Согласование счетов

Автоматизация процесса согласования счетов в EnDocs Cloud поможет упорядочить и ускорить процесс оплаты счетов от поставщиков.

 

Процесс обработки счетов состоит из следующих этапов:

 1. Заведение счета в систему:

  • Непосредственно из реестров системы
  • На основе скана, отправленного на почту/ftp. Отправленные документы могут проходить распознавание, упрощая ввод документов
    • Отправьте скан на заранее настроенный почтовый ящик/FTP
    • Документы через некоторые время появятся в реестре Загруженные (сканы)
    • Откройте документ из реестра Загруженных, заполните необходимые реквизиты и сохраните изменения. Если подключена опция распознавания и документ успешно распознался, большая часть реквизитов будет заполнена автоматически.
  • Автоматически из Диадок (необходима регистрация в Контур.Диадок)
    • После настройки подключения к Диадок (доступно для тарифов Расширенный и ПРО), счета будут автоматически скачиваться из Диадок и отображаться в реестрах Счета и Загруженные (Диадок)

 

2. Согласование счета в системе:

Созданный счет может быть отправлен в системе на согласование согласно внутренним регламентам компании. Согласующие могут быть выбраны вручную инициатором или определены заранее настроенным маршрутом (доступно для тарифов Старт, Стандарт, Расширенный и ПРО)

 

3. Оплата счета и оповещение инициатора об оплате:

    • Бухгалтер получает все согласованные счета в журнале «Счета на оплату» в 1С
    • На основе записей из журнала формируется платежное поручение
    • После оплаты, инициатору автоматически будет отправлено соответствующее оповещение
  • Без использования интеграции
    • Бухгалтер проводит платеж в учетной системе
    • На последнем этапе процесса согласования Бухгалтер проставляет в карточке Счета номер и дату платежного поручения, а также признак «Оплачено»
    • Инициатору автоматически будет отправлено соответствующее оповещение

 

Для настройки модуля:

  1. Добавьте пользователей системы
  2. Заполните справочники организаций и контрагентов
  3. Настройте права доступа к документам
  4. Настройте маршруты согласования документов (при необходимости)
  5. Установите и настройте Расширение 1С (при необходимости). Включите настройку для загрузки счетов в 1С
  6. Подключите загрузку документов из Диадок (при необходимости)
  7. Настройте импорт документов из электронной почты/FTP (при необходимости)

 

Хранение документов (электронный архив)

EnDocs Cloud позволяет организовать хранение документов в любом формате. 

 

Документы могут быть созданы в EnDocs Cloud следующими способами:

 1. Вручную пользователями системы:

    • Непосредственно из реестров системы
    • На основе скана, отправленного на почту/ftp. Отправленные документы могут проходить распознавание, упрощая ввод документов
      • Отправьте скан на заранее настроенный почтовый ящик/FTP
      • Документы через некоторые время появятся в реестре Загруженные (сканы)
      • Откройте документ из реестра ЗагруженныхЗ, заполните необходимые реквизиты и сохраните изменения. Если подключена опция распознавания и документ успешно распознался, большая часть реквизитов будет заполнена автоматически.

 

 2. Автоматически из 1С (при использовании расширения для 1С)

    • При использовании Расширения, в 1С доступна кнопка Прикрепить скан-копию. После прикрепления скан-копии к документу 1С, в EnDocs Cloud будет автоматически создана карточка документа с приложенным сканом
    • Документ станет доступен пользователям EnDocs Cloud в соответствующем реестре (Бухгалтерия, Счета и оплаты, Договоры) и бухгалтерам по кнопке Просмотреть скан-копию на документе 1С

 

 3. Автоматически из Диадок (необходима регистрация в Контур.Диадок)

    • После настройки подключения к Диадок (доступно для тарифов Расширенный и ПРО), документы будут автоматически скачиваться из Диадок и станут доступны в соответствующих реестрах, а также в реестре Загруженные (Диадок)

 

Для настройки модуля:

  1. Добавьте пользователей системы
  2. Заполните справочники организаций и контрагентов
  3. Настройте права доступа к документам
  4. Установите и настройте Расширение 1С (при необходимости)
  5. Подключите загрузку документов из Диадок (при необходимости)
  6. Настройте импорт документов из электронной почты/FTP (при необходимости)

 

Кнопки управления карточкой документа

Кнопка «В Архив»

1. Если необходимо ограничить доступ к редактированию и запуску на согласование документа, его нужно отправить в архив, нажав кнопку В Архив в правом верхнем углу карточки.

