Электронный документооборот: обзор возможностей в 2022

на нашем канале в YouTube доступна запись нашего вебинар

«Роботизация обработки документов — обзор возможностей в 2022 году. Для просмотра вебинара достаточно перейти по ссылке.

 

EnDocs Cloud продолжает работать

Каждый день появляются новости об уходе с российского рынка иностранных ИТ-компаний и остановке ими поставок товаров и услуг. 

Мы считаем важным напомнить нашим заказчикам, что ООО «Энсол Софт» является на 100% российской компанией-разработчиком программного продукта EnDocs Cloud. 

В последнее время наши заказчики столкнулись с проблемами доступа к сервису в связи с DDOS-атаками на DNS-сервера компании RU-CENTER, на которых были делегированы наши домены. На прошлой неделе мы перевели все наши домены на сервера компании Яндекс и не ожидаем подобных проблем в будущем.

Мы не останавливаем развитие нашего продукта и не откладываем новые проекты по развитию EnDocs. Скоро вы получите множество новых функций, которые помогут вам в управлении вашим бизнесом.

В это непростое время мы будем вместе с вами.  

Ввод документов в 1С

Мы обновили наш интеграционный модуль для 1С для поддержки работы с распознанными документами:   

  1. Добавлена возможность автоматического создания контрагента, если распознанный контрагент отсутствует в справочнике 1С.
  2. Добавлена возможность автоматического создания новой номенклатуры, если подходящая отсутствует в справочнике номенклатуры.
  3. Добавлена возможность автоматического сопоставления распознанной номенклатуры с  номенклатурой из справочника 1С.
  4. На строчную часть документа добавлена автоматический контроль соответствия расчетных сумм с итоговыми распознанными суммами.
  5. Добавлен контроль на наличие дубликатов документов

Новый дизайн EnDocs

EnDocs получил новый современный дизайн:  свежее оформление появится у всех пользователей сегодня.

Главные изменения в ней касаются дизайна, который стал более современным и ярким. Мы также стремились упростить взаимодействие с системой и сократить количество кликов, необходимых, чтобы выполнить то или иное действие, а так же сократить время на получение необходимой информации.

Появилось главное меню системы, состоящее из разделов: Мой кабинет, Документы, Компания и Настройки.

Кардинально преобразился главный экран системы, обновлены реестры документов, получили обновление разделы настроек и данных компании. 


В разделе «Мой кабинет», который является преемником старого личного кабинета теперь доступно значительно больше информации: можно легко увидеть количество ваших документов, событий и задач. В нем появилась лента событий, показывающая последние изменения с вашими документами и задачами. Добавлена возможность сортировки и фильтрации в списках ваших задач и документов на согласовании.

В новом разделе «Документы» теперь сосредоточены все документы. Они все так же разделены на реестры к которым добавились новые:  «Все документы», «Мои документы» и «Избранные».  На реестрах появились новые пред-настроенные фильтры, позволяющие отображать документы в зависимости от их статусов.

Все данные о ваших юр.лицах, контрагентах и проектах теперь расположены в новом разделе «Компания».

Существенно обновился интерфейс создания документа и интерфейс карточки документа: теперь просмотр реквизитов документа и работа с файлами стали более удобными и наглядными.

Для переключения на новый дизайн необходимо кликнуть по кнопке «Новый дизайн», расположенной верхней правой части экрана. Вы так же в любой момент вернуться на старый дизайн — мы планируем какое-то время оставить его доступным для пользователей. Однако все новые будущие функции системы будут доступны только в новом дизайне.

 

 

 

 

 

 

 

 

Распознавание документов

Друзья, наш сервис научился распознавать бухгалтерские документы.

С новыми возможностями наполнение электронного архива или ввод документов в 1С становится значительно проще

В настоящее время мы умеем загружать и распознавать следующие документы:

  • товарные накладные (форма ТОРГ-12);
  • счета-фактуры;
  • универсальный передаточные документы (УПД);
  • акты выполненных работ (печатаная форма 1С);
  • счета на оплату (печатная форма 1С).

EnDocs распознает основные базовые реквизиты, такие как номер и дата, продавец и покупатель, сумму документа, налог. Так же распознается строчная часть документа, включая название номенклатуры, количество и суммы.  

Пока сервис распознавания доступен в режиме ограниченного публичного тестирования. Оно продлится 2-3 месяца, участие в нем бесплатно

Все наши клиенты могут к нему присоединиться просто написав об этом в техподдержку. 

