Форма «Обработка скан-копий» содержит реестр скан-копий документов для их обработки: создания новых документов 1С по скан-копиям или прикрепления скан-копий к уже созданным документам в 1С.
Скан-копии автоматически загружаются в реестр из различных источников: локальных или сетевых папок, указанных в настройках модуля или из электронной почты, указанной в настройках вашего аккаунта в личном кабинете EnDocs Cloud.
«Обработка скан-копий» предназначена для сокращения трудозатрат по наполнению электронного архива документов. Процесс обработки скан-копий документов состоит следующих шагов:
Сканирование документа и сохранение его в папку, указанную в настройках модуля EnDocs Cloud в 1С. Или получение готовых скан-копий от контрагентов по e-mail.
Скан-копии документов автоматически загружаются в реестр скан-копий на форме «Обработка скан-копий»
Пользователь в 1С открывает скан-копию (просмотр скан-копии возможен прямо в 1С в отдельной закладке) и выбирает из списка какой документ 1С необходимо создать: Поступление услуг, товаров , ОС, НМА и т.п.
Пользователь заполняет документ в 1С на основе данных скана проводит его.
Данные о проведенном документе отправляются в EnDocs Cloud.
Таким образом для ввода документа в электронный архив в EnDocs Cloud не требуется повторного ручного ввода реквизитов: они автоматически загружаются из 1С.
Реестр скан-копий представляет собой таблицу (список) скан-копий документов из следующих столбцов:
Номер. Порядковый номер скан-копии в реестре. Присваивается автоматически при загрузке скана
Дата загрузки скана. Показывает дату и время загрузки скан-копии в реестр
Статус. Показывает статус обработки скан-копии. У скан-копии могут быть следующие статусы:
Новый — новая, еще не обработанная пользователем скан-копия документа
Заполнен — скан-копия, по которой пользователь заполнил реквизиты документа.
К отправке — показывает что скан-копия обработана и находится в статусе отправки в EnDocs Cloud
Отправлен — показывает что скан-копия полностью обработана.
Обновлен — показывает что документ 1С, к которому прикреплена скан-копия был изменен и новые данные отправлены в EnDocs Cloud
Ошибка — показывает что при отправке документа в EnDocs Cloud произошла ошибка.
Имя файла. Показывает имя файла, содержащего скан-копию
Автор. Показывает имя пользователя, который загрузил скан-копию в реестр.
Размер. Показывает размер скан-копии. Предельный размер скан-копии составляет 30МБ
Документ 1С. Содержит ссылку на документ 1С, к которому был прикреплен или который был создан на основе скана.
На панели инструментов Обработки скан-копий документов доступны следующие действия:
Загрузка. Загружает новые скан-копии, если они доступны
Открыть. Открывает выбранную скан-копию на просмотр в отдельной вкладке
Документ 1С. Открывает прикрепленный к скан-копии документа 1С
Детали обмена. открывает журнал обмена 1С с EnDocs Cloud. Информация из этого журнала необходима в случае наличия ошибок по документу
На панели инструментов Обработки скан-копий документов так же доступны следующие фильтры:
Статус — позволяет отфильтровать скан-копии в реестре по их статусу
Документы — позволяет отфильтровать скан-копии по состоянию их обработки:
В работе — показывает скан-копии со статусом «Заполнен» и «Новый»
Все — показывает все скан-копии документов
Автор — позволяет отфильтровать скан-копии по пользователю, загрузившему скан-копию
В нижней части формы вам доступна информация:
Версия модуля. Если на сервер доступна более свежая версия то показывается ссылка на новую версию.
Актуальная версия на сервере.
Статус вашего аккаунта: Активный или Блокирован.
Объем использованного места в облачном хранилище
Форма «Просмотр скан-копии»
Форма «Просмотр скан-копии» предназначена для:
просмотра полученного скана
прикрепления скан-копии к существующему документу в 1С
создания нового документа в 1С
В форме «Просмотр скан-копии» вам доступны следующие действия:
«Создать» — создает и открывает в отдельной вкладке нужный вам документ 1С для его дальнейшего заполнения.
«Прикрепить» — прикрепляет скан-копию к уже проведенному в 1С документу.
«Организация» — определяет к какой организации в 1С должен быть создан и проведен документ.
«Сохранить» — позволяет сохранить внесенные в нижней части формы данные по скану документа без создания и разнесения нового документа 1С
При просмотре скана вы можете масштабировать изображение документа и поворачивать по часовой или против часовой стрелки
Для того что бы научиться обрабатывать скан-копии документов, ознакомьтесь со следующими разделами справки:
