Cloud позволяет организовать работу компании вне зависимости от географического расположения ее офисов и сотрудников:

  • Проводите электронное согласование документов — сотруднику сервис напомнит о том, что нужно выполнить поручение, срок которого подходит к концу, а руководитель будет видеть насколько эффективно работают его подчиненные.
  • Электронные копии договоров также размещаются в архиве и их можно приложить к ответам на требования, например, при встречной проверке, когда запрашивают все документы по сделке с контрагентом.
  • Благодаря интеграции с 1С, к копии документа в архиве можно перейти прямо из 1C. Вы легко проконтролируете наличие оригиналов, историю изменений, если было несколько версий исходного документа (такое часто бывает в торговле, когда задним числом исправляют количество или цену товаров).
  • Интеграция с Диадок позволит автоматически загружать в архив электронные документы. Полученные или переданные документы будут подписаны квалифицированной электронной подписью и не требуют дублирования на бумаге. Их также можно прикладывать при направлении ответа по требованию через ТКС или распечатать бумажный вариант.

 

EnDocs Cloud поможет быстро и без усилий собрать документы для проверки, получения льготы по налогу или вычета.

Вы можете начать работу с сервисом уже сейчас — бесплатный тариф «Старт» позволяет вести электронный архив и согласование документов, а также включает интеграцию с 1С.

 

 

Расширенный поиск

Расширенный поиск позволяет создавать сложные запросы при формировании подборок документов. Вы можете добавлять различные условия и группы условий используя логический оператор И/ИЛИ. 

В окне конструктора доступно создание поиска с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку «+». 

1. Расширенный поиск доступен по кнопке «фильтра» в правом верхнем углу экрана.

2. В окне конструктора вы можете задать поиск с сложными условиями фильтрации. Для добавления условия необходимо нажать кнопку в виде плюса. Добавьте нужные условия выбрав нужные вам реквизиты и их значения, Используйте логический оператор И/ИЛИ для задания различных значений при поиске документов.

3. После чего отобразится подобранный согласно заданным критериям список документов.

 

Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.

 

Поиск по реквизитам

В EnDocs Cloud поддерживается фильтрация и сортировка  документов в реестрах, а так же поиск документов по заданным вами критериям и значениям. Это позволяет быстро выполнять необходимые подборки документов и выгружать их на диск.

 

Фильтрация документов в реестре.

Отсортировать документ можно кликнув на соответствующий столбец в реестре документов.

Для того чтобы отфильтровать документы, выберите одно из имеющихся значений нажав на кнопку фильтра в заголовке столбца.
Установите галочки в необходимых полях и нажмите кнопку ОК.

 

Поиск по реквизитам.

Вы можете искать документы задавая различные значения в реквизитах документов используя поисковое поле под заголовком столбца в реестре документов.

Вы так же можете установить более сложный фильтр нажав на кнопку «лупы» и выбрав условие поиска:

Далее в поле введите нужное вам значение:

 

Очистить фильтры можно нажав кнопку «Х» в правом верхнем углу экрана.

 

Карточка документа

Каждый документ в системе представлен электронной карточкой и соответствующей скан-копией документа в его оригинальном виде (с печатями, подписями и т.п.). 

Карточка содержит основные реквизиты документа, историю изменений и файлы скан-копий документа. 


Используя карточку, вы можете: 

  • просматривать историю изменений и согласования документа 
  • просматривалось прикреплённые скан-копии 
  • просматривать и редактировать реквизиты документы при наличии прав доступа 
  • запускать согласование документа 
  • просматривать лист согласования 

 

Важно: если документ был загружен из  1С — то такой документ нельзя изменить или удалить через интерфейс EnDocs Cloud. Его изменение и удаление необходимо делать в 1С

 

Реестры документов

Все документы в EnDocs Cloud сгруппированы по реестрам.  Каждый реестр содержит документы определенного типа.  

Реестры документов находятся на главной странице, в левой  боковой панели. 

 

     Реестры документов:  

  • Покупки – документы поступлений от поставщиков: Счета, Фактуры, УПД, Акты, Накладные, Приложения к первичным документам 
  • Продажи – документы реализации для клиентов: Счета, Фактуры, УПД, Акты, Накладные, Приложения к первичным документам
  • Счета – выставленные и исходящие счета 
  • Договоры – договоры с контрагентами. 
  • Банк – платёжные поручения и банковские выписки 
  • Авансовые отчеты – Авансовые отчеты сотрудников 
  • Отчётность – бухгалтерская, налоговая и внутренняя отчётность  
  • Корреспонденция – входящая и исходящая корреспонденция 
  • Служебки – обеспечение взаимодействия сотрудников из разных подразделений
  • Прочее – регламенты, положения, инструкции, приказы, кадровые документы и пр.  

 

 

Работа с реестрами документов

 

На реестрах документов вам доступна панель инструментов при помощи которой вы можете:

  • Скачать файлы выбранных документов
  • Экспортировать выбранные документы в таблицу Excel
  • Развернуть реестр во весь экран
  • Обновить содержимое реестра
  • Настроить отображение столбцов в реестре