 

 

 

Как перейти на кадровый ЭДО

В статье рассмотрим, в чем заключаются преимущества перехода на электронный кадровый документооборот.

К типовым кадровым документам относят: приказы, графики, заявления, инструкции и др.  

Например типовая схема кадрового документооборота при оформлении отпуска состоит из следующих действий:

  1. Сотрудник пишет заявление на отпуск и передает его руководителю на подпись. 
  2. Руководитель должен свериться с графиком отпусков, и затем подписать заявление.
  3. Сотрудник лично относит подписанное заявление в кадровую службу. При написании заявлений часто допускаются ошибки. Они существенно удлиняют процесс и съедают больше времени на оформление. При обнаружении ошибок кадровым специалистом все надо будет начинать сначала
  4. Если с заявлением все хорошо — сотрудник должен будет посетить кадровую службу еще раз и подписать приказ об отпуске. 
  5. Готовый пакет документов передается директору на подпись, после чего направляется в бухгалтерию на выплату.
  6. После выплаты пакет документов передается в кадровую службу на хранение в бумажном архиве.

Обычно такой процесс затягивается нескольких дней.

Этот же процесс в электронном виде можно пройти значительно быстрее. Сотрудник, заполнит в системе электронный документ, подпишет его электронной подписью и отправит на согласование. В этом случае не требуется печатать бумажный документ, ходить с ним по кабинетам, а если сотрудник переведен на дистанционный режим работы отправлять документ курьером. Система автоматически согласно настроенному маршруту отправит документ на согласование непосредственному руководителю, кадровому специалисту После подготовки кадровым специалистом приказа система автоматически направит его сотруднику на подписание. Готовый пакет система отправит директору на подпись и затем сохранит подписанные документы в электронном архиве.  Найти их в случае необходимости можно за секунду.

Кадровый ЭДО позволяет ускорить и упростить процесс обработки документов что ведет к существенной экономии рабочего времени. Поэтому многие компании постепенно переходят на электронный формат работы.

Пандемия так же внесла свой вклад — заставила многие компании  изменить привычный режим переведя сотрудников на дистанционный режим. В таком случае, Кадровый ЭДО необходимый инструмент для решения кадровых вопросов.

Для решения данного вопроса можно разработать собственное решение или использовать готовое из доступных на рынке. Одним из таких оптимальных вариантов для автоматизации кадрового ЭДО является  EnDocs Cloud. 

Его преимуществами являются:

  • Готовое решение — отсутствие затрат на внедрение. Быстрый запуск.
  • Поддержка КЭП позволяет подписывать кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге
  • Интеграция с учетными системами. Решение уже содержит встроенную интеграцию с 1С

Подробнее о решении «Кадровый ЭДО» смотрите на странице решения

 

Как создать электронный архив: вопросы и ответы

Электронные архивы предприятий являются основой системы электронного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.п.) и электронные документы.

В этой статье мы расскажем о практических вопросах создания электронного архива финансово-договорной документации

 

С чего начать?

Для начала нужно определиться какие документы мы будем хранить в электронном архиве.

В целом все документы, можно разделить две группы:

1. Исходящие документы — документы, которые созданы внутри организации . Такие документы предназначены для передачи клиентам, в основном это документы по продажам или для внутренних целей — кадровые документы, различные ОРД, договорная документация и т.п.

2. Входящие документы — документы, полученные нами из внешних источников. Например, от наших контрагентов или гос.органов.

 

Важной задачей при создании электронного архива является сокращение трудозатрат и времени, связанных с вводом документов в архив. При этом о собственных документах мы знаем все, о чужих — ничего. Поэтому процессы обработки таких документов и требования к функциональности архива для этих групп документов отличаются.

 

 

Исходящие документы

Организация ввода исходящих документов является относительно простой задачей, чем обработка входящих документов. Все исходящие документы, обычно формируются в тех или иных информационных системах предприятия. Например, та же первичка формируется в учетной бухгалтерской или ERP-системе.

Что бы автоматизировать ввод таких документов в архив необходимо сделать три вещи:

  1. Ваша учетная система должна уметь (или необходимо научить это делать) при формировании печатных экземпляров добавлять на страницу документа уникальный штрихкод.
  2. Электронный архив должен уметь получать из вашей учетной системы, список сформированных таким образом документов с их реквизитами.
  3. Электронный архив должен уметь распознавать штрихкоды на сканах документов.

