создания в 1С документов поступлений по полученному скану и передачи в электронный архив
прикрепления полученных скан к проведенным документам поступлений или реализаций для передачи в электронный архив
прикрепления полученного скан к договору и передачи в электронный архив.
Для ввода документов используется форма «Обработка скан-копий», которая содержит реестр скан-копий документов для их обработки. Форма позволяет работать со следующими видами документов:
Реестр скан-копий доступен в форме «Обработка скан-копий документов». Скан-копии автоматически загружаются в реестр из различных источников: локальных или сетевых папок, указанных в настройках модуля или из электронной почты, указанной в настройках вашего аккаунта в личном кабинете EnDocs Cloud.
«Обработка скан-копий» предназначена для сокращения трудозатрат по наполнению электронного архива документов. Процесс обработки скан-копий документов состоит следующих шагов:
Скан-копии документов автоматически загружаются в реестр скан-копий на форме «Обработка скан-копий» из сетевых папок или электронной почты.
Пользователь в 1С открывает скан-копию (просмотр скан-копии возможен прямо в 1С в отдельной закладке) и выбирает из списка какой документ 1С необходимо создать: Поступление услуг, товаров , ОС, НМА и т.п.
Пользователь заполняет документ в 1С на основе данных скана проводит его.
Данные о проведенном документе отправляются в EnDocs Cloud в электронный архив.
Таким образом для ввода документа в электронный архив в EnDocs Cloud не требуется повторного ручного ввода реквизитов: они автоматически загружаются из 1С.
Реестр скан-копий содержит следующие столбцы:
Номер. Порядковый номер скан-копии в реестре. Присваивается автоматически при загрузке скана
Дата загрузки скана. Показывает дату и время загрузки скан-копии в реестр
Статус. Показывает статус обработки скан-копии. У скан-копии могут быть следующие статусы:
Новый — новая, еще не обработанная пользователем скан-копия документа
Заполнен — скан-копия, по которой пользователь заполнил реквизиты документа.
К отправке — показывает что скан-копия обработана и находится в статусе отправки в EnDocs Cloud
Отправлен — показывает что скан-копия полностью обработана.
Обновлен — показывает что документ 1С, к которому прикреплена скан-копия был изменен и новые данные отправлены в EnDocs Cloud
Отклонен — показывает отклоненные пользователем сканы
Ошибка — показывает что при отправке документа в EnDocs Cloud произошла ошибка.
Имя файла. Показывает имя файла, содержащего скан-копию
Автор. Показывает имя пользователя, который загрузил скан-копию в реестр.
Размер. Показывает размер скан-копии. Предельный размер скан-копии составляет 30МБ
Документ 1С. Содержит ссылку на документ 1С, к которому был прикреплен или который был создан на основе скана.
На панели инструментов Обработки скан-копий документов доступны следующие действия:
Загрузка. Загружает новые скан-копии, если они доступны
Открыть. Открывает выбранную скан-копию на просмотр в отдельной вкладке
Документ 1С. Открывает прикрепленный к скан-копии документа 1С
Детали обмена. открывает журнал обмена 1С с EnDocs Cloud. Информация из этого журнала необходима в случае наличия ошибок по документу
На панели инструментов Обработки скан-копий документов так же доступны следующие фильтры:
Статус — позволяет отфильтровать скан-копии в реестре по их статусу
Документы — позволяет отфильтровать скан-копии по состоянию их обработки:
В работе — показывает скан-копии со статусом «Заполнен» и «Новый»
Все — показывает все скан-копии документов
Автор — позволяет отфильтровать скан-копии по пользователю, загрузившему скан-копию
В нижней части формы вам доступна информация:
Версия модуля. Если на сервер доступна более свежая версия то показывается ссылка на новую версию.
Актуальная версия на сервере.
Статус вашего аккаунта: Активный или Блокирован.
Объем использованного места в облачном хранилище
Работа со скан-копией
Для того что бы создать по скану документ или прикрепить скан к существующему документу или договору выберите его в реестре и нажмите кнопку «Открыть» — откроется новое окно «Просмотр скан-копии», которая позволяет:
прикрепить скан к существующему документу в 1С
создать новый документ 1С
отклонить скан в случае если в нем найдена ошибка
В форме «Просмотр скан-копии» вам доступны следующие действия:
«Создать» — создает и открывает в отдельной вкладке нужный вам документ 1С для его дальнейшего заполнения.
«Прикрепить» — прикрепляет скан-копию к уже проведенному в 1С документу.
«Отклонить» — позволяет отклонить скан, если не может быть принят к учету. Отклонение доступно только для сканов, полученных по электронной почте. В случае отклонения отправитель получить уведомление на электронную почту.
При просмотре скана вы можете масштабировать изображение документа и поворачивать по часовой или против часовой стрелки
Подробная инструкция по вводу документов доступна в следующих разделах справки:
