Проблемы и решения

В этом посте хотелось бы описать возникшие у нас и у наших клиентов проблемы, которые натолкнули нас на необходимость создания облачного решения для управления документами.

Основная проблема, которую мы хотим решить — потеря продуктивности сотрудников при работе с большим количеством документов.

Практически любая организация так или иначе работает с документами. Документы либо создаются внутри организации, либо поступают извне. Они обрабатываются, встраиваются в бизнес — процессы и рано или поздно попадают в архив.

И как только количество документов становится достаточно большим, начинаются вполне типичные проблемы:

  • трудно найти нужный документ или сформировать подборку;
  • сложно найти актуальный документ из-за большого количества копий и рабочих вариантов;
  • нет возможности определить ответственного за тот или иной документ;
  • сроки обработки документов нарушаются;
  • документы просто теряются или попадают в чужие руки;
  • находясь вне офиса или в командировке, сотрудники не могут получить доступ к рабочим документам.

Всё это приводит к снижению производительности и существенным потерям, связанным с бесполезно потраченным временем сотрудников, упущенными возможностями, отсутствием гибкости и оперативности.

Когда проблема становится не просто заметной, а начинает мешать нормальной деятельности компании, начинается поиск решения, которое в данной ситуации заключается в автоматизации процессов обработки, контроля и хранения документов для чего нужен соответствующий программный продукт.

Но при этом запуск этого продукта не должен требовать существенных затрат на закупку оборудования и построение собственной ИТ-инфраструктуры, а также времени и организационных затрат на внедрение и дальнейшее обслуживание.

Нужна простая, доступная платформа для управления документами и данными о документах, позволяющая организовать полноценную совместную работу с ними.

Это стало нашим главным требованием к будущему продукту EnDocs.Cloud