Таким образом процесс формирования и дальнейшего ввода исходящих документов в архив выглядит следующим образом:

  1. Из учетной системы распечатывается комплект документов для клиента со штрихкодом на каждом документе.
  2. Электронный архив получает данные о сформированном комплекте документов из учетной системы и создает у себя карточки документов и заполняет их реквизитами так же полученными из учетной системы.
  3. После получения от клиента подписанных экземпляров документов — они сканируются и попадают в архив. Благодаря распознанному штрихкоду сканы документов попадают в правильную заранее сформированную карточку документов.

Таким образом ввод исходящих документов в электронный архив осуществляется максимально автоматизированным образом. При этом можно контролировать возврат клиентами подписанных с их стороны документов, формируя в электронном архиве подборку документов без загруженных сканов.

 

Входящие документы

Теперь поговорим об обработке документов поставщиков и о том как автоматизировать ввод таких документов в электронный архив.

Существует два способа ввода в архив таких документов.

Первый и более дорогой — применять систему распознавания документов. Задачей такой системы является не только распознавания текста в документе, но и понимание что в этом тексте является номером документа, что датой, суммой и т.п.

Система распознавания не может работать в полностью автоматическом режиме — результат распознавания зависит от исходного качества полученных документов. Чем мельче шрифт, хуже качество печати, неверно подобранны параметры сканирования — тем хуже будет результат. В среднем на практике качество распознавание дает порядка 90% корректных данных. Это означает что документы после распознавания требуют проверки — верификации человеком. А если внешний вид документов достаточно вариативен — в частности такими документами являются акты выполненных работ — то качество распознавания будет достаточно низким — потребуются отдельные усилия по обучению системы умению распознавать такие документы.

При использовании распознавания ввод в архив входящих документов выглядит следующим образом:

  1. Сканирование полученных документов.
  2. Распознавание полученных документов.
  3. Верификация распознанных документов.

После верификации документ попадает в архив.

Если использование системы распознавания по различным причинам невозможно — то можно использовать другой способ ввода документов в архив:

  1. На полученный документ наклеивается штрихкод.
  2. Документ сканируется и загружается в архив. Такой документ на данном этапе не будет содержать никаких реквизитов кроме штрихкода.
  3. Электронный архив направляет ответственному бухгалтеру уведомление со ссылкой на полученный документ.
  4. Бухгалтер по полученной ссылке открывает скан документа и вносит его в учетную систему, включая значение штрихкода, так же как если бы у него на столе был бумажный документ.
  5. Электронный архив, благодаря наличию в учетной системе введенного документу по штрихкоду находит и загружает все необходимые документы.

Таким образом без применения дорогостоящей системы распознавания можно автоматизировать ввод в электронный архив документов поставщиков.

 

Подводя итоги…

В данной статье мы постарались рассказать, как работают электронные архивы бухгалтерских документов, какие бизнес-задачи они могут решать и как решается ключевая задача — ввод документов в архив.

Опыт показывает, что можно построить удобный в работе электронный архив на базе платформы EnDocs. Редакция EnDocs for SharePoint позволяет реализовать любое проектное решение, учитывающие все требования заказчика — специализированные интерфейсы, интеграции, workflow, хранение больших объемов данных хранятся в защищённом массиве и т.п.

Для тех, кому нужно быстрое решение, без затрат на инфраструктуру и внедрение подойдет облачная версия — EnDocs Cloud

Пусть выбор вас не разочарует.

 

 

 
  •  

 

Как наладить документооборот «на удаленке»?

В условиях массового перехода на удаленный режим работы в выигрыше оказались компании, которые заранее автоматизировали внешний и внутренний электронный документооборот. Если вы не в их числе – не стоит огорчаться, но имеет смысл пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня. ЭДО — это гарантия соблюдения сроков обработки документов, порядок в процессах и контроль исполнения.

Быстрее всего можно перевести на удаленный формат работу с формализованными процессами: согласованием счетов и договоров, первичной бухгалтерией. Для этого необходимо определить перечень процессов, которые целесообразно оцифровать в первую очередь и составить список пользователей, которые должны получить доступ к системе.

В большинстве случаев процесс внедрения системы электронного документооборота с нуля длится минимум несколько недель. Если такие сроки не устраивают имеет смысл рассмотреть вариант работы с СЭД в облаке. Подключение к такому сервису занимает несколько часов, а стоимость подписки зависит от числа сотрудников, работающих в системе. При этом у вас остается возможность в любой момент отказаться от услуги – например, если при возвращении в офис вам захочется вернуться к работе с бумагой. Впрочем, практика говорить, что бизнес, решивший перевести документооборот на электронные рельсы, редко решается с них сойти.

