Реестр Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) предназначен для:
создания в 1С документов поступлений по полученному скану и передачи в электронный архив
прикрепления полученных сканов к проведенным документам поступлений или реализаций для передачи в электронный архив
прикрепления полученного скана к договору и передачи в электронный архив.
Для ввода документов используется форма Необработанные (загрузка из E-mail/FTP), которая содержит реестр скан-копий документов для их обработки. Форма позволяет работать со следующими видами документов:
Реестр скан-копий доступен в форме Необработанные (загрузка из E-mail/FTP). Скан-копии автоматически загружаются в реестр из различных источников: локальных или сетевых папок, указанных в настройках модуля или из электронной почты, указанной в настройках вашего аккаунта в личном кабинете EnDocs Cloud.
Форма Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) предназначена для сокращения трудозатрат по наполнению электронного архива документов. Процесс обработки скан-копий документов состоит следующих шагов:
Скан-копии документов автоматически загружаются в реестр скан-копий на форме Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) из сетевых папок или электронной почты.
Пользователь в 1С открывает скан-копию (просмотр скан-копии возможен прямо в 1С в отдельной закладке) и выбирает из списка какой документ 1С необходимо создать: Поступление услуг, товаров , ОС, НМА и т.п.
Пользователь заполняет документ в 1С на основе данных скана проводит его.
Данные о проведенном документе отправляются в EnDocs Cloud в электронный архив.
Таким образом для ввода документа в электронный архив в EnDocs Cloud не требуется повторного ручного ввода реквизитов: они автоматически загружаются из 1С.
Реестр скан-копий содержит следующие столбцы:
Номер. Порядковый номер скан-копии в реестре. Присваивается автоматически при загрузке скана
Дата загрузки скана. Показывает дату и время загрузки скан-копии в реестр
Статус. Показывает статус обработки скан-копии. У скан-копии могут быть следующие статусы:
Новый — новая, еще не обработанная пользователем скан-копия документа
Заполнен — скан-копия, по которой пользователь заполнил реквизиты документа
К отправке — показывает что скан-копия обработана и находится в статусе отправки в EnDocs Cloud
Отправлен — показывает что скан-копия полностью обработана
Обновлен — показывает что документ 1С, к которому прикреплена скан-копия был изменен и новые данные отправлены в EnDocs Cloud
Отклонен — показывает отклоненные пользователем сканы
Ошибка — показывает что при отправке документа в EnDocs Cloud произошла ошибка.
Имя файла. Показывает имя файла, содержащего скан-копию
Автор. Показывает имя пользователя, который загрузил скан-копию в реестр
Отправитель. Показывает адрес электронной почты, с которой была отправлена скан-копия
Документ 1С. Содержит ссылку на документ 1С, к которому был прикреплен или который был создан на основе скана. Предельный размер скан-копии составляет 30МБ
Организация. Показывает организацию, которая отправила документ.
На панели инструментов Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) доступны следующие действия:
Загрузить. Загружает новые скан-копии, если они доступны
Открыть. Открывает выбранную скан-копию на просмотр в отдельной вкладке
Скрыть из реестра. Скрывает документ в списке. Используется если данный документ не требуется обрабатывать
Документ 1С. Открывает прикрепленный к скан-копии документа 1С
Детали обмена. Открывает журнал обмена 1С с EnDocs Cloud. Информация из этого журнала необходима в случае наличия ошибок по документу
На панели инструментов Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) так же доступны следующие фильтры:
Статус — позволяет отфильтровать скан-копии в реестре по их статусу
Документы — позволяет отфильтровать скан-копии по состоянию их обработки:
В работе — показывает скан-копии со статусом «Заполнен» и «Новый»
Все — показывает все скан-копии документов
Автор — позволяет отфильтровать скан-копии по пользователю, загрузившему скан-копию
В нижней части формы вам доступна информация:
Версия модуля. Если на сервер доступна более свежая версия то показывается ссылка на новую версию
Актуальная версия на сервере
Статус вашего аккаунта: Активный или Блокирован
Объем использованного места в облачном хранилище.
Работа со скан-копией
Для того что бы создать по скану документ или прикрепить скан к существующему документу или договору выберите его в реестре и нажмите кнопку Открыть — откроется новое окно Просмотр скан-копии, которая позволяет:
прикрепить скан к существующему документу в 1С
создать новый документ 1С
отклонить скан в случае если в нем найдена ошибка.
В форме Просмотр скан-копии вам доступны следующие действия:
Создать — создает и открывает в отдельной вкладке нужный вам документ 1С для его дальнейшего заполнения.
Прикрепить — прикрепляет скан-копию к уже проведенному в 1С документу.
Отклонить — позволяет отклонить скан, если не может быть принят к учету. Отклонение доступно только для сканов, полученных по электронной почте. В случае отклонения отправитель получить уведомление на электронную почту.
При просмотре скана вы можете масштабировать изображение документа и поворачивать по часовой или против часовой стрелки
Подробная инструкция по вводу документов доступна в следующих разделах справки:
