Как создать электронный архив?

В этой статье мы расскажем, как создать электронный архив документов.

Зачем нужен электронный архив?

Практически в каждой организации в результате деятельности формируется архив бумажных документов. Как правило основу его составляют бухгалтерские, договорные и внутренние документы. Эти документы собираются в папки и хранятся в соответствующих отделах или в специально выделенном помещении архива.

Основная проблема бумажных архивов — это поиск нужных документов, а также контроль их наличия. Не имеет значения, какое количество электронных документов при работе с деловыми партнёрами вы принимаете или отправляете. Их в любом случае придётся где-то хранить, поскольку того требует закон.

Счета и накладные могут стать предметом изучения контролирующих органов, которые имеют право запрашивать их для проверки, например, подтвердить факт поставки, оплаты, сверить данные книг покупок и продаж для обоснования вычета по НДС.

Чем больше документов и работающих с ними сотрудников, тем больше времени тратится на поиск нужных документов, тем больше потери организации от неэффективного использования времени сотрудников.

В дополнение к этому сейчас очень активно начинает развиваться электронный безбумажный документооборот и нужно обеспечить хранение электронных документов в архиве.

В архиве могут находится как бумажные, так и электронные документы по одной и той же тематике. Эта гибридность также добавляет проблем при поиске и доступности документов.

Что делать?

Единственным решением данной проблемы является перевод бумажных документов в электронный вид и создание электронного архива документов организации.

Это подразумевает следующие операции:

  • Сканирование всех документов, поступающих в архив
  • Загрузка скан-копий документов в систему электронного архива
  • Атрибутивное описание документа: реквизиты документа
  • Предоставление пользователям доступа к документам

В результате вы должны получить информационную систему, которая позволит находить нужные вам документы по любому набору условий к атрибутам реквизитам документов. Так, например, вы сможете находить все документы определенного типа за определенный промежуток времени от определенного контрагента.

При выборе системы электронного архива документов важно сделать правильный выбор.

Критерии выбора электронного архива

Мы считаем, что такими критериями для выбора решения являются:

  1. Минимальное время на загрузку документов в архив
  2. Минимальное время на поиск нужных документов
  3. Удобный и понятный интерфейс
  4. Минимальное время на обучение сотрудников
  5. Минимальное время на начало работы с системой
  6. Простая интеграция с бухгалтерской системой

Без минимизации времени на ввод и поиск документов нельзя добиться экономического эффекта от создания электронного архива документов.

Поскольку именно сокращения времени на поиск документов при минимизации затрат на ведение и сопровождение электронного архива, дает экономический эффект.

Если интерфейс будет неудобный и непонятный, а обучение будет занимать много времени, то сотрудники просто не будут пользоваться системой, саботируя её использование под любым предлогом.

Важным фактором является интеграция с бухгалтерской системой: она позволяет минимизировать работы по атрибутивному описанию скан-копий документов.

Существуют следующие способы атрибутирования скан-копий документов:

  • использование системы распознавания
  • ручной ввод атрибутов (реквизитов) документов

Использование систем распознавания является достаточно дорогим удовольствием, при этом качество распознавания сильно зависит от качества исходного документа. Обычно системы распознавания окупают себя при достаточно больших объемах документов, измеряемых 4-х значными цифрами и выше.

Однако использование ручного ввода документов в архив в свою очередь увеличивает затраты на его ведение и таким образом уменьшает выгоды от его использования.

Интеграция архива с бухгалтерской системой, позволяет полностью устранить задачу ручного ввода реквизитов документа в архив: эти данные автоматически попадают в архив из бухгалтерской системы в момент проведения или принятия к учету документов.

Почему EnDocs.Cloud?

Внедрением электронных архивов мы занимаемся более 8 лет. Именно наш опыт в создании электронных архивов документов лег в основу облачной системы EnDocs.Cloud. При её разработке мы стремились соответствовать основным приоритетам, описанным выше.

EnDocs.Cloud позволяет:

  • Загружать как одиночные файлы документов, так и выполнять групповую загрузку файлов, используя сетевые папки, ftp или электронную почту
  • Делить документы по типам документов
  • Просматривать файлы документов перед загрузкой
  • Искать документы по любому набору атрибутов
  • Формировать подборки документов и выгружать их на локальный диск
  • и много другое…

В EnDocs.Cloud реализован специальный API для интеграции с учётными системами. Для платформы «1С: Предприятие 8» из коробки, доступен готовый модуль EnDocs.Cloud для 1С, позволяющий работать с архивом и скан-копиями документов в интерфейсе 1С.

EnDocs.Cloud является облачным решением, что позволяет работать с вашим архивом документов онлайн. То есть, получить защищенный доступ к вашим документам 24 часа в сутки, в любом месте где есть соединение с Интернет. Особенно это важно для распределенных организаций.

Как начать работать с EnDocs.Cloud?

Создать электронный архив документов с EnDocs.Cloud очень просто:

1. Зарегистрируйтесь на сайте EnDocs.Cloud. Первые 30 дней бесплатно.

2. Скачайте из Личного кабинета модуль для 1C и установите его. Установка и настройка занимают 5 — 10 минут.

И это все! Вы можете сканировать документы в папки на диске вашего компьютера. Вы можете подключить электронную почту в личном кабинете и отправлять на неё документы, которые отсканировали при помощи вашего смартфона или получать на электронную почту документы от ваших поставщиков. Все документы будут автоматически загружаться в архив и 1С.

В чём выгода?

Основная выгода от создания электронного архива документов состоит в существенном уменьшении затрат времени на поиск документов и контроле их наличия.

Сейчас в организациях, для того чтобы найти, например, бухгалтерский документ нужно дойти до бухгалтерии, объяснить бухгалтеру какой именно вам нужен документ, подождать пока бухгалтер его найдет, сделать ксерокопию документа и вернуть оригинал на место. При этом, от работы отрываются как минимум 2 человека, да и бухгалтер может быть занят другой важной работой, что тоже увеличивает время.

Например, по оценке PwC:

  • 7,5% документов теряются,
  • 3% документов создаются ошибочно,
  • 5-15% рабочего времени – чтение и анализ информации,
  • до 50% (!!) времени уходит на поиск данных и документов

Выводы сделайте сами!

Мы перечислим несколько преимуществ использования EnDocs.Cloud для организации электронного архива:

  • Тратится меньше времени на поиск и получение нужных документов в архиве,
  • Сокращается ФОТ, который до этого расходовался на специалистов по работе с бумажными документами,
  • Исключаются риски многократного копирования и дублирования документов, потери и утраты бумаг
  • Становится легче взаимодействовать с удалёнными подразделениями и филиалами,
  • Ужесточается контроль за наличием оригиналов первичных документов и их физического местонахождения
  • Сокращается время на предоставление документов по требованию ФНС.

И это лишь часть преимуществ, а есть ещё и другие существенные плюсы, такие как резервирование информации, контроль за её использованием, повышение дисциплины при работе с документами и др.

Убедитесь сами! Зарегистрируйтесь и работайте с архивом бесплатно 30 дней!