 

ДОКУМЕНТЫ ПОЛУЧАЕМЫЕ ОТ ПОСТАВЩИКОВ


Поступление комплекта документов

Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs Cloud.

Передача документов и данных в учётную систему

Оприходование товара и проводка документа бухгалтером оформляются традиционно, в учетной системе. Не нужно переключаться с одной системы на другую, чтобы перенести данные или выполнить задания. Полученные сканы документы доступны бухгалтеру не только в интерфейсе EnDocs Cloud, но и в учетной системе, например 1С.

Проведение документа и формирование электронного архива

По каждому полученному скану бухгалтер формируем проводку в учетной система. Данные о документах, проведенных в учетной системе автоматически отправляются в электронный архив

 

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПОКУПАТЕЛЕЙ

Формирование первичного комплекта документов

Первичные учетные документы для клиентов формируются в учетной системе, распечатываются и отправляются на подпись руководителю с правом подписи для последующей отправки клиенту.

Получение подписанного клиентом комплекта документов

Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs Cloud.

Обработка документа

Полученный скан документа в EnDocs отправляется на обработку бухгалтеру. В специальном реестре в учетной системе бухгалтер видит все переданные ему сканы документов и одним движением прикрепляет их к операциям реализации в учетной системе.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Внутренний ЭДО позволит автоматизировать различные внутренние процессы компании, например:

  • Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции
  • Согласование договоров и счетов
  • Согласование коммерческих предложений и спецификаций
  • Подготовка и согласование авансовых отчетов
  • Служебные записки на командировку, отпуск, закупку и т.п.
  • Согласование и подписание кадровых документов.

ЧТО ВЫ ПОЛУЧИТЕ ИСПОЛЬЗУЯ ENDOCS?

  • Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора и существенное сокращение времени на подготовку подборок документов;
  • Сокращение рабочего времени на рутинные процессы документооборота
  • Надежный и защищенный архив документов
  • Возможность работать удаленно
  • Доступ к документам 24/7 при наличии интернета;

 

Новый демо-ролик на сайте

Мы записали новый демонстрационный ролик по обработке и вводу бухгалтерских документов. Ролик покажет как обработать бухгалтерскую первичку, провести ее в 1С и создать электронный архив документов. Ролик доступен на странице «Демо» или на нашем канале в Youtube

 

 

Как упростить жизнь бухгалтеру? Лайфхаки!

Каждый день в различных компаниях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Рабочие процессы при этом далеко не всегда организованы оптимально и поэтому требуют большого количества времени, а сотрудники вынуждены заниматься не своими прямыми обязанностями. Горящие сроки, дедлайны — даже кофе нет времени выпить.

Предлагаем несколько ИТ-инструментов, которые наконец внесут порядок в хаос офисной жизни и упростят работу бухгалтерии.

 

ТИПИЧНЫЕ СЛОЖНОСТИ

Бухгалтерская служба ежедневно проводит оплаты, обрабатывает поток первичных документов. Рассчитывает зарплату, готовит отчетность по страховым взносам и НДФЛ.

И тут ему приходит очередное письмо счастья из ФНС с требованием предоставить документы и подготовить соответствующие пояснения в недельный срок. Зачастую это сотни документов, которые уже сданы в архив.

Что бы предоставить ответ в ФНС бухгалтеру потребуется:

  • Подготовить на основе данных учетной системы список документов.
  • Отправиться в архив – помещение, где хранятся оригиналы первичных документов.
  • найти в архиве нужные стеллажи и папки с договорами, актами выполненных работ и банком;
  • взять документы и сделать копии, при этом расшить папку, чтобы каждая копия для ФНС была читабельной и качественной;
  • Если часть документов поступила в электронном виде – открыть сервис оператора ЭДО и выгрузить оттуда необходимые документы
  • подготовить ответное письмо для ФНС с перечнем приложений и подписать письмо у руководителя;
  • Отправить ответ в ФНС почтой или отсканировать документы и затем в электронном виде прикрепить к ответному письму, которое подпишет руководитель своей ЭЦП.

Вполне очевидно, что на эти действия у бухгалтера уйдет много времени. Сколько именно — 2, 3, 4 дня — неизвестно.  А еще в процессе поиска документов часть документов может не найтись. А ведь основную работу никто не отменял и ее тоже нужно выполнять.

 

ЛАЙФ-ХАКИ, КОТОРЫЕ ОБЛЕГЧАТ ЖИЗНЬ БУХГАЛТЕРУ

 

1. Электронный архив

Электронный архив — система хранения электронных документов, которая позволяет быстро наполнять его документами и предоставляет удобный поиск и выгрузку файлов.

В сравнении с приведенным примером работа с бумажным архивом займет у бухгалтера очень много времени.А с электронным архивом можно подготовить документы для ФНС за несколько минут

Если хранить документы в электронном архиве EnDocs, то впоследствии найти необходимые документы в ответ на запросы контролирующих органов можно в один клик.

 

2. Юридически значимый документооборот (ЮЗДО)

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.

ЮЗДО предоставляет пользователю много удобств и преимуществ, в т.ч.:

  • гарантирует юридическую силу документа и правомерность операций;
  • выстраивает полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
  • позволяет участвовать в гос.закупках и тендерах;
  • налаживает простой и прозрачный диалог с ФНС;
  • снижает число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и т.п

 

С ЮЗДО вы можете отказаться от ручного ввода и хранения документации в 1С. EnDocs автоматически загружает документы из ЮЗДО в электронный архив.

 

Чтобы наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. EnDocs предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать обмен электронными документами с контрагентами. В единый архив допустимо загружать как скан-копии бумажных документов, так и электронный документы, полученные через операторов ЭДО.

 

3. Внутренний электронный документооборот

В условиях массового перехода на удаленную работу в выигрыше оказались те компании, которые заблаговременно автоматизировали внутренний и внешний электронный документооборот. Если вы не в их числе – это не повод огорчаться, но повод пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня.

Внутренний ЭДО позволит автоматизировать различные внутренние процессы компании, например:

  • Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции
  • Согласование договоров и счетов
  • Согласование коммерческих предложений и спецификаций
  • Авансовые отчеты
  • Служебные записки
  • Командировки
  • Кадровые документы.

Внутренние документы можно подписывать электронной подписью – такой документ будет так же считаться юридически значимым.  Достаточно оформить сотрудникам электронную подпись.

Кроме того, продолжается эксперимент по кадровому ЭДО (Федеральный закон № 122-ФЗ от 24.04.2020). Эксперимент по отказу от бумажных кадровых документов продлен до 15 ноября 2021. Планируют также продлить приём заявок на участие в эксперименте до 15 мая, но пока законопроект еще не принят.

Преимущества перехода на внутренний ЭДО:

  • экономия времени при работе с кадровыми документами — формирование пакета для приема, увольнения, перевода сотрудника, оформления плана отпусков;
  • возможность ознакомления сотрудников с распорядительными документами дистанционно;
  • дистанционное согласование договоров, счетов, различной рабочей их документов
  • переход частично на удалённую работу с персоналом и упрощение обмена с удалёнщиками кадровыми документами;
  • высвобождение у бухгалтеров и кадровых сотрудников дополнительного времени и возможностей для решения более важных и актуальных задач.

 

КАК ВЫГЛЯДИТ ИДЕАЛЬНЫЙ ДЕНЬ БУХГАЛТЕРА?

Бухгалтер получил требование в личном кабинете налогоплательщика по ТКС. У него остается больше времени на подготовку ответа. Есть возможность спокойно заниматься заработной платой и не надо разрываться на части.

В этом случае бухгалтеру надо будет выполнить следующие действия, чтобы предоставить ответ ФНС:

  • зайти в электронный архив документов. Доступ возможен с любого устройства.
  • найти нужные документы: договора, акты, счета-фактуры, платежные поручения. Через поисковое меню с возможностью фильтрации можно сформировать из них необходимую подборку;
  • выгрузить сформированную подборку вместе с описью на локальный диск
  • подготовить ответ на требование в личном кабинете налогоплательщика, приложить готовый пакет документов, заверить письмо усиленной квалифицированной электронными подписью;
  • отправить ответ по ТКС

10-15 минут, и ответ на запрос отправлен, а бухгалтер может спокойно заниматься расчетом зарплаты. У него будет время сделать важные дела, выпить чашечку кофе и пообщаться с коллегами — просто идеальный день!

 

ВЫВОД?

Единый электронный архив первичных учетных документов снижает трудозатраты при подготовке ответов на запросы ФНС, аудиторов и банков. 

Больше не надо отвлекать сотрудников от исполнения своих обязанностей.