Обновление EnDocs Cloud

Обновление от 19.09.2022

  1. Контролируйте исполнение и согласование задач, оплаты счетов и наполнение архива с помощью нового раздела «Отчеты». 
  2. В интеграционный модуль 1С добавлена поддержка сроков оплаты счетов. Теперь бухгалтер видит согласованные счета с указанием крайнего срока оплаты.
  •  

 

Обновление от 15.09.2022

  1. Связи документов. Бывают случаи, когда надо связать документы друг с другом. Для этого мы добавили в карточку документа раздел «Связи». Как связать документы можно узнать в справке 

 

Обновление от 06.09.2022

  1. Теперь вы можете обсуждать и комментировать документы в ходе согласования в режиме чата
  2. В профиле пользователя добавлена возможность отключить уведомления по e-mail
  3. Улучшена производительность и повышена стабильность работы системы

Обновление от 21.07.2022

  1. Добавлена новая возможность — Автоматизации. С их помощью можно запускать автоматически новые документы на согласовании и отправлять уведомления и переносить документы в архив.

Обновление от 28.04.2022

  1. В настройки распознавания добавлена возможность указания как распознавать документы — комплектами или по документно
  2. Улучшено распознавание актов
  3. Журнал «Необработанные» переименован в «Загруженные»
  4. В журнале «Загруженные» добавлена возможность загрузить документы с локальной папки и отправить на распознавание
  5. В интеграции с 1С улучшен механизм сопоставления номенклатуры

 

Обновление от 28.02.2022

  1. В реестре «Необработанные» добавлена возможность прикрепления полученного файла к уже существующему документу. 
  2. EnDocs Cloud для 1С: добавлена возможность автоматического создания контрагента, если распознанный контрагент отсутствует в справочнике 1С.
  3. EnDocs Cloud для 1С: добавлена возможность автоматического создания новой номенклатуры, если подходящая отсутствует в справочнике номенклатуры.
  4. EnDocs Cloud для 1С: добавлена возможность автоматического сопоставления распознанной номенклатуры с  номенклатурой из справочника 1С.
  5. EnDocs Cloud для 1С: на строчную часть документа добавлена автоматический контроль соответствия расчетных сумм с итоговыми распознанными суммами.
  6. EnDocs Cloud для 1С: добавлен контроль на наличие дубликатов документов

 

Обновление от 16.01.2022

  1. Изменена процедура регистрации — теперь новый клиент, сразу после завершения регистрации переправляется в систему.
  2. Добавлен путеводитель по системе, доступный в меню справки в верхнем левом углу, пункт «О системе»
  3. Улучшен профиль пользователя: пользователь дополнительно может добавить фото (аватарку) и должность к текущим данным
  4. Маршруты согласования теперь поддерживают роль «Инициатор», что позволяет создавать более гибкие и универсальные маршруты
  5. Добавлена возможность печати листа согласования

 

Обновление от 18.11.2021

  1. Реализована функциональность распознавания бухгалтерских документов
  2. Новая форма «Поступления» в клиенте EnDocs для 1С
  3. Добавлена возможность автоматической загрузки документов Диадок в электронный архив
  4. Новые кнопки в окне создания документа в реестре «Необработанные» — Создать и посмотреть, Создать, В архив.
  5. Новые шаблоны почтовых уведомлений 
  6. Технические улучшения в подсистеме хранения данных

 

Обновление от 22.07.2021

  1. EnDocs расширяет свои возможности на мобильных устройствах: теперь на смартфонах доступен мобильный интерфейс личного кабинета: получив по электронной почте уведомление о новой задаче — достаточно кликнуть по ссылке в письме и перейти в задачу, ознакомиться с документом и согласовать его.

 

Обновление от 12.07.2021

  1. Добавлена новая сквозная аналитика «Проект», доступная на всех документах
  2. Права доступа на документы теперь можно назначать в разрезе проектов
  3. Добавлена кнопка «В архив» для архивации обработанных документов.
  4. В справке по системе добавлен отдельный раздел «Управление правами доступа»
  5. В справку по системе добавлен раздел «Перечень статусов документов». В нем вы можете ознакомиться со списком статусов документов и их описанием
  6. В справку по системе добавлен раздел «Кнопки управления карточкой документа». В нем вы можете ознакомиться с информацией какие управляющие кнопки доступны на карточке документа в зависимости от его статуса

 

Обновление от 07.06.2021

  1. Добавлены уведомления о задачах и просроченных документах
  2. При не возможности загрузить документы из электронной почты отправителю отправляется уведомление.
  3. Возможность создания типовых маршрутов согласования для разных видов документов

 

Обновление от 16.03.2021

  1. В маршрутах согласования добавлены новые виды задач: подписание и ознакомление.
  2. Подписание внутренних документов электронной подписью (КЭП)
  3. Подписание и отправка договоров контрагентам через Диадок
  4. Получение договоров от контрагентов через Диадок,  подписание и отклонение 
  5. Возможность настраивать персонифицированные представления на реестрах документов
  6. Обмен счетами для покупателей и от поставщиков с 1С
  7. Оптимизация быстродействия системы в части отображения реестров документов
  8. Исправлены различные ошибки

 

Обновление от 15.01.2021

  1. Добавлена возможность предпросмотра файлов с расширением  jpeg, word, png, txt
  2. Визуальные улучшения
  3. Исправлены различные ошибки

 

Обновление от 30.10.2020

  1. Загрузка в EnDocs первичных документов из Диадок
  2. Выгрузка в 1С договоров, созданных в EnDocs
  3. Возможность развернуть реестр документов на весь экран
  4. Новый реестр «Необработанные» — показывает список сканов, отправленных в EnDocs через e-mail

Как подписать документ электронной подписью

EnDocs Cloud позволяет подписать любой документ квалифицированной электронной подписью. 

Подписание документов электронной подписью доступно только в ходе согласования документа. Для этого рабочий процесс согласования документа должен включать задачу с типом «Подписание».

 

1. Откройте карточку документа на редактирование и выберите в поле ЭДО значение КЭП. Примените изменения.

 

2. Создайте новый рабочий процесс для подписания документа, нажав на кнопку Старт процесса. Укажите последовательно необходимые этапы рабочего процесса создав, например:

  • Согласование юристом
  • Согласование бухгалтером
  • Подписание директором

Для этапа подписания директором тип задачи укажите Подписание. Запустите рабочий процесс. По документу запустится рабочий процесс согласования.  

Если вам нужно только подписать документ, не согласовывая его с другими сотрудниками или отправить его на подписание вашему руководителю — создайте рабочий процесс из одного этапа «Подписание» и запустите рабочий процесс:

3. По мере выполнения рабочего процесса документ поступит на подписание пользователю-подписанту. В отличие от других согласующих вместо команд Согласовать/ Отклонить ему доступны команды Подписать/ Отклонить.

Подписать — позволяет пользователю-подписанту подписать документ электронной подписью

Отклонить — позволяет  пользователю отклонить документ, отказавшись от подписания.

 

Вставьте в USB-порт вашего компьютера токен с электронной подписью и нажмите на кнопку Подписать.

Установленная на вашем компьютере программа Крипто ПРО запросит ваше подтверждение на доступ к токену. Разрешите доступ нажав кнопку ОК.

 

Выберите файлы, которые вы хотите подписать и нужный вам сертификат электронной подписи:

 

Нажмите кнопку Подписать. Файлы в карточке документа будут подписаны электронной подписью.

На закладке ЭДО в карточке документа вы сможете посмотреть историю подписания — какие файлы, кем и когда подписались.

 

В списке файлов у подписанных файлов перед названием файла отображается специальная иконка, кликнув по которой вы можете скачать файл электронной подписи.

 

Обновление EnDocs Cloud для 1С

Обновление от 17.03.2021

  1. Загрузка из EnDocs счетов от поставщиков для оплаты
  2. Выгрузка в EnDocs счетов для покупателей
  3. Контроль оплаты
  4. Добавлен альтернативный режим просмотра PDF — Adobe Viewer

Обновление от 25.01.2021

  1. Добавлена возможность возможность создавать Акт сверки по скану
  2. Добавлена возможность возможность создавать  Авансовый отчет по скану
  3. Новая форма «Загрузка договоров» — теперь договора, созданные в EnDocs Cloud автоматически загружаются в справочник 1С.
  4. Возможность отклонения в 1С  документов, отправленных через e-mai
  5. Исправлены мелкие ошибки
  6. Оптимизирован код приложения

Обновление от 28.10.2020

  1. Обновлена форма отображения файлов по документу.
  2. Поддержка толстого и тонкого клиента 1С
  3. Новая команда «Повторная отправка» на реестрах первичных документах — позволяет повторно отправить документ если по документу показывается ошибки
  4. Оптимизирован код загрузки документов Диадок
  5. Исправлены ошибки «Объект не является объектом заданного типа», «Field docdate required»

 

К каким документам можно прикреплять сканы?

 Модуль EnDocs Cloud для 1С поддерживает прикрепление сканов к следующим видам документов:

  • Договор
  • Реализация (Товары, Услуги, Комиссия, Оборудование)
  • Поступление (Товары, Услуги, Комиссия)
  • Поступление (Основные средства)
  • Поступление (Земельные участки)
  • Поступление (Услуги факторинга)
  • Поступление (Услуги лизинга)
  • Поступление (Оборудование)
  • Поступление (Объекты строительства)
  • Поступление (НМА)
  • Акт сверки
  • Авансовые отчет
  • Авансовые отчет по командировке

 

Ознакомьтесь так же со следующими разделами справочной системы:

Необработанные (загрузка из E-mail/FTP)

Как прикрепить скан к документу реализации

Как создать по скану документ поступления

Как прикрепить скан к проведенным документам 1С

 

 

Контроль наличия документов

Вы можете контролировать наличие документов используя сервис EnDocs Cloud. Каждый документ, к которому был прикреплен файл скан-копии автоматически сохранятся в электронном архиве.

Такие документы (и договоры в справочнике договоров 1С) имеют признак «Скан».


 

Вы можете фильтровать документы в журнале по значению поля «Скан» и таким определять по каким документам у вас есть скан-копии в архиве, а по каким нет.

 

Прикрепление сканов в журналах 1С

В отдельных случаях, например для старых документов или договоров необходимо прикрепить файлы документов для их последующего хранения в архиве. Для этого в EnDocs Cloud для 1С предусмотрена отдельная возможность прикрепления файлов непосредственно из документа или на (журнале) списке документов поступлений/реализаций.  Так же вы можете прикреплять файлы к договорам в справочнике договоров в 1С.  По договорам или документам поступлений/реализаций к которым были прикреплены файлы — в EnDocs Cloud будут автоматически созданы карточки документов с прикрепленными файлами.

 

Как прикрепить файл к документу в 1С

Откройте журнал реализаций в 1С (или журнал поступлений 1С или справочник договоров)

Выберите нужный документ и в меню EnDocs.Cloud нажмите Прикрепить скан документа. В диалоговом окне выберите нужный вам файл в формате pdf.  Скан будет прикреплен к документу и автоматически отправлен в электронный архив.

 

Загруженные сканы

В данном реестре отображаются все файлы загруженные из почтового адреса и сервера FTP.

Как настроить загрузку документов из почты вы можете посмотреть в разделе  Загрузка документов из электронной почты.

Также вы можете загрузить файлы со своего компьютера, нажав кнопку  Загрузить и распознать  .

 

Вы можете создавать карточки документов для скан-копий, находящихся в реестре Загруженные сканы двумя способами:

  • Создав карточку используя модуль EnDocs Cloud для 1С,
  • Создав карточку документа непосредственно в реестре Загруженные сканы.

 

Создание документа в реестре «Загруженные сканы».

 

1. В EnDocs Cloud в списке документов выберите нужный и нажмите на кнопку в виде трех точек в конце поля. В выпадающем списке выберите Создать документ.

 

2. В появившемся окне в левой верхней части выберите Тип документа

 

3. Заполните реквизиты документа в карточке.

 

4. Нажмите кнопку Создать. Карточка документа отобразится в соответствующем реестре документов.
При нажатии кнопки Создать и посмотреть, созданная карточка откроется сразу.

Вы также можете отправить документ В архив, нажав соответствующую кнопку.

 

Кнопка «Прикрепить к документу»

1. Вы можете прикрепить скан к уже имеющемуся в системе документу, нажав кнопку Прикрепить к документу.

 

2. В появившемся окне выберите Тип документа.

3.  Найдите в списке необходимый документ и нажмите кнопку Прикрепить

 

 

Справочники

В системе EnDocs Cloud имеется базовый набор справочников, которые используются в любых приложениях. К ним относятся справочники контрагентов, организаций, проектов и пользователей (сотрудников).   

Справочник контрагентов содержит информацию о контрагентах, с которыми в организации ведутся хозяйственные операции.   Справочник доступен в разделе «Компания».

Справочник организаций содержит список ваших юр.лиц – вы можете хранить и работать с документами сразу по несколькими юр.лицам в одном аккаунте. Справочник доступен в разделе «Компания».

Справочник проектов содержит список проектов, которые ведутся в организации. Справочник доступен в разделе «Компания».

Справочник пользователей содержит список пользователей системы. Справочник доступен в разделе «Компания».

 

Справочники Контрагентов и Организаций автоматически пополняются при обмене документами с 1С. Так же возможно ведение и редактирование справочников непосредственно в EnDocs Cloud