Кнопки управления карточкой документа

Кнопка «В Архив»

1. Если необходимо ограничить доступ к редактированию и запуску на согласование документа, его нужно отправить в архив, нажав кнопку В Архив в правом нижнем углу карточки.

 

 

2. Отправить документ в Архив из статуса Новый может любой пользователь. Документ в других статусах в Архив отправить нельзя.

3. После отправки документа в Архив редактирование и запуск на согласование становится недоступным.

 

Кнопка в статус «Новый»

Перевести документ в статус Новый может пользователь с ролью «Клиент админ» из статусов: Архив, Согласовано, Ознакомлено, Подписано, Исполнено, Отклонено, Прервано, Оплачено, Проведено в 1С. Из остальных статусов в Новый перевести нельзя.

 

Изменения, произведенные с документом, можно посмотреть в карточке, открыв вкладку История изменений.

 

 

Кнопка запуска на согласование

1. Запустить на согласование документ в статусе Новый, Отклонено, Прервано может любой сотрудник. В остальных статусах документ запустить нельзя.

 

Кнопка прервать согласование

Если документ находится в процессе согласования, прервать его может сотрудник, который его запустил, а также пользователь с ролью «Клиент админ».

 

Кнопка согласовать/ отклонить/ подписать /ознакомиться / исполнить

Согласовать (подписать, ознакомиться, исполнить) документ может пользователь, которому назначена задача.

 

 

Статусы документов в системе

Статус

Действие с карточкой

 Новый

 Документ создан в системе

 Архив

 Документ переведен в Архив (кнопка в Архив)

  • На согласовании
  • На подписании
  • На исполнении
  • На ознакомлении

 Документ находится на соответствующем этапе обработки

  • Согласовано
  • Подписано
  • Исполнено
  • Ознакомлено

 По документу завершен процесс обработки. Название статуса зависит от типа последнего этапа маршрута согласования

 Отклонено

 Документ был отклонен одним из согласующих

 Прервано

 Процесс обработки был прерван

 К оплате

 Счет находится на оплате у бухгалтера в 1С

 Оплачено

 Счет оплачен бухгалтером в 1С

 Проведено в 1С

 Документ проведен в 1С

 

 

 

Описание прав доступа

1. Права на отображение и открытие документов в реестрах:

  • Если пользователю ограничен доступ к реестру, он видит только документы, которые созданы им самим
  • Если пользователю ограничен доступ к организациям и проектам, документы по ним не отображаются в реестрах

 

 

2. Отображение справочников в карточке.

Если пользователю ограничен доступ к организации или проекту, они не отображаются в выборе.

 

3. Открытие карточки по ссылке (из письма или присланной другим пользователем):

  • Если пользователю ограничен доступ к организации или проекту из карточки, при открытии документа пользователь получит ошибку Нет доступа на Организацию из данной карточки или Нет доступа на Проект данной карточки

  • Если пользователю ограничен доступ к реестру, но при этом есть активная задача по документу – карточка откроется. Если задач нет — пользователь получит ошибку Нет доступа на документы данного реестра

 

 

4. Редактирование реквизитов и файлов в карточке документа:

  • Документ внешней системы Диадок никто не может редактировать
  • Реквизиты документа учетной системы 1С никто не может редактировать. При этом пользователь с ролью «Клиент админ» может редактировать файлы, прикрепленные к карточке

  • Документы в статусе Новый может редактировать тот, кто их создал, а также пользователь с ролью «Клиент админ»
  • Документы в статусе Отклонено, Прервано может редактировать тот, кто создал, пользователь с ролью «Клиент админ» и инициатор согласования
  • Документы в статусе На согласовании, На подписании может редактировать пользователь с ролью «Клиент админ» и исполнитель задачи
  • В остальных случаях у пользователя есть только права на чтение

 

 

5. Удаление документа:

  • Документы 1С и документы со статусом На согласовании, На подписании, На ознакомлении, На исполнении не может удалить никто. Остальные документы может удалить пользователь с ролью «Клиент админ»
  • Документы в статусе Новый, Отклонено, Прервано может удалить тот, кто их создал

 

 

6. Восстановление документа.

Удаленные документы попадают в Корзину, где хранятся в течение 50-ти дней, затем автоматически удаляются. Восстановить документ может пользователь, которой его удалил и пользователь с ролью «Клиент админ».

Для этого необходимо перейти в Настройки, в меню слева выбрать Корзину, выделить нужные документы и нажать кнопку Восстановить документы.