 

 

2. Отправить документ в Архив из статуса Новый может любой пользователь. Документ в других статусах в Архив отправить нельзя.

3. После отправки документа в Архив редактирование и запуск на согласование становится недоступным.

 

 

Кнопка в статус «Новый»

Перевести документ в статус Новый может пользователь с ролью «Клиент админ» из статусов: Архив, Согласовано, Ознакомлено, Подписано, Исполнено, Отклонено, Прервано, Оплачено, Проведено в 1С. Из остальных статусов в Новый перевести нельзя.

 

Изменения, произведенные с документом, можно посмотреть в карточке, открыв вкладку История изменений.

 

 

Кнопка запуска на согласование

1. Запустить на согласование документ в статусе Новый, Отклонено, Прервано может любой сотрудник. В остальных статусах документ запустить нельзя.

 

Кнопка прервать согласование

Если документ находится в процессе согласования, прервать его может сотрудник, который его запустил, а также пользователь с ролью «Клиент админ».

 

Кнопка согласовать/ отклонить/ подписать /ознакомиться / исполнить

Согласовать (подписать, ознакомиться, исполнить) документ может пользователь, которому назначена задача.

 

 

Статусы документов в системе

Статус

Действие с карточкой

 Новый

Документ создан в системе

 Архив

Документ переведен в Архив (кнопка в Архив)

  • На согласовании
  • На подписании
  • На исполнении
  • На ознакомлении

Документ находится на соответствующем этапе обработки

  • Согласовано
  • Подписано
  • Исполнено
  • Ознакомлено

По документу завершен процесс обработки. Название статуса зависит от типа последнего этапа маршрута согласования

 Отклонено

Документ был отклонен одним из согласующих

 Прервано

Процесс обработки был прерван

 К оплате

Счет находится на оплате у бухгалтера в 1С

 Оплачено

Счет оплачен бухгалтером в 1С

 Проведено в 1С

Документ проведен в 1С

 

 

 

Описание прав доступа

1. Права на отображение и открытие документов в реестрах:

  • Если пользователю ограничен доступ к реестру, он видит только документы, которые созданы им самим
  • Если пользователю ограничен доступ к организациям и проектам, документы по ним не отображаются в реестрах

 

2. Отображение справочников в карточке.

Если пользователю ограничен доступ к организации или проекту, они не отображаются в выборе.

 

3. Открытие карточки по ссылке (из письма или присланной другим пользователем):

  • Если пользователю ограничен доступ к организации или проекту из карточки, при открытии документа пользователь получит ошибку У вас нет доступа к данному документу!

 

 

  • Если пользователю ограничен доступ к реестру, но при этом есть активная задача по документу – карточка откроется. Если задач нет — пользователь получит ошибку У вас нет доступа к данному документу!

 

4. Редактирование реквизитов и файлов в карточке документа:

  • Реквизиты документа учетной системы 1С никто не может редактировать. При этом пользователь с ролью «Клиент админ» может редактировать файлы, прикрепленные к карточке

  • Документы в статусе Новый может редактировать любой пользователь
  • Документы в статусе Отклонено, Прервано может редактировать тот, кто создал, пользователь с ролью «Клиент админ» и инициатор согласования
  • Документы в статусе На согласовании, На подписании может редактировать пользователь с ролью «Клиент админ» и исполнитель задачи
  • В остальных случаях у пользователя есть только права на чтение

 

 

5. Удаление документа:

  • Документы 1С и документы со статусом На согласовании, На подписании, На ознакомлении, На исполнении не может удалить никто. Остальные документы может удалить пользователь с ролью «Клиент админ»
  • Документы в статусе Новый, Отклонено, Прервано может удалить тот, кто их создал

 

6. Восстановление документа.

Удаленные документы попадают в Корзину, где хранятся в течение 50-ти дней, затем автоматически удаляются. Восстановить документ может пользователь, которой его удалил и пользователь с ролью «Клиент админ».

Для этого необходимо перейти в Документы, в меню слева выбрать Корзину, выделить нужные документы и нажать кнопку Восстановить.