 

 

Настройка прав доступа

В системе реализовано управление правами доступа к документам на основе типов документов, а так же Организаций и проектов.

Права доступа может устанавливать пользователь с ролью «Клиент Админ».

Для предоставления прав доступа:      

1. На главной странице в правом верхнем углу кликните на иконку пользователя и в  выпадающем меню выберите вкладку Настройки.

 

2. В правой боковой панели перейдите в раздел Права Доступа

3. После создания аккаунта по умолчанию установлен режим Все пользователи имеют доступ по всем документам. Для установки отдельных прав для ваших пользователей выберите пункт Индивидуальные права для пользователей.  После этого вы сможете указать для каждого пользователя — к каким документам, по каким организациям и проектам он будет иметь доступ. 

 

4. Выберите Пользователя из списка, отметьте доступные ему реестры и организации. Нажмите кнопку Сохранить.

 

 

Если что-то пошло не так…

Отключение расширения EnDocs Cloud

 

1. Откройте Конфигуратор 1С. В меню выберите «Конфигурация» («Открыть конфигурацию», если не была открыта ранее), далее нажмите «Расширения конфигурации».

 

2. В расширении «Облачный Архив Клиент»  снимите галочку «Активно». Перезапустите 1С.

 

Внимание! Если Вы не отключите, а удалите расширение, все его данные будут утеряны.

 

Ошибка отправки документа EnDocs Cloud

 

1. Выберите нужный журнал из раздела EnDocs Cloud в 1C (Ввод документов в 1С, Ввод договоров в 1С, Счета на оплату).

При возникновении ошибки отправки нажмите кнопку «Детали обмена», либо выберите из меню «Ещё».

 

2. Откроется «Журнал регистрации», который нужно «Выгрузить в файл».

 

3. В Личном кабинете EnDocs Cloud отправьте обращение в поддержку , прикрепив  файл журнала и скриншот ошибки.

 

Не приходит документ в журнал 1C из EnDocs Cloud

 

1. В разделе «Администрирование» выберите «Настройки EnDocs Cloud».

Во вкладке «Общие настройки» поставьте галочку «Включить журнал регистрации обменов».

 

2. Нажмите кнопку «Открыть журнал регистрации обменов».

 

3. Кликните по кнопке «Загрузить повторно». Загрузка может занять некоторое время, в зависимости от количества документов.

 

Если документ не был загружен, то нажмите кнопку «Выгрузить в файл».

 

4. Из EnDocs Cloud скопируйте ссылку на нужный документ.

 

5. Отправьте ссылку и файл журнала в поддержку EnDocs Cloud .

 

После проведения всех процедур рекомендуется выключить журнал регистрации обменов в настройках EnDocs Cloud.

 

 

Работа с договорами Диадок

В интерфейсе Endocs.Cloud Вы можете получать, отправлять и подписывать договоры Диадок. Для настройки интеграции с Договорами Диадок необходимо:

  1. Настроить подключение к Диадок, установив параметр «Обрабатывать договоры»;
  2. Настроить рабочее место сотрудника, который будет подписывать договоры;
  3. Указать в настройках пользователей, имеющих право подписания договоров Диадок (далее Подписант).

После выполнения данных настроек система готова к обработке договоров Диадок.

 

Работа с входящими договорами

Входящие договоры Диадок от контрагентов автоматически загружаются в реестр Договоры и имеют значок .

Договоры, требующие подписания, можно отфильтровать переключателем «Требуют подписания ЭДО».

 

Если Ваш процесс подписания входящих договоров не требует предварительного согласования внутри компании:

Подписанту доступны кнопки «Подписать и отправить» и «Отклонить и отправить» в карточке договора. При отклонении так же необходимо ввести комментарий, который будет направлен Вашему контрагенту.

Если требуется предварительное согласование договора внутри компании:

  • Необходимо выбрать маршрут согласования. Одним из этапов должен быть этап подписания КЭП, на котором исполнителем будет Подписант и тип согласование «Подписание»
  • На этапе подписания, Подписанту будут доступны кнопки «Подписать и отправить» и «Отклонить и отправить» в карточке договора.

 

 

После подписания или отклонения входящего договора, решение будет отправлено контрагенту. Статус документа будет отображен в колонке «Статус ЭДО».

 

Работа с исходящими договорами

Для того, чтобы отправить договор контрагенту в Диадок, необходимо:

  • Создать карточку договора, прикрепить файл договора (отправить можно только один файл). Реквизит «ЭДО» должен иметь значение «Диадок»
  • Запустить процесс согласования по договору. Одним из этапов должен быть этап подписания КЭП, на котором исполнителем будет Подписант и тип согласование «Подписание»
  • На этапе подписания, Подписанту будут доступны кнопки «Подписать и отправить» и «Отклонить» в карточке договора.

 

После подписания договора он будет направлен контрагенту в Диадок. Статус документа будет отображен в колонке «Статус ЭДО».

При отклонении, процесс будет прерван, инициатору будет отправлено оповещение.

 

 

Архив первичных документов Диадок

Endocs.Cloud позволяет автоматически скачивать и хранить электронные документы Диадок, которыми Вы обмениваетесь с контрагентами через 1С. Таким образом формируется единый архив бумажных и ЭДО документов.

 

Для активизации функционала необходимо:

  1. Установить расширение Endocs.Cloud для 1С 
  2. Установить модуль Диадок.Стандарт для 1С
  3. Настроить подключение к Диадок в Endocs.Cloud

 

Все остальное будет происходить в автоматическом режиме:

  • После отправки или получения документа Диадок в 1С, информация о документе будет передана в Endocs.Cloud;
  • Endocs.Cloud скачает из Диадок печатные формы, подписи, исходные файлы и протоколы обмена для каждого документа, а так же будет обновлять их статусы;
  • Документы ЭДО с полным набором вложений будут доступны Вашим пользователям Endocs.Cloud.

 

Начало работы с Диадок

Диадок — это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Обмен электронными документами происходит через систему оператора ЭДО Контур.Диадок, включенного в сеть доверия ФНС РФ.

 

EnDocs Cloud поддерживает интеграцию с сервисом Контур.Диадок для следующих сценариев:

 

Требования к работе с сервисом Диадок

  • Для пользователей, использующих EnDocs Cloud для 1С должна быть куплена лицензия на модуль Диадок.Стандарт
  • Для пользователей, не использующих EnDocs Cloud для 1С для вашей учетной записи в Диадок должно быть разрешено подключение по API

 

Подключение к Диадок

Для работы с документами Диадок необходимо настроить подключение.

 

Настройка электронной подписи

EnDocs Cloud поддерживает работу с электронной подписью. Используя систему, вы можете подписывать электронные документы в EnDocs Cloud  квалифицированной электронной подписью (КЭП).

 

Для подписания документов подойдет подпись, которую вы используете для электронной отчетности в контролирующие органы. Если у вас ее нет, то ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре. С КЭП можно подписать файлы в любом формате, например: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office.

 

Требования к работе с электронной подписью:

На рабочем месте пользователя, подписывающего документы должны быть установлены программы

 

 

Проверить корректность работы с подписью Вы можете на специальной странице компании Крипто Про.

 

Маршруты согласования

В системе возможна обработка документов по заранее настроенным маршрутам документов. Маршруты настраиваются отдельно для каждого типа документа, при этом можно создать несколько маршрутов на каждый тип документа.

Для добавления маршрута (необходимы права Клиент Админ):

1. На главной странице в правом верхнем углу нажмите на выпадающее меню, выберите пункт Настройки.

 

2. В боковой панели перейдите в раздел Маршруты.

 

3. Для добавления маршрута в правом верхнем углу нажмите на +.

 

4. В появившемся окне введите Наименование маршрута и выберите Тип документа.

5. Добавьте согласующих, кликнув на +.

Выберите Тип согласования:

  • Последовательный. На данном этапе можно выбрать несколько исполнителей. При этом на данном этапе будет достаточно, чтобы документ согласовал или отклонил один из исполнителей, у остальных исполнителей этапа задание будет отозвано;
  • Параллельный. На данном этапе можно выбрать несколько исполнителей. Задачи будут назначены одновременно всем исполнителям, для завершения этапа необходимо решение от всех исполнителей.

 

6. Добавьте Исполнителей. Выберите Тип задачи. Нажмите кнопку Ок.

7. Вы можете составить маршрут из нескольких этапов, нажав на +. Также менять этапы местами, используя стрелки в левой колонке, и удалять с помощью корзины. После добавления необходимых этапов нажмите кнопку Сохранить.

 

8. Созданный маршрут появится в списке, где в дальнейшем можно будет отфильтровать и найти нужный маршрут. А в типе документа, для которого был создан маршрут, он появится в выпадающем меню.