 

 

Настройка прав доступа

В системе реализовано управление правами доступа к документам на основе типов документов, а так же Организаций и проектов.

Права доступа может устанавливать пользователь с ролью «Клиент Админ».

Для предоставления прав доступа:      

1. На главной странице в меню сверху выберите вкладку Настройки.

 

2. В левой боковой панели перейдите в раздел Права Доступа

3. После создания аккаунта по умолчанию установлен режим Все пользователи имеют доступ по всем документам. Для установки отдельных прав для ваших пользователей выберите пункт Индивидуальные права для пользователей.  После этого вы сможете указать для каждого пользователя — к каким документам, по каким организациям и проектам он будет иметь доступ. 

 

4. Выберите Пользователя из списка, отметьте доступные ему реестры и организации. Нажмите кнопку Сохранить.

 

 

Если что-то пошло не так…

Отключение расширения EnDocs Cloud

 

1. Откройте Конфигуратор 1С. В меню выберите Конфигурация (Открыть конфигурацию, если не была открыта ранее), далее нажмите Расширения конфигурации.

 

2. В расширении Облачный Архив Клиент  снимите галочку Активно. Перезапустите 1С.

 

Внимание! Если Вы не отключите, а удалите расширение, все его данные будут утеряны.

 

Ошибка отправки документа EnDocs Cloud

 

Если документы более 30 минут находятся в статусе К отправке и не переходят в статус Отправлено:

 

 1. При запуске 1С выберете информационную базу и нажмите кнопку Изменить.

 

 2. В появившемся окне Редактирование информационной базы нажмите Далее.

Если в поле Дополнительные параметры запуска есть параметр /allowexecutescheduledjobs –off удалите его, затем нажмите кнопку Готово.

 

 3. Зайдите в 1С. В разделе Администрирование в настройках программы перейдите в Обслуживание и выберете Регламентные операции и фоновые задания.

 

 4. Запустите команды по отдельности, нажав кнопку Выполнить сейчас:

Дополнительная обработка: EnDocs Cloud: Дополнение «Загрузка реестров»/Команда: Выполнить загрузку, если не загружаются документы в 1С из EnDocs Cloud,

Дополнительная обработка: EnDocs Cloud: Дополнение/Команда: Выполнить обмен, если нет обмена с EnDocs Cloud.

 

Если после выполнения данных операций документы все равно не отправляются:

1. Выберите нужный журнал из раздела EnDocs Cloud в 1C (Необработанные, Поступления, Счета на оплату, Договоры).

При возникновении ошибки отправки нажмите кнопку Детали обмена, либо выберите из меню Ещё.

 

2. Откроется Журнал регистрации, который нужно Выгрузить в файл.

 

3. В Личном кабинете EnDocs Cloud отправьте обращение в поддержку , прикрепив  файл журнала и скриншот ошибки.

 

Не приходит документ в журнал 1C из EnDocs Cloud

 

1. В разделе Администрирование выберите Настройки EnDocs Cloud.

Во вкладке Общие настройки поставьте галочку Включить журнал регистрации обменов.

 

2. Нажмите кнопку Открыть журнал регистрации обменов.

 

3. Кликните по кнопке Загрузить повторно. Загрузка может занять некоторое время, в зависимости от количества документов.

 

Если документ не был загружен, то нажмите кнопку Выгрузить в файл.

 

4. Из EnDocs Cloud скопируйте ссылку на нужный документ.

 

5. Отправьте ссылку и файл журнала в поддержку EnDocs Cloud .

 

После проведения всех процедур рекомендуется выключить журнал регистрации обменов в настройках EnDocs Cloud.

 

 

Если не удаляется документ EnDocs Cloud

Если при удалении документа 1С возникает ошибка, попробуйте следующие действия:

1. Например, создан договор в 1С, договор 1С помечен на удаление.

 

2. При удалении помеченных объектов выдаётся сообщение, что у договора есть ссылки в регистрах:

 

3. В этом случае необходимо нажать ссылку Выберите действие и выбрать следующее действие:

 

4. В первой строке: Удалить договор и далее по тексту. Во второй можно ничего не выбирать, т.к. при выборе будет указано, что действие выполнить нельзя.

После этого нажать кнопку Повторить удаление:

 

5. Объект будет удалён.

 

 

Работа с документами Диадок

 

Загрузка документов Диадок в EnDocs.Cloud

 

Endocs.Cloud позволяет автоматически скачивать и хранить электронные документы Диадок, которыми Вы обмениваетесь с контрагентами через 1С. Таким образом формируется единый архив бумажных и ЭДО документов.

Автоматически загружаются следующие типы документов Диадок

 

Документ Диадок

Документ EnDocs.Cloud

Реестр

Акт (формализованный и неформализованный), Накладная, УПД + пакет связанных документов

Поступление/Реализация (к карточке документа так же будут загружены связанные с ним документы пакета)

Бухгалтерия

Счет-фактура (авансовый)

Счет-фактура входящий/Счет-фактура исходящий

Бухгалтерия

Счет (авансовый)

Счет входящий/Счет исходящий

Счета и оплаты

Договор, Дополнительное соглашение

Договор

Договоры

Акт сверки

Акт сверки

Отчетность

 

Загружаемые из Диадок документы доступны в реестрах: Бухгалтерия, Счета и оплаты, Договоры и имеют значок . Статус документа отображается в колонке Статус ЭДО

Так же все новые документы Диадок (Статус = «Новый») доступны в реестре Загруженные -> Загруженные Диадок.

Если вы используете расширение Endocs.Cloud для 1С и модуль Диадок.Стандарт для 1С, установите параметр Отправлять документы Диадок в EnDocs.Cloud. Таким образом исходящие документы 1С, отправляемые через Диадок, будут связаны с документами EnDocs.Cloud.

 

Согласование и подписание документов Диадок в EnDocs.Cloud

 

Загруженные из Диадок входящие документы могут проходить процесс согласования и подписания. Для настройки подписания необходимо указать в настройках пользователей, имеющих право подписания документов Диадок (далее Подписант).

Для подписания входящего документа Диадок необходимо:

  • Отправить на согласование карточку документа Диадок. Одним из этапов должен быть этап с типом Подписание, на котором исполнителем будет Подписант (пользователь должен иметь логин и ЭЦП Диадок)
  • На этапе подписания, Подписанту будут доступны кнопки Подписать и отправить и Отклонить и отправить в карточке документа.

 

  • После нажатия на одну из кнопок, пользователю будет предложено перейти по ссылке в документ Диадок и подписать его. После подписания документа задание в Coud завершится автоматически.

 

Отправка исходящих договоров в Диадок из EnDocs.Cloud

 

Для настройки подписания необходимо указать в настройках пользователей, имеющих право подписания документов Диадок (далее Подписант).

Чтобы отправить договор контрагенту в Диадок, необходимо:

  • Создать карточку договора, прикрепить файл договора (отправить можно только один файл). Реквизит ЭДО должен иметь значение Диадок
  • Запустить процесс согласования по договору. Одним из этапов должен этап с типом Подписание, на котором исполнителем будет Подписант (пользователь должен иметь логин и ЭЦП Диадок)
  • На этапе подписания, Подписанту будут доступны кнопки Подписать и отправить и Отклонить в карточке договора.

 

  • При нажатии кнопки подписать, договор будет выгружен в Диадок и пользователю будет предложено перейти по ссылке в документ Диадок и подписать его. После подписания договор будет направлен контрагенту в Диадок.
  • При отклонении, процесс будет прерван, инициатору будет отправлено оповещение.

 

 

Начало работы с Диадок

Диадок — это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Обмен электронными документами происходит через систему оператора ЭДО Контур.Диадок, включенного в сеть доверия ФНС РФ.

 

EnDocs Cloud поддерживает интеграцию с сервисом Контур.Диадок для следующих сценариев:

  • Автоматическая загрузка и хранение документов Диадок
  • Подписание документов Диадок в рамках процесса согласования EnDocs.Cloud
  • Подписание и отправка договоров контрагентам в Диадок

 

Требования к работе с сервисом Диадок

  • Для пользователей, использующих EnDocs Cloud для 1С должна быть куплена лицензия на модуль Диадок.Стандарт
  • Для пользователей, не использующих EnDocs Cloud для 1С для вашей учетной записи в Диадок должно быть разрешено подключение по API

 

Подключение к Диадок

Для работы с документами Диадок необходимо настроить